水利工程檔案信息化管理現狀及對策研究

蔡旻睿

摘 要：隨著社會的不斷發展和進步，水利工程技術在我國國民經濟發展中起到了舉足輕重的作用，其在推動時代進步方面有著巨大的貢獻。目前，我國水利工程檔案管理工作也隨著信息化時代的到來而不斷改變。筆者認為，將水利工程檔案進行信息化管理對提高水利工程管理效率以及提升水利工程技術的可行性等方面有著十分重要的作用。本文就信息化時代下，水利工程檔案信息化管理作出幾點具體建議，以改變目前水利工程檔案的管理現狀。

關鍵詞：水利工程檔案；信息化管理；現狀；對策

1 引言

在信息化背景之下，檔案的信息化存儲以及信息化管理已經成為了一種新型的檔案管理改革趨勢。相對于傳統的檔案管理模式，信息化管理能夠有效地提高檔案的可用性和利用率，能夠增強檔案管理的靈活性。尤其是在我國各項民生工程之中，檔案的及時調取和了解對于工程的進度和實施有著十分重要的意義。相對于一般的檔案管理工作而言，水利工程檔案管理較為特殊，其檔案記載對象、檔案整理以及檔案利用等方面都有著一定的要求。這些檔案為我國各項重大水利工程的維護提供了重要的參考作用。隨著網絡信息技術的不斷普及，筆者認為實現水利工程檔案管理信息化是水利檔案管理工作的新的發展方向。雖然，目前我國水利工程檔案管理工作依舊受到一定的條件制約，但是針對這些問題，必須要能夠立足于時代的發展給與及時的解決。

2 水利工程檔案

2.1 水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案對于水利工程而言可以說是靈魂一般的存在，其不僅僅關系到水利工程的施工精度，還關系到水利工程后期的維修保養等一系列工作。在2013年的時候，臨汾市洪洞縣出現了大面積的水壩坍塌，坍塌堤壩長度達到了三百余米，并且導致了七條客運路線被停運，同時也導致了大量的經濟損失和人員受傷。就其事故原因就是因為當初在建設水壩的時候，其檔案管理工作和檔案監督工作沒有做到位。在這場事件之中，雖然有三十三人被迫問責，但是依舊不能夠挽回損失。這是直接與人民掛鉤的工程項目。這些活生生的例子告訴我們，加強水利工程的檔案監督和管理工作是至關重要的，這些工作都是與人民的利益所掛鉤的，容不得半點馬虎。

2.2 水利工程檔案的復雜性

水利工程檔案包括了各種工程資料，水利工程建設從項目的提出、籌備、勘測、設計、施工到竣工投產等過程中形成的文件材料、圖紙、圖標、計算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡稱為工程資料。工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設項目管理工作的重要組成部分。建立與加強工程檔案管理工作，是項目建設管理工作的需要，也是國家和水利部的共同要求。工程項目達不到規定要求的建設項目不能進行竣工驗收。如果沒有建立相應的工程檔案工作，工程檔案就處于乏人管理狀態，這對工程建設與維護及工程檔案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其結果必然會影響工程的建設、整理與驗收工作，建立工程檔案工作的目的是為更好地完成現實與歷史的重任。

2.2.1 水利工程檔案涉及面廣

水利工程項目在整個施工過程之中有著數不清的流程，這些流程都會產生一些必然的數據。傳統的數據管理和數據統計很有可能出現人為的失誤或者是更新遺忘。比如說，在堤壩的修筑環節，溝渠開挖環節以及水庫的建設環節等等，這些環節所涉及的學科包括農業，電力，通訊等等一系列領域，其檔案的復雜性和涉及面之廣闊可想而知。但是，水利工程檔案管理工作的執行者或者是信息更新人員往往都存在著一些知識性的理論缺失，很少有人能夠兼顧工程中的全部事項，很多時候，他們并不能夠很好地對這些專業性項目作出正確的記載或者是更替，這就導致了檔案管理工作存在著一定的困難。

2.2.2 水利檔案管理工作周期長

水利工程建設并非一朝一夕所能夠完成的，甚至部分超級工程所涉及的周期長達十幾二十年，那么在這樣一個長時間的周期內，難免會存在工作人員離職或者是不同地區的水利工程檔案交接不到位等問題，正是這種差異性管理的存在，所以導致了水利工程檔案的形成周期較長，甚至是很多水利工程已經完成了，但是其檔案依舊沒有完成。這也與一些水利工程的性質有關，如果是農田灌輸性質的水利工程，其工程檔案一般是在幾個月就可以完成的。

3 水利工程檔案信息化管理建設缺陷

3.1 水利工程檔案管理手段落后，信息化基礎十分薄弱

隨著數字化載體的不斷同化，很多檔案管理工作已經變成了數字化載體管理。近些年來，我國的水利工程檔案也正在逐步向這一步發展和進步。但是，筆者發現在進行水利檔案數字化載體轉變的過程之中，其檔案的管理手段是相對落后的。很多數字化載體是需要人工去維護和檢查的，但是在后期的檢測和管理之中似乎這一步并沒有落實到位。很多時候，水利工程檔案的記載需要利用到各種圖紙，各種繪圖軟件進行繪制描述。那么這就導致了對于信息化錄入人員的專業性要求相對較高。但是目前我國的水利工程信息化管理人員的員工素質普遍沒有達到這個要求。同時，我國很多水利工程檔案管理工作人員的監督力度依舊相對較松，很多同志依舊沒有意識到檔案管理工作的重要性。因為每天對工作量的要求是沒有的，但是時間是有要求的，這就可能導致檔案管理效率低下，員工形成惰性思維，這不利于水利工程檔案管理工作的創新。同時，對于檔案管理工作的監督力度依舊缺乏，檔案正確率審核依舊不到位。很多事業單位檔案甚至出現了泄露，販賣等等現象，不利于單位形象建設。

3.2 安全風險較大

實現水利工程信息化管理固然有著很大的好處，但是其安全風險依舊是相對較大的。在信息化管理的背景之下，國家一些重大的水利工程項目很有可能存在著一定的泄露風險，由于網絡信息傳播速度是十分迅速的，其開放程度也相對較高，這也就可能會給一些不法分子提供了一些機會，有可能導致國家一些機密數據的丟失。特別是在現階段的水利工程檔案管理工作之中，其信息化安全體系建設相對較為落后，依舊存在著一些安全漏洞。并且，對于水利工程檔案的管理工作依舊不夠重視，對于員工沒有一定的創新性獎勵措施，這也就容易導致員工的創新精神不足，很多員工的工作積極性不高。有的在職的水利工程檔案編輯人員很有可能專業知識相對較強，但是在網絡信息安全技術方面能力較弱；有的雖然也有一些網絡信息安全技術人才，但是對于這些圖紙的錄入，三維模型的建設卻又不精通，技術人員的知識短板給水利工程檔案建設工作帶來了實際性的困難。

3.3 檔案管理體系以及檔案管理層次沒有劃分到位

即使是現在擁有足夠的技術人才以及錄入人才，但是，對于檔案錄入工作的分工以及水利檔案的管理工作依舊是沒有一個十分鮮明的層次劃分的。很多時候，也許員工想要調查一些A位置的樓梯使用年限和維修時間要求，但是發現這個A位置很難調動出來，樓梯這一同類的放置位置在系統之中也很難找到。沒有十分簡潔明了的觀察視角。同時，筆者發現對于信息化檔案管理工作的設備應用依舊相對較為落后，電腦沒有先進智能的模型錄入軟件，其電腦配置水平也相對較為一般，對于大型三維軟件的應用相對較為吃力。從目前水利工程檔案信息化管理工作來看，依舊很難有一個預期之中的管理效果，很多細節的規劃依舊沒有執行到位，甚至是檔案錄入工作是否出現重復錄制問題都沒有一個簡單的規劃，筆者認為這是首先應該解決的問題。

4 水利工程檔案信息化建設的對策

4.1 加強復合型人才建設和利用

檔案的管理與開發是離不開人才的，沒有專業性的人才和專業的知識理論支持，就沒有檔案管理信息化工作。管理系統的改變意味著以往的管理模式將被顛覆，傳統的管理思維也需要被顛覆。只有不斷去適應新時代下的管理工作才能夠更好地將水利工程檔案保管到位，利用到位。這種信息化人才的建設可以是由區域開展信息化交流活動或者是開設專門的檔案信息管理培訓班，讓每一個檔案管理工作者融入到信息化環境之中。水利工程所涉及的學科以及專業知識是十分廣闊的，因此，對于復合型人才的建設要求以及利用是十分高的。這些人才必須要能夠熟練地掌握信息技術，熟練地使用各種三維制圖模型等，將每一份工作，每一個學科的錄入以及后期管理工作定責到個人。

4.2 做好信息化檔案建設的安全存儲工作

信息化檔案是利用磁盤進行存儲的，它將所有的信息進行數字化和規律化排列。以往的檔案是通過人工記錄和手繪的，但是水利工程信息化可能是利用多媒體設備進行實體錄入或者是視頻追蹤記錄的。能夠更好地將現場施工狀況，施工細節，施工注意點以及各個維修點，維修事項標注到位。這種信息化檔案管理模式能夠確保檔案調動方便并且查看方便、同時，將檔案進行信息化管理能夠大大的節約水利工程檔案資料存放所占據的空間，也不用過多的去擔心物理因素的影響。同時，筆者認為將機密數據進行加密保護和科學監督也能夠比傳統的檔案管理模式更為方便。因為不是每一份資料都會完整的呈現在每一個人面前，知識對應能力，對應專業的呈現，這樣就可以最大限度的避免人員泄露因素。對于部分可公開數據可以進行云盤存儲，減少存儲壓力，對于機密文件進行多重保險存儲，設置不同的訪問權限，使得不同職位的人所能夠查看的文件是不同的。同時，對于每一份資料進行定責處理，對于有權限瀏覽機密資料的人員進行過硬的思想素質培訓。

4.3 加強管理制度建設

要想建立一個科學的水利工程檔案管理系統，就必須要有科學的信息管理體制和信息管理要求。要讓每一個人分配到具體的權限。防止檔案泄露等現象的發生。在信息化時代之中，信息泄露現象是相對較為嚴重的，將所有檔案資料進行分區管理顯然是不科學的。筆者認為可以建設一個中心的資料庫，這個資料庫之中保存著所有的水利工程資料，給與每一個項目組分配不同的權限，每一個組都可以調閱本項目的水利工程檔案資料，但是不能夠調動其它分組的水利工程資料，同時，細化這一個中心檔案庫之中的系統分類，提升中央系統的軟件能力和硬件能力，也能夠很大程度避免人力財力的浪費。

同時，對于人員管理要求也需要改變以往輪班式要求，要能夠加強人員和工程之間的聯系，固定具體的人員數目去從事專門的項目，避免過多的人員流動，這樣能夠最大限度的減少水利工程檔案錄入工作之中的失誤。同時，加強對于錄入人員的工作監督，加強督導小組的專業化建設，不能夠讓不專業的人去指導專業化人才，這樣容易出現工作失誤或者是工作漏洞。

4.4 做好標準制定，加強信息化層次建設

將水利工程檔案進行信息錄入以及信息化管理是一個十分巨大的工程，首先，其標準化設定以及標準錄入規則一定要能夠制定到位，設定統一的國標錄入，確保標準一致。這樣才能更好的方便后期的檢查工作。同時，將所有的水利工程所能夠涉及到的學科進行具體的類別劃分，可以從科目大類劃分到小類別，依次分別從工學，建筑學，農業等等向下劃分，這樣在錄取資料和調動資料的時候才能夠更加方便快捷。筆者認為，將各種資料進行種類劃分，分別賦予這些資料不同的保密權限和更改權限，這樣能夠避免人為的操作失誤。同時，采用一個中心庫，多個分庫模式建設，集中建設中心庫，再由各個分庫去共享中心庫資源，實現中心庫與子庫之間的信息流動和調動，能夠確保資料的完整性也能夠避免在建設過程之中的人力浪費，提升工作效率。

4.5 加強多媒體設備的使用，提高錄入工作效率

水利工程檔案的錄入工作在傳統的檔案之中只能夠實現繪圖或者打印記錄，那么在信息化高度發展之后，筆者認為完全可以實現多媒體錄入，在現場錄制三維圖，將這些三維模型進行剖析和標注，那么在后期的維修和管理之中也能夠一眼就看出這個工程所需要進行的工作。同時，現有的資源可以對于整個工程都進行實施錄像監督，這樣能夠避免豆腐渣工程的再次出現，工程質量也能夠得到徹底的保障。這種多媒體設備的介入和使用不僅僅大大的減輕了水利檔案信息化錄入人員的壓力，也對工程的監督和管理有著一定的益處。

但是，目前我國對于多媒體設備應用于工程之中的意識并不高，沒有歐美等發達國家的應用意識那么強烈，各項軟件更新以及使用也相對較少，需要不斷加強專業錄入工作人員的創新意識，敢于使用，敢于創新，只有這樣才能夠更好地進行水利工程檔案管理工作。

5 水利工程檔案管理信息化的優勢

5.1 調查方便快捷

很多時候，水利工程維修工作和檢查工作以及后期的保養工作都是依靠檔案來實現的，如果一味的采用傳統的檔案管理，很有可能在管理工作之中出現一些意外或者是資料損壞現象，同時，這些資料的存儲位置以及存儲地址也給工作帶來了極大的不便。一旦將檔案進行信息化管理能夠幫助施工人員在艱苦的環境之中及時的獲得一手的檔案資料，也不至于出現資料破損或者是資料殘缺現象，給水利工程項目推進帶來了實質的好處和效益。

5.2 存儲容易

檔案如果全部實行信息化肯定會將各種檔案上傳至電子元件或者云資源網址上，那么，檔案的存儲工作就變得相當容易了。只需要將存儲檔案的硬盤進行規格化放置，定期對其進行考核抽查檢測。相對于傳統的紙質檔案或者器物檔案而言，信息化存儲物質所占空間只是其萬分之一，而且拷貝復制方式更加容易。這樣相對傳統檔案而言既不容易損失并且更加容易存儲。

5.3 保存安全性較高

電子檔案在其保存過程所具備的安全性能是傳統檔案所不具備的，即使其電子元件或者是磁盤損壞了，依舊有相應的技術進行回復和上傳。所以說，其檔案管理過程之中所受到的物理環境的影響因素也是相對較少的。同時，電子檔案在錄入的過程之中所受到的環境，季節甚至是天氣的影響都可以說是微乎其微，甚至很多時候可以利用多媒體設備進行多維模型的實時錄入，大大節約了時間。

5.4 更新相對較為容易

將水利工程檔案進行信息化管更有利于水利檔案的更新和完善。很多水利工程的維修工作之所以難以進行下去是因為檔案資料的更新很可能相對較慢。一些時候，工作人員對于檔案的更新意識以及更新資料處理沒有那么嚴苛，但是現在通過一個電腦就可以更改了，相對較為簡單，那么管理人員也能夠更好地進行管理和更替，人們也更容易看得懂。

6 結束語

在信息化時代背景之下，檔案的信息化管理已經逐步成為了工程檔案管理改革的趨勢，相對于傳統的檔案管理模式，這種信息化管理模式和管理應用將會受到越來越多人的推崇，充分利用好信息化檔案管理能夠有效地幫助檔案管理工作人員提高其管理效率，水利工程檔案錄入工作的進一步強化也有了一定的保障。但是其發展過程之中依舊需要重點注意一些細節問題和安全問題。

參考文獻

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