干部人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的探討

賀露露

摘 要：在組織和機構(gòu)中，干部人事檔案管理是人事工作的重要部分。由于每個干部人事檔案中都記錄了干部人員的主要經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、工作表現(xiàn)以及個人評價等等內(nèi)容，是組織機構(gòu)內(nèi)部進行考核或晉升的重要依據(jù)。它可以為單位或組織選拔合適的人擔任合適的崗位，方便組織或單位進行人事的調(diào)整與改動，保證公司人力資源結(jié)構(gòu)的高效性與規(guī)范性。隨著科技的不斷進步，干部人事檔案管理的模式也面臨著新的挑戰(zhàn)，每個單位組織內(nèi)部都應(yīng)當加強對人事檔案的管理，提升內(nèi)部的管理效率建設(shè)效果，完善整體人事機構(gòu)模式。

關(guān)鍵詞：干部人事；檔案數(shù)字化；管理建設(shè)；有效策略

根據(jù)目前的各機構(gòu)主要的干部人事檔案管理模式，大多采用數(shù)字化管理，以提升管理的高效性和規(guī)范性。但就目前而言數(shù)字化管理的實施前景并不明朗，也面臨著許多問題。比如管理人員的素質(zhì)不夠缺乏信息數(shù)字化知識，數(shù)字化管理的基礎(chǔ)設(shè)施并不健全，缺少相應(yīng)的資金或技術(shù)投入。而組織機構(gòu)內(nèi)的各部門之間也并不能進行有效的聯(lián)合管理，使數(shù)字化管理工作的進程極為緩慢。下面我將針對這多種數(shù)據(jù)化管理現(xiàn)狀研究并討論幾項重要的策略。

1 加大投入力度，完善對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

在完善企業(yè)或組織內(nèi)部的干部人事檔案數(shù)字化管理機制，首先要加大對其資金和技術(shù)投入力度，以此來完善基礎(chǔ)的數(shù)字化管理設(shè)施，開展高效的管理模式。比如在人事檔案管理部門中添加多種信息技術(shù)設(shè)備，完善基礎(chǔ)的設(shè)施的建設(shè)。有了這些技術(shù)設(shè)備，技術(shù)人員才能高效地開展管理工作，對人事檔案進行數(shù)字化的掌控，在機構(gòu)或組織需要時可以高效地調(diào)出，然后對整體的干部人事檔案進行分類處理，優(yōu)化合理的選擇機制。在管理部門內(nèi)部要注重對數(shù)字化工作的設(shè)備采購、信息掃描以及原始數(shù)據(jù)采集等重要工作，這是干部人事檔案管理體系中的有效組成部分，相當于房子的地基和樓房的瓦片，做足了這些技術(shù)設(shè)備的準備工作，才可以在人事檔案管理內(nèi)部實現(xiàn)高效的數(shù)字化管理與篩選，構(gòu)建成高效的數(shù)字化管理體系和結(jié)構(gòu)。

2 進行專業(yè)性管理培訓(xùn)，提升檔案管理人才隊伍的整體質(zhì)量

想要實現(xiàn)高效的干部人事檔案數(shù)字化管理機制，最重要的便是對管理人員的培訓(xùn)與培養(yǎng)，以此來提升他們的整體素質(zhì)，彌補他們在數(shù)字化管理工作中的不足與失誤。比如首先對檔案管理人員的專業(yè)技能進行綜合性培訓(xùn)，增強他們的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，讓他們通過熟練的操作互聯(lián)網(wǎng)進行數(shù)字化管理的基礎(chǔ)流程。而現(xiàn)在管理出現(xiàn)漏洞時又能通過互聯(lián)網(wǎng)進行及時查漏補缺，對于檔案實施高效的管理與保護措施。同時還要革新檔案管理部門的任用機制，在保證原有管理人員的基礎(chǔ)下，可以增添一些具有專業(yè)性的外聘人員開展工作。這些外聘人員的加入可以為數(shù)字化檔案管理工作帶來高校的技術(shù)資源與手段，保證了數(shù)字化管理的有效性。同時還可以對本來的內(nèi)部人員進行培訓(xùn)或經(jīng)驗傳授，幫助他們逐漸對數(shù)字化管理進行深入了解，使他們也成為專業(yè)性的人才，共同對人事檔案管理部門做出實質(zhì)性貢獻，提升整體的數(shù)字化管理效率。

3 健全管理機制，全面推進數(shù)字化人事管理進程

有效的干部人事檔案數(shù)字化管理機制也離不開制度的建立。組織或單位機構(gòu)應(yīng)該在人事檔案管理部門內(nèi)部建立明確性的相關(guān)規(guī)章制度，以此來加強內(nèi)部人員的專業(yè)性工作意識，促使他們更高效地開展管理工作，認真對待每一個管理環(huán)節(jié)，修補管理中出現(xiàn)的漏洞與失誤，促使著數(shù)字化管理機制的順利運行與發(fā)展。相關(guān)的機制可以包括安全管理制度、數(shù)字化監(jiān)督保密制度、用戶的責任權(quán)限制度以及文件檢索制度等等。人事檔案管理部門內(nèi)部人員應(yīng)當對這些制度進行深入了解，在人事數(shù)字化檔案管理開展過程中可以履行自己的義務(wù)，養(yǎng)成道德職業(yè)操守，以此保證數(shù)字化城市管理進程的質(zhì)量提升。比如數(shù)字化監(jiān)督保密制度，這種制度不僅要求在數(shù)字化檔案管理的運行中，要防止檔案信息被其他網(wǎng)站或黑客竊取和攻擊，還要從內(nèi)部人員自身做起，在處理檔案時盡量保證不對外泄露信息，保證職業(yè)操守。通過這些規(guī)章制度的建立，可以使數(shù)字化管理部門自上而下有效地展開管理工作，實現(xiàn)人事檔案管理工作的高效運行。

4 加強部門與各方位之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動管理

由于在組織或機構(gòu)中，人事檔案管理部門只作為其中的一個部門，有很多的上屬機構(gòu)或同級機構(gòu)，所以要想保證干部人事檔案數(shù)字化管理的高效運行，還應(yīng)當與其他部門建立起有效的協(xié)調(diào)機制，以此來保證數(shù)字化管理的高效性。人事檔案管理部門應(yīng)當加強上下級之間的部門協(xié)調(diào)與分工，明確各級之間的界限底線，不得越權(quán)進行職權(quán)干擾。同時每個部門之間應(yīng)承擔起本部門的責任與義務(wù)，積極地配合人事檔案管理部門的管理工作，使他們進行科學(xué)管理的數(shù)據(jù)收集記錄。這種明確的部門管理機制，可以使人事檔案管理部門健康的發(fā)展，科學(xué)合理地進行檔案信息的采集、使用與維護，形成高效且有序的數(shù)字化管理機制。

5 總結(jié)

總的來說，單位或機構(gòu)內(nèi)部想要開展有效的干部人事檔案數(shù)字化管理機制，就要從管理建設(shè)的多角度進行思考，逐漸健全并完善數(shù)字化管理機制。首先可以加強對基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，在高效的技術(shù)設(shè)備下有效地開展管理工作。同時要對內(nèi)部人員進行管理培訓(xùn)，增強他們的數(shù)字化技術(shù)運用能力以及個人素質(zhì)能力，有效地進行數(shù)字化管理工作。除此之外還應(yīng)明確各部門的分工，加強各部門之間的協(xié)作，促進管理效率的提升。

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