高中電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理探討

潘錦鳳

摘 要：當(dāng)前隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化管理已經(jīng)被眾多單位和企業(yè)所青睞，通過(guò)信息化手段進(jìn)行檔案管理能夠增強(qiáng)檔案的利用效率，推動(dòng)檔案管理水平的全面提升。但是，雖然信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)眾多，卻并不能完全代替紙質(zhì)檔案管理，雙方各有自身的優(yōu)勢(shì)，因此在信息化時(shí)代下做好高中檔案管理的全面性分析，充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢(shì)十分重要。本文就高中電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理方面的內(nèi)容進(jìn)行分析與探究，并提出一系列有效的管理對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高中；電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存管理；管理對(duì)策

1 高中電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的共性和個(gè)性分析

1.1 電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的共性

不管是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，其在本質(zhì)上都是相同的，只是二者的載體不同，各有自身的優(yōu)缺點(diǎn)，在實(shí)際的管理中只有將二者有機(jī)結(jié)合，推動(dòng)其優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，才能夠提升高中檔案管理的整體水平，推動(dòng)檔案事業(yè)更好地發(fā)展。從檔案管理的具體作用來(lái)看，無(wú)論是電子檔案管理還是紙質(zhì)檔案管理都是為了能夠?qū)ο嚓P(guān)的信息進(jìn)行整理和綜合，以便相關(guān)人員及時(shí)進(jìn)行各類信息的運(yùn)用，提升信息的運(yùn)用效果。比如，針對(duì)于高中而言，其檔案管理主要是為了能夠?qū)W(xué)校的發(fā)展歷程資料、各個(gè)階段的發(fā)展資料以及學(xué)生信息資料等進(jìn)行維護(hù)，推動(dòng)學(xué)校更好地發(fā)展。因此不管是采用電子的形式進(jìn)行檔案管理，還是采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行檔案管理，其所發(fā)揮的本質(zhì)作用都是相同的。

1.2 電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的個(gè)性

電子檔案是隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展而逐漸興起來(lái)的，通過(guò)信息化技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)行檔案管理就是電子檔案管理。一方面，通過(guò)電子檔案管理能夠提升檔案的共享性，使得相關(guān)人員能夠通過(guò)信息平臺(tái)及時(shí)進(jìn)行各類信息檔案的尋找和運(yùn)用，提升運(yùn)用的效率。另一方面，通過(guò)電子檔案管理能夠提升檔案管理人員的工作效率，合理運(yùn)用系統(tǒng)進(jìn)行檔案的分類與匯總，節(jié)省更多的時(shí)間，使得檔案管理更加科學(xué)、有序。而紙質(zhì)檔案則是采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行檔案管理，雖然這種形式的管理需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力，但是其卻具有較高的安全性，不用擔(dān)心系統(tǒng)被盜而為檔案信息帶來(lái)不利影響。因此二者各有自身的特性，相互補(bǔ)充。

2 高中電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的意義

紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存發(fā)展是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，隨著科學(xué)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的逐漸普及，各行各業(yè)都逐漸開始向信息化方向發(fā)展，檔案管理行業(yè)也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行信息化發(fā)展。通過(guò)實(shí)施電子檔案管理，能夠提升管理的效率，減輕檔案管理人員更多的工作壓力，其在保存、分類、管理、以及搜集等各個(gè)方面都具有較大的優(yōu)勢(shì)，能夠比紙質(zhì)檔案管理更加便捷。不過(guò)，電子檔案管理也具有自身的缺陷，比如容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的影響、或者遭遇黑客攻擊等，這就不利于檔案管理的安全性，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致檔案丟失，為單位工作帶來(lái)較大的困難。而做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存管理，則能夠?qū)⑦@種危害降到最低，即便是電子檔案遭遇了威脅，但是紙質(zhì)檔案仍然可以發(fā)揮作用，這就能夠降低其損失率，從而為檔案事業(yè)的更好發(fā)展奠定基礎(chǔ)，所以從這里來(lái)看，電子檔案和紙質(zhì)檔案管理并存發(fā)展具有十分大的意義。

從另一方面來(lái)看，電子檔案雖然管理比較方便，但是卻容易被修改，一旦被不法人員所修改，很難留下痕跡，這就不利于檔案的真實(shí)與完整。而紙質(zhì)檔案則具有更強(qiáng)的真實(shí)性，不容易被修改，即便是被修改也會(huì)留下痕跡，及時(shí)找到可疑人員。因此通過(guò)紙質(zhì)檔案管理，能夠增強(qiáng)歷史資料的客觀性，減少模糊事件的發(fā)展概率，推動(dòng)管理更加完整、真實(shí)，這兩個(gè)方面的管理離開任何一方都不可行。

3 高中電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的具體對(duì)策

3.1 有效實(shí)施“雙套制”管理，分別建檔，增強(qiáng)檔案的真實(shí)客觀性

第一，要注重電子檔案與紙質(zhì)檔案的分類管理，分別進(jìn)行存檔，不可忽略任何一方的管理，確保能夠依據(jù)真實(shí)的信息進(jìn)行保存。合理運(yùn)用掃描儀對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描，使得其能夠被上傳至系統(tǒng)中，然后再將系統(tǒng)中的資料打印成紙質(zhì)資料，分類保存，如此能夠?yàn)楹笃诟旖莸剡M(jìn)行資料查閱奠定基礎(chǔ)，并提升資料的真實(shí)性和客觀性。第二，做好管理?xiàng)l例的制定，有效進(jìn)行責(zé)任的落實(shí)。針對(duì)于不同職務(wù)的人員進(jìn)行責(zé)任全面性落實(shí)，推動(dòng)這些人員之間能夠相互監(jiān)督，降低違法事件的發(fā)生概率。第三，做好電子檔案管理人員權(quán)限的設(shè)置，相關(guān)人員必須要在自身權(quán)限內(nèi)行事，避免越權(quán)行使，增強(qiáng)管理的安全性。

3.2 做好高中檔案管理人員思想觀念的轉(zhuǎn)變以及信息化技術(shù)的提升

當(dāng)前信息化管理已經(jīng)成為了大趨勢(shì)，因此高中電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，并積極開展電子檔案管理工作，并對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行良好地看待，明白雙方的不可或缺性，增強(qiáng)管理的有效性。同時(shí)，高中學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)檔案管理人員開展新知識(shí)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)化技能，使得他們能夠及時(shí)進(jìn)行新設(shè)備的運(yùn)用，推動(dòng)信息化管理效果的全面提升。另外，還要引導(dǎo)檔案管理人員定期進(jìn)行檔案資料的整合與查閱，推動(dòng)電子檔案與紙質(zhì)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)并存管理，避免漏掉任何一方面的管理。

3.3 積極進(jìn)行新設(shè)備的引進(jìn)，推動(dòng)雙方管理的共同發(fā)展

高中檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作，因此校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)注重該方面的工作，在具體的運(yùn)行中應(yīng)當(dāng)做好全面性分析，積極為檔案管理部門購(gòu)買和引入相關(guān)的信息化設(shè)備，不斷推動(dòng)檔案管理水平的提升，為電子檔案管理做好設(shè)備基礎(chǔ)。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校具體檔案管理的需求合理進(jìn)行資金的撥付，為每一位檔案管理人員配備相對(duì)應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，循序漸進(jìn)增強(qiáng)電子檔案管理的水平，推動(dòng)學(xué)校電子檔案管理能夠與紙質(zhì)檔案管理并存進(jìn)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理中電子形式的管理和紙質(zhì)形式的管理是兩種不同的管理形式，通過(guò)兩種管理形式的科學(xué)化運(yùn)用，不僅能夠推動(dòng)管理質(zhì)量的提升，而且是加快檔案管理工作轉(zhuǎn)型的重要?jiǎng)恿ΑＲ虼烁咧袡n案管理人員應(yīng)當(dāng)積極適應(yīng)這種趨勢(shì)，不斷提升管理的水平和技能。

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