新技術在信息化檔案管理中應用

王婧

摘 要：檔案的收集整理非常繁瑣。當今社會，新信息技術推動著社會進行迅速發(fā)展，由此可見新信息技術具有極大的發(fā)展優(yōu)勢。它已經(jīng)應用于許多環(huán)節(jié)，如果想要把檔案管理當成部門管理中的重要組成，利用新信息技術強化檔案的管理。借助信息技術的幫助，檔案的收集和整理可以帶來很大的生命力。檔案館在社會信息資源系統(tǒng)中占有極其重要的地位，因此他們可以在信息時代發(fā)揮巨大作用。檔案工作通過計算機來實現(xiàn)。古老陳舊的檔案的管理方式例如檔案的收集、整理、存儲和利用方式，非常難以適應社會迅速發(fā)展的節(jié)奏和高效率的利用要求，也很難保障檔案信息資源長久保存的有效發(fā)展。所以，新技術在檔案管理中有著至關重要的作用。

關鍵詞：新技術；信息化檔案管理；應用分析

檔案的收集整理工作已經(jīng)滲透于各個行業(yè)。在檔案管理和檢索的過程中，檔案管理部門會占用大量的空間，造成檔案管理的不便。在收集和排序文件的過程中，應用了新技術。可以解決文件管理中的問題，促進文件管理的開發(fā)過程，提高文件信息的管理效率。新技術應用于檔案促進了檔案管理的深刻改變，新技術應用檔案管理服務已經(jīng)成為社會發(fā)展的主流方法。將現(xiàn)代通信技術和計算機技術應用于檔案管理，實現(xiàn)檔案的保存、管理和利用，我們將之稱為檔案管理信息技術。

1 檔案收集整理信息化的優(yōu)勢

1.1 提高了檔案收集整理的工作效率

在信息技術出現(xiàn)之前，傳統(tǒng)的檔案收集整理模式繁瑣、易出錯，尤其不方便。手工方法耗費大量的人力，花費較多的金錢，往往得不到較好的效果，極大地影響了工作效率。通過使用大型計算機，檔案可以直接在網(wǎng)絡上進行分類。在信息技術的幫助下，檔案的收集、整理、處理、分類、細化、分析和整理信息的過程，減少了紙張的使用，減少了數(shù)據(jù)丟失的可能性，使檢索和分析更加方便快捷。數(shù)字化管理和現(xiàn)代化設備使通信暢通。只需要一個小的U盤，就可以輕松地取走大量的數(shù)據(jù)，方便快捷。

1.2 文件的保存更安全

檔案應該體現(xiàn)其最大的價值。質(zhì)量起著關鍵作用，這可以通過使用信息技術來實現(xiàn)。在當今信息化迅速普及的時代背景下，信息資源共享已成為企業(yè)發(fā)展的重要組成部分。對社會的發(fā)展起著十分重要的作用。加強信息化檔案管理，實現(xiàn)信息資源的共享。應成為檔案信息化最重要作用。首先，統(tǒng)一印制的檔案書法清晰整齊，便于借閱。其次，在檔案管理中，利用計算機技術對檔案卷進行打印，不僅充分體現(xiàn)了辦公自動化，而且實現(xiàn)了無紙化辦公。紙張上沒有字跡，這給整個文件增添了色彩。

1.3 提高檔案利用率及效果

我們利用網(wǎng)絡平臺進行宣傳。該平臺能夠接收檔案宣傳信息，節(jié)省了時間和精力，提高了工作效率。檔案信息管理技術應用后，容易打破檔案管理工作的局限性。運用了較為完善的檔案管理方法。相關人員可以仔細處理、識別、篩選和篩選檔案信息。在信息技術的應用中，我們可以找到一種更有效的工作方式，減少數(shù)據(jù)丟失的可能性，對數(shù)據(jù)信息進行綜合管理，使文件管理可持續(xù)。

2 新技術在檔案化信息管理中的應用

2.1 收集整理和歸納分類

收集整理是計算機信息技術檔案管理的基礎。在這個過程中，檔案管理人員需要具有較高的知識水平和先進的技術，動手動腦，勤奮腳踏實地，平時深入信息的及時獲取收集和整理，這是一項非常重要的工作。只有掌握數(shù)據(jù)并準確輸入計算機，才能發(fā)揮計算機應用的作用。否則，檔案管理的計算機化是一個空談。歸納分類是新技術檔案管理的關鍵。計算機檔案管理人員在收集檔案數(shù)據(jù)的過程中，有時收集的數(shù)據(jù)不完整，這就要求檔案管理人員對收集的數(shù)據(jù)進行仔細篩選、分類、處理和組織，這是實施計算機檔案管理的基礎。是實現(xiàn)電子計算機檔案管理的最重要的一步。

2.2 查詢和提取

這是計算機信息技術檔案管理的終極目的。之前工作者做了大量的工作，對信息的收集、整理、歸納和分類。它的終極目標是將收集到的數(shù)據(jù)和信息輸入計算機，方便以后的查詢和提取。只有當這些數(shù)據(jù)存儲在計算機中時，計算機才能在文件管理中發(fā)揮更好的作用。利用計算機存取大量文件，可以方便快捷地檢查情況，從而保證工作安全、高效、順利進行。運用新技術，準確接收，定期組織數(shù)據(jù)，方便、快捷、高效地檢索數(shù)據(jù)，是我們建設部門的良好后勤和助手。

2.3 RFID在檔案管理中的應用

在傳統(tǒng)的檔案管理中，需要對檔案進行分類整理，然后手工編制相關信息，最后手工復制目錄，這樣既要耗費大量人力，又耗費時間。射頻識別（RFID）是一種自動識別技術，出現(xiàn)在20世紀90年代。它集編碼、載體、識別和通信技術于一體。其主要原則是通過無線電波讀取，寫入和識別標記媒體。RFID技術的使用可以實現(xiàn)非接觸式數(shù)據(jù)采集，有利于隨時查找文件名，也有利于動態(tài)實時管理。對于非常重要的文件，EAS標簽的防盜功能也可以與通道天線配合使用。當文件被非法采取時，它會自動報警，以防止丟失文件。

3 新技術在檔案信息化管理工作存在的問題

人事檔案信息管理設備不完善。例如，在人事信息文件的管理中，需要一些必要的硬件設施。只有擁有一套完備的基礎設備才能夠保證人事信息的傳遞和貢獻。通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國大部分部門的人事信息檔案管理硬件設施不完善。因此，它影響著企業(yè)人事管理的質(zhì)量，在一定程度上嚴重制約了企業(yè)的良性發(fā)展。因此，人事信息檔案管理人員素質(zhì)普遍較低，難以勝任檔案管理。在文件管理過程中，員工仍然是文件管理的主體。但是，人事檔案管理還存在很多問題，甚至一些管理人員會惡意操作，嚴重影響人事檔案管理的質(zhì)量。

4 解決措施

4.1 完善管理的基礎設施

改進新技術的信息管理基礎設施是文件管理的重要前提，也是信息共享的重要基礎。因此，在企業(yè)人事檔案管理過程中，管理者必須盡快認識到檔案管理的重要性。加大財力的投入，購買先進的人事檔案管理設備，創(chuàng)新管理技術，強化管理基礎設施。在信息時代，文件管理包括紙質(zhì)材料和電子文檔的管理。在管理當中，應該制定嚴格的管理制度。管理范圍擴展到全國，實現(xiàn)信息的共享。

4.2 加大相關檔案管理工作人員的培訓

文件管理人員素質(zhì)的提高將直接影響文件管理的質(zhì)量。加強檔案管理人員的實際操作和有效溝通，要想培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人員，就必須加強檔案管理人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新的知識和技能，以適應時代的需要。首先，檔案管理員必須要熟悉信息模型中各種各樣軟件的使用。其次，檔案管理人員必須增強創(chuàng)新意識和創(chuàng)新方法，這樣信息技術才能夠把高校檔案的收集整理工作引向一個新的高度。最后，要不斷的進行宣傳，鼓勵他們培養(yǎng)職業(yè)道德，促使他們遵守職業(yè)道德。公平正義，實事求是，高度警惕。

5 總結(jié)

為了滿足信息時代的要求，檔案管理的多樣性，便利性和廣泛的服務要求越來越高，這對文件管理模式提出了巨大的挑戰(zhàn)。無論是存檔存儲介質(zhì)的進步還是存檔管理概念和方法的飛躍，它都決定了現(xiàn)代檔案管理向信息化和自動化的方向。因此，在檔案管理的硬件配置、軟件升級和人才培養(yǎng)方面，各單位需要加快改革步伐，完善制度，提高管理人員的素質(zhì)，使每一個真實完整的檔案都能為我們的社會進步提供重要幫助。

參考文獻

[1]袁秀華.新技術在信息化檔案管理中的應用[J].科技信息，2013

（21）：220-220.

[2]王曉燕.新媒體技術在推動檔案管理信息化進程中的應用分析[J].中國培訓，2016（18）：95-95.

[3]張曉偉.新媒體技術在推動檔案管理信息化進程中的應用分析[J].新媒體研究，2015，1（14）：41-42.