高中電子檔案與紙質檔案并存管理探討

潘錦鳳

摘 要：當前隨著科學技術的快速發展，信息化管理已經被眾多單位和企業所青睞，通過信息化手段進行檔案管理能夠增強檔案的利用效率，推動檔案管理水平的全面提升。但是，雖然信息化檔案管理的優勢眾多，卻并不能完全代替紙質檔案管理，雙方各有自身的優勢，因此在信息化時代下做好高中檔案管理的全面性分析，充分發揮電子檔案和紙質檔案管理的優勢十分重要。本文就高中電子檔案與紙質檔案并存管理方面的內容進行分析與探究，并提出一系列有效的管理對策。

關鍵詞：高中；電子檔案；紙質檔案；并存管理；管理對策

1 高中電子檔案與紙質檔案管理的共性和個性分析

1.1 電子檔案與紙質檔案管理的共性

不管是電子檔案還是紙質檔案，其在本質上都是相同的，只是二者的載體不同，各有自身的優缺點，在實際的管理中只有將二者有機結合，推動其優勢互補，才能夠提升高中檔案管理的整體水平，推動檔案事業更好地發展。從檔案管理的具體作用來看，無論是電子檔案管理還是紙質檔案管理都是為了能夠對相關的信息進行整理和綜合，以便相關人員及時進行各類信息的運用，提升信息的運用效果。比如，針對于高中而言，其檔案管理主要是為了能夠對學校的發展歷程資料、各個階段的發展資料以及學生信息資料等進行維護，推動學校更好地發展。因此不管是采用電子的形式進行檔案管理，還是采用紙質的形式進行檔案管理，其所發揮的本質作用都是相同的。

1.2 電子檔案與紙質檔案管理的個性

電子檔案是隨著社會科學技術的快速發展而逐漸興起來的，通過信息化技術的運用進行檔案管理就是電子檔案管理。一方面，通過電子檔案管理能夠提升檔案的共享性，使得相關人員能夠通過信息平臺及時進行各類信息檔案的尋找和運用，提升運用的效率。另一方面，通過電子檔案管理能夠提升檔案管理人員的工作效率，合理運用系統進行檔案的分類與匯總，節省更多的時間，使得檔案管理更加科學、有序。而紙質檔案則是采用紙質的形式進行檔案管理，雖然這種形式的管理需要花費較多的時間和精力，但是其卻具有較高的安全性，不用擔心系統被盜而為檔案信息帶來不利影響。因此二者各有自身的特性，相互補充。

2 高中電子檔案與紙質檔案并存管理的意義

紙質檔案與電子檔案的并存發展是當前社會發展的必然趨勢，隨著科學技術以及互聯網的逐漸普及，各行各業都逐漸開始向信息化方向發展，檔案管理行業也應當與時俱進進行信息化發展。通過實施電子檔案管理，能夠提升管理的效率，減輕檔案管理人員更多的工作壓力，其在保存、分類、管理、以及搜集等各個方面都具有較大的優勢，能夠比紙質檔案管理更加便捷。不過，電子檔案管理也具有自身的缺陷，比如容易受到網絡病毒的影響、或者遭遇黑客攻擊等，這就不利于檔案管理的安全性，嚴重的會導致檔案丟失，為單位工作帶來較大的困難。而做好電子檔案與紙質檔案的并存管理，則能夠將這種危害降到最低，即便是電子檔案遭遇了威脅，但是紙質檔案仍然可以發揮作用，這就能夠降低其損失率，從而為檔案事業的更好發展奠定基礎，所以從這里來看，電子檔案和紙質檔案管理并存發展具有十分大的意義。

從另一方面來看，電子檔案雖然管理比較方便，但是卻容易被修改，一旦被不法人員所修改，很難留下痕跡，這就不利于檔案的真實與完整。而紙質檔案則具有更強的真實性，不容易被修改，即便是被修改也會留下痕跡，及時找到可疑人員。因此通過紙質檔案管理，能夠增強歷史資料的客觀性，減少模糊事件的發展概率，推動管理更加完整、真實，這兩個方面的管理離開任何一方都不可行。

3 高中電子檔案與紙質檔案并存管理的具體對策

3.1 有效實施“雙套制”管理，分別建檔，增強檔案的真實客觀性

第一，要注重電子檔案與紙質檔案的分類管理，分別進行存檔，不可忽略任何一方的管理，確保能夠依據真實的信息進行保存。合理運用掃描儀對紙質檔案資料進行掃描，使得其能夠被上傳至系統中，然后再將系統中的資料打印成紙質資料，分類保存，如此能夠為后期更快捷地進行資料查閱奠定基礎，并提升資料的真實性和客觀性。第二，做好管理條例的制定，有效進行責任的落實。針對于不同職務的人員進行責任全面性落實，推動這些人員之間能夠相互監督，降低違法事件的發生概率。第三，做好電子檔案管理人員權限的設置，相關人員必須要在自身權限內行事，避免越權行使，增強管理的安全性。

3.2 做好高中檔案管理人員思想觀念的轉變以及信息化技術的提升

當前信息化管理已經成為了大趨勢，因此高中電子檔案管理人員應當及時轉變自身的思想觀念，認識到電子檔案管理的優勢，并積極開展電子檔案管理工作，并對電子檔案與紙質檔案進行良好地看待，明白雙方的不可或缺性，增強管理的有效性。同時，高中學校的領導還應當及時對檔案管理人員開展新知識培訓，提升檔案管理人員的專業化技能，使得他們能夠及時進行新設備的運用，推動信息化管理效果的全面提升。另外，還要引導檔案管理人員定期進行檔案資料的整合與查閱，推動電子檔案與紙質檔案能夠實現并存管理，避免漏掉任何一方面的管理。

3.3 積極進行新設備的引進，推動雙方管理的共同發展

高中檔案管理工作是一項重要的工作，因此校領導應當注重該方面的工作，在具體的運行中應當做好全面性分析，積極為檔案管理部門購買和引入相關的信息化設備，不斷推動檔案管理水平的提升，為電子檔案管理做好設備基礎。同時，還應當根據學校具體檔案管理的需求合理進行資金的撥付，為每一位檔案管理人員配備相對應的計算機設備，循序漸進增強電子檔案管理的水平，推動學校電子檔案管理能夠與紙質檔案管理并存進行。

4 結束語

檔案管理中電子形式的管理和紙質形式的管理是兩種不同的管理形式，通過兩種管理形式的科學化運用，不僅能夠推動管理質量的提升，而且是加快檔案管理工作轉型的重要動力。因此高中檔案管理人員應當積極適應這種趨勢，不斷提升管理的水平和技能。

參考文獻

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