新時(shí)期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考

陳恒生

摘 要：人事管理工作是否有效開展是考評(píng)單位的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)，人事管理中的一個(gè)重要部分是人事的檔案管理工作，所以，認(rèn)真分析單位人事檔案管理的現(xiàn)狀，就能確切的把握單位的每一個(gè)工作細(xì)節(jié)，做好事業(yè)單位的檔案管理工作，對(duì)于事業(yè)單位的各項(xiàng)職能發(fā)揮著重要作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前新形勢(shì)的要求。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案；重要性；創(chuàng)新

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案既是一個(gè)人的歷史證據(jù)，又是一個(gè)人有關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的歷史憑借，對(duì)個(gè)人在事業(yè)單位有著非常重要的意義，其表現(xiàn)為下面幾個(gè)方面：

1.1 為人才選拔提供有效憑證

為了選拔適合的人才，應(yīng)該先做到選賢舉才。因此，檔案管理部門一方面要從各方面深入考察和全面客觀了解實(shí)用人才，另一方面要及時(shí)刷新和維護(hù)人才個(gè)人隱私和信息，保證信息真實(shí)可靠，為單位確切地提供用人有效證據(jù)。除此之外，人事檔案管理部門為企業(yè)單位作出重大決策時(shí)出示重要參考資料，例如業(yè)績(jī)審核等資料，這類考核與員工的職業(yè)發(fā)展前途和潛力有關(guān)，員工的命運(yùn)和前途等也在某種程度上由其決定。從另一方面來(lái)說(shuō)，人力資源部門為保證決策科學(xué)合理化，需借助職工檔案中大量真實(shí)原始的業(yè)績(jī)考核記錄，然后對(duì)職工能力，業(yè)績(jī)與素質(zhì)進(jìn)行各方面評(píng)判，從而使用合理措施。

1.2 實(shí)現(xiàn)人力資源最佳配置

人事檔案既是對(duì)一個(gè)人較為公正的歷史評(píng)價(jià)資料，又是提升人力資源使用價(jià)值和效率的一個(gè)非常重要的依據(jù)。但是，人力資源不是靜止不動(dòng)的。隨著時(shí)間的變化、環(huán)境的變化，會(huì)有人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰的景象，這也是發(fā)展的必然走向。但必須認(rèn)可的是，對(duì)人才進(jìn)行科學(xué)評(píng)估和預(yù)測(cè)，實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享、促進(jìn)人才在各組織各地區(qū)，行業(yè)間的合理轉(zhuǎn)換，最后在實(shí)現(xiàn)人力資源最佳配置上具有非常重要的作用的是人事檔案管理。

1.3 提供信息資料真實(shí)可靠

做好人事工作必須的第一手資料是作為個(gè)人歷史的真實(shí)記錄的人事檔案。但在我們真實(shí)工作中，待遇、學(xué)歷、年齡，工齡等各個(gè)方面的沖突和問(wèn)題非常棘手。而在這個(gè)時(shí)候，管檔部門就有了非常重要的作用，再有原始檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)比原有的材料，并參照當(dāng)前的相關(guān)政策，認(rèn)真核對(duì)，高效率的為有關(guān)部門提供其實(shí)所需要的信息，幫助其確切的改正錯(cuò)誤。此外，單位若想得到適合的人才，就應(yīng)該首先掌握有關(guān)人才的全部真實(shí)個(gè)人材料，包括個(gè)人素養(yǎng)，思想品德、個(gè)人經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及業(yè)務(wù)水平等。在這些檔案的幫助下，對(duì)職工的真實(shí)經(jīng)歷有所了解，并為今后的人才選拔提供有用經(jīng)驗(yàn)。

2 新時(shí)期對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新模式的幾點(diǎn)建議

2.1 科學(xué)有效的管理

檔案工作管理高質(zhì)量的保證是科學(xué)有效的管理方案。大家都知道，以前的檔案管理在一定時(shí)期內(nèi)發(fā)揮了重要作用，但時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展，先前的檔案管理工作已經(jīng)展現(xiàn)出了它的弊端，局限太大。而檔案管理工作，在新時(shí)期也有了新的任務(wù)和要求，所以想要檔案管理工作表現(xiàn)出它應(yīng)有的作用，必須跟上時(shí)代發(fā)展，認(rèn)真總結(jié)和改進(jìn)，滿足工作在實(shí)際中的要求，進(jìn)而達(dá)到檔案管理工作的信息化和規(guī)范化。

為了充分的達(dá)到形勢(shì)發(fā)展的要求，我們應(yīng)該對(duì)檔案管理工作的具體細(xì)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行建合理優(yōu)化和補(bǔ)充。在傳承傳統(tǒng)管理工作精華的基礎(chǔ)上，選擇性保存真實(shí)個(gè)人經(jīng)歷，職業(yè)發(fā)展以及社會(huì)關(guān)系等重要信息。另一方面還要達(dá)到以人為本，在記錄個(gè)人知識(shí)水平，道德素養(yǎng)，業(yè)務(wù)能力和職業(yè)修養(yǎng)上，適當(dāng)增加針對(duì)性。

2.2 建設(shè)數(shù)字化檔案

檔案的數(shù)字化建設(shè)，是珍貴的人才信息庫(kù)，我們應(yīng)該積極引進(jìn)。人事檔案不管是對(duì)集體還是對(duì)個(gè)人都有著重要的影響，將先進(jìn)的科技手段與人事檔案充分結(jié)合，這樣會(huì)挖掘出資源的最大利用價(jià)值和潛力。從而提高檔案管理工作的價(jià)值和速率，這樣人事檔案管理工作將更長(zhǎng)久地發(fā)揮它的重要意義。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)協(xié)助管理，借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)，使人事檔案資料整理歸類保存到計(jì)算機(jī)中。將音效、文字、圖片等感官信息轉(zhuǎn)化為更直觀的數(shù)據(jù)信息，然后采用檔案的電子與紙質(zhì)兩種形式進(jìn)行雙備份保存，這是常用的科技手段。

2.3 人事檔案誠(chéng)信管理

從誠(chéng)信來(lái)看，在規(guī)范對(duì)個(gè)人誠(chéng)信行為的管理監(jiān)督時(shí)，應(yīng)該著重記載個(gè)人在職業(yè)領(lǐng)域技術(shù)的水平以及個(gè)人公共道德行為等方面的資料。然后進(jìn)行推廣應(yīng)用，結(jié)合現(xiàn)代管理方法，不斷掌握管理的新技術(shù)，鼓勵(lì)創(chuàng)新，對(duì)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，建立數(shù)字檔案和多媒體存檔。通過(guò)數(shù)字化手段，對(duì)人才信息檔案跟蹤收集以及反饋等方面進(jìn)行完善。

2.4 人事檔案現(xiàn)代化管理

人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化的建設(shè)需要增強(qiáng)，人事檔案服務(wù)于人事工作的要求與人事改革制度的發(fā)展需要是人事檔案管理的現(xiàn)代化。人事檔案管理現(xiàn)代化不僅是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，更是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日益增強(qiáng)的具體要求。為達(dá)到這些需求檔案管理部門就要提高工作效率，將人事信息準(zhǔn)確及時(shí)傳入。要使工作效率得到提升，就需要計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行輔助。要充分使用網(wǎng)絡(luò)，在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新。在檔案管理工作時(shí)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)的便捷速度等特征。在不影響工作保密性下開展檔案信息資源共享，為事業(yè)單位及各用人單位選擇優(yōu)秀人才，提供較為細(xì)致的人才信息，實(shí)現(xiàn)有效資源共享。

3 結(jié)束語(yǔ)

不管是在集體還是對(duì)個(gè)人，人事檔案管理工作都是非常重要的。為更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和變化，我們應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)當(dāng)前有的人事檔案進(jìn)行刷新和填充，從而使人事檔案具有實(shí)時(shí)性。完善各項(xiàng)制度，建立誠(chéng)信業(yè)績(jī)記載檔案，這樣做一定會(huì)使人事檔案擁有新的生機(jī)活力，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)健康迅速發(fā)展提供有力保證。

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