信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

倪疏影

摘 要：結合檔案管理工作的信息化發展趨勢，對信息時代檔案管理工作面臨的問題展開了分析，針對工作中存在的管理模式滯后、缺少信息化標準等問題提出了相應對策。

關鍵詞：管理模式；信息化標準；數據安全性

在當今信息時代，信息技術已經滲透到了各行各業，促使各領域完成了信息化平臺的建設。對檔案工作而言，只有進行信息化建設，才能推動檔案事業的不斷發展和進步。因此，我們必須深度分析信息時代檔案管理工作所面臨的問題，以便有針對性地提出解決措施，不斷推動檔案工作的發展。

1 信息時代檔案管理工作面臨的問題

1.1 管理模式滯后

在信息技術取得快速發展的背景下，依然沿用傳統管理模式導致檔案管理工作無法適應時代發展要求。目前，大多數檔案管理人員缺乏服務意識，重檔案實體輕檔案信息，將主要精力放在檔案收集和整理方面，導致檔案利用率較低。傳統管理模式的沿用，檔案信息化建設的滯后，造成檔案管理工作效率低下，無法為查閱者提供滿意的服務，而檔案管理人員的作用也體現不出來，在單位內部被邊緣化。

1.2 缺少信息化標準

在信息時代開展檔案工作，需要體現信息化屬性以確保檔案能夠得到統一標準化管理。然而，實際上，很多單位的檔案部門并未制定信息化標準，在檔案信息化建設過程中未統一標準。在檔案管理系統軟件方面，使用的軟件只能滿足短期內檔案工作的需要。而不同檔案管理系統軟件之間是互不相通的，無法實現檔案資源的共享。此外，由于缺少信息化標準，各單位的檔案部門錄入的檔案信息存在一定差異，這不僅給檔案管理工作的開展帶來了困難，也使檔案數據的真實性受到了影響。

1.3 數據安全性低

開展檔案信息化建設，面臨的主要問題是數據安全問題。檔案信息網的出現，打破了時間和地點的限制，讓檔案查閱變得非常方便，方便了查閱者。然而在復雜的網絡環境中，檔案信息網會受到各種網絡攻擊。一旦黑客入侵，很可能出現檔案數據丟失或損壞的情況，甚至導致檔案數據泄露，給企業帶來巨大的經濟損失，嚴重影響企業的聲譽和競爭力。

1.4 缺少復合型人才

采用信息化技術開展檔案管理工作，要求檔案管理人員具備豐富的檔案管理知識，同時，能熟練使用計算機、掃描儀、數碼相機，熟練使用Word、Excel等辦公軟件，熟練使用檔案管理系統。但實際情況是，大多數檔案管理人員熟悉紙質檔案的管理規范標準，但掌握的計算機知識卻不夠，其綜合素質無法達到信息時代檔案工作的要求。受信息技術能力的限制，檔案管理人員在工作中難以保持高效工作狀態，無法發揮信息技術的優勢，阻礙了檔案信息化建設工作的推進。

2 信息時代檔案管理工作問題的解決對策

2.1 創新管理模式

針對信息時代檔案管理工作中遇到的問題，我們必須推動檔案管理模式創新以迎合時代發展的需要。為此，國家需要結合時代背景進一步完善檔案管理工作的相關法律法規，督促各單位加快檔案信息化建設，采用現代化技術手段開展檔案管理工作。以科學技術為支撐制定檔案管理制度，能加快檔案信息化建設，實現數據信息自動化管理，為檔案利用業務的開展提供高效服務。檔案管理人員應樹立服務意識，應從思想深處認識到當今信息時代檔案管理模式正在從以檔案實體為重心轉變為以檔案信息為重心。檔案部門應加快館藏資源的數字化進程，分清輕重緩急，使檔案資源得到拓展，同時加強檔案資源的整合和利用，將檔案管理的信息優勢充分發揮出來。

2.2 完善信息化標準

進行檔案信息化建設，應完善信息化標準，統一信息化管理規范，以確保檔案管理工作得到規范開展。在檔案數據采集、錄入、查閱、調用等方面，都應制定相應的標準，確保錄入計算機的檔案數據的真實性、可靠性，確保檔案管理工作能夠高效開展，也為檔案資源共享奠定基礎。在檔案管理系統軟件方面，應吸取經驗教訓，制定統一規范，確保各單位的檔案管理系統軟件相互之間能夠順利進行信息溝通和資源共享，同時滿足檔案管理工作的服務領域擴張需求。

2.3 提高數據安全性

我們應采取一系列措施保證檔案數據的安全性、保密性，高質量建設檔案信息網。

單位的網絡管理部門（或請外包公司）應落實安全保護技術措施，充分利用網絡安全保護技術，如VLAN、防火墻、防病毒網關、VPN、數據加密、網絡隔離等技術，保證網絡資源的安全和穩定。

應使用光盤、移動硬盤、數據庫、異地備份等多種工具、方式存儲電子檔案，防止信息丟失。每兩年抽檢一次電子檔案，抽檢率不低于40%，如發現問題，應及時采取措施加以補救。在使用過程中，我們應做好保護工作。將單張光盤裝盒或放入光盤冊，避免擠壓；盡可能將DVD光盤垂直于水平面放置；將光盤置于干燥、陰涼的地方，遠離強磁場、強熱源、有害氣體；環境溫度控制在17℃—20℃，相對濕度控制在35%—45%；對于需要進行標識的盤片，最好不要直接用油性筆在上面書寫，可以在光盤盒上對光盤進行標識；當光盤臟了的時候，要用柔軟的布（最好是鏡頭紙）由里向外呈放射狀擦拭。

加強宣傳教育，提高檔案管理人員的安全意識，促使檔案管理人員在工作中加強風險隱患排查，根據系統提示更新殺毒軟件，定期殺毒，防禍于未然，從而保證檔案管理系統和檔案信息網的安全。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質

推進檔案信息化建設，離不開人才。為滿足信息時代檔案管理工作的需要，必須通過各種方式、途徑提高檔案管理人員的綜合素質，推動檔案領域人才體系的建設。

針對檔案管理人員的現狀，應實施統一培訓，通過定期開展培訓提高檔案管理人員的專業技能水平，確保每位檔案管理人員都能熟練使用信息技術完成檔案數據的錄入、查閱等工作。工作中發現很多檔案管理人員愿意參加培訓，但企業領導卻以經費問題為借口不讓檔案管理人員參加脫產培訓。各省市檔案局作為政府的職能部門，主管行政區域內的檔案事業，對行政區域內的機關、企事業單位的檔案工作實行監督和指導，應切實擔負起督促各單位讓其員工參加脫產檔案培訓的職責。在培訓方面，江蘇省檔案局做得很好，開通了檔案遠程教育平臺，讓全國各地的檔案管理人員都能登錄平臺學習。其它省市檔案局應該效仿江蘇省檔案局的做法，開通檔案遠程教育平臺，讓每一位想學習的檔案管理人員都能如愿以償地學習。

同時，應加強對檔案管理人員的考核，考核檔案管理、計算機系統、檔案管理系統等方面的知識。通過考核，督促檔案管理人員加強學習，提高業務能力，從而成為信息時代所需要的檔案管理人才。

此外，通過校企合作培養人才，實現檔案管理工作儲備人才的培養，增加新鮮血液，擴大檔案管理工作的人才來源，持續推動檔案信息化建設。

3 結束語

通過分析，我們可以發現，在信息時代開展檔案管理工作，必須順應時代發展需求創新管理模式，完善信息化標準，同時做好數據的安全管理工作，提高檔案管理人員的綜合素質，如此才能真正提高工作效率，實現檔案資源的高效利用，挖掘出檔案中蘊藏的寶貴財富，促進科技和生產的發展，形成良性循環，最終推動檔案事業邁向更高水平。