傳統紙質檔案升級為現代電子檔案必要性的分析

陳俏俏

摘 要：傳統的紙質版檔案是見證項目建設過程的重要憑證，有著唯一不可替代性，但紙質版的弊端也日益凸顯，利用現代的電子檔案搭建的平臺既可以延續紙質版檔案的優點，同時也可以改良傳統的弊端。

關鍵詞：電子檔案；全生命周期；云平臺

檔案是工程建設項目重要的技術資料，真實的記錄了施工的全過程，反映了施工過程的內在質量，尤其是對于建成后不易檢測的分項工程，檔案更具有唯一的、不可替代的重要價值，檔案的質量就是工程質量的體現。但目前傳統檔案管理還存在一些弊端：未實現與施工過程的同步，存在后期補檔案的現象，不能保證檔案的真實性和可追溯性；檔案多為紙質版，建檔困難，分類保存占用很大空間，且查詢不便捷；紙質版檔案不利于現場的數據采集和存儲。

1 紙質檔案向電子檔案升級

針對傳統檔案歸檔不及時和紙質版歸檔的不便性，目前部門企業提出了“全數字化移交、全智能化運營、全生命周期管理”的智慧工程建設規劃，即：檔案由分散、紙質向集中、數字化轉變；風險管控模式由被動向主動轉變；運行管理由人為主導向系統智能轉變；資源調配由局部優化向整體優化轉變；信息系統由孤立分散向集中集成轉變。實現了檔案與施工過程同步生成，如實反映施工全過程，保證檔案的及時性、準確性、真實性和可追溯性。實現檔案電子化歸檔和移交，逐步取消紙質版歸檔方式。

2 電子檔案建立[1]

電子檔案的范圍主要包括項目前期、建設階段和驗收階段的資料。其中，前期資料主要包括可行性研究、初步設計、招投標、物資采購等；建設階段資料主要包括施工、監理、檢測等參建單位相關資料；竣工驗收階段資料主要包括竣工驗收報告書、核查資料、工程總結等。而三者中，項目前期資料、驗收階段資料主要為非結構化數據，一般采取原件掃描形式完成電子化歸檔。因此，建設階段資料是電子檔案建立的主要和重點工作。針對電子檔案的建立，可以按以下原則建立：

1）避免重復錄入：提前梳理資料數據之間的關聯關系，滿足數據“一次錄入，多次復用”的需求，表單樣式變化，不影響數據使用。

2）信息分類處理：利用“元數據”理念，將施工、檢測、監理等單位等需要采集與核查的信息進行分類和結構化處理，通過將信息采集與核查的項目固化在數據采集終端，減輕數據采集的工作負擔，提高信息采集與核查的效率。

目前采集的數據一般分為兩類，一類為與資料表單相關聯的數據，采集后直接關聯到資料表單，生成電子化的檔案，經相關單位簽字后，進入全生命周期系統；另一類為施工過程數據，采集后經監理/業主審核后，按照項目劃分規則，在全生命周期數據庫內以目錄樹的形式儲存。

3）降低采集強度：目前數據采集分自動采集和人工采集。對于自動化程度高的（如自動焊接、數字化檢測等）可實現自動數據采集，既可以避免人為因素的影響，又節省采集人員時間和精力。對于不能進行自動采集的數據，進行人工采集。原則就是：能自動采集不人工采集、能自動引用不再次錄入、能自動選擇不手工填寫、能自動生成不人工操作。

同時，按照施工工序或專業，依據資料表單、施工記錄、工藝規程、標準規范、數據采集規定等要求，反推和整合現場需采集的數據表單，避免重復到現場多次采集。

4）簡化生成過程：利用移動終端/電腦端填報數據，通過電子簽審和固化審批流程，利用信息化手段將各工序、專業的現場采集數據表單隨時上傳到管理軟件，并根據資料要求和施工過程再現的要求，將相關數據、資料表單與軟件相關模塊進行關聯。

5）共享電子檔案：生成電子檔案后，按照資料表單格式內簽字要求，通過電子簽章技術，實現施工、檢測、監理、建設等相關單位之間的相互推送，滿足電子檔案與施工過程的同步生成。

6）電子檔案移交：形成電子檔案后，按照項目劃分規則，在全生命周期數據庫內以目錄樹形式歸檔和組卷，經相關單位審查、驗收后，采取在線或離線兩種方式移交國家綜合檔案館、地方檔案部門和集團公司檔案室。

3 電子檔案應用[2]

電子檔案的應用，主要體現在數字化云平臺。作為項目建設的支撐平臺，云平臺滿足設計單位與建設單位的異地協同設計、審查的需求，提高效率，及時向數據庫移交數據。現階段正處于傳統檔案與電子檔案升級的轉型期，部分企業可能還無法及時搭建數字化平臺。針對此類問題，可以實行檔案電子化與傳統管理方式“并軌運行”，即實施檔案電子化的同時，按要求編制、整理紙版資料，保證項目資料的正常移交。

在電子檔案的數字化平臺中，既保證了便捷性，也保留著紙質版檔案的唯一性。普通電子文件容易被篡改，但在數字化平臺中可以使用可靠電子簽名的電子文件，其內容和形式的任何改動能夠被發現并鑒定。在平臺中，經評審通過的施工表單，通過定制、采集、審核、自動生成等功能開發，固化和集成到平臺中，數據采集終端提供了數據現場采集和審核的途徑，推送簽完字后數據無法修改，同步至周期數據庫內。電子檔案系統直接連接電子認證平臺，在線驗證數字證書的合法性和有效性，保障電子簽名的不可抵賴性和可追溯性。

電子檔案的錄入也比傳統的紙質版錄入更加方便。以工程建設的施工過程為例，依托電子檔案的數字化平臺，可以利用信息化手段對現場進行有效管控，比如通過掃碼實現施工過程數據的智能采集：采用二維碼技術封裝人員信息，通過終端設備掃描證件后，準確識別現場人員基本資料、崗位職責、資質證件等信息，強化合規性管理；對施工設備進行改造，實現影響焊接、防腐、無損檢測等重要參數的實時采集，并利用二維碼、電子標簽技術將實時采集的過程數據與通過移動終端采集的結果數據、管理數據進行集成；使用移動數據采集終端進行焊口編號登記，先掃描鋼管的二維碼，按照焊口編號生成規則，生成焊口編號二維碼并打印焊口二維碼標簽。后續與之相關的各工序作業時，通過掃碼自動獲取焊口標識，并將數據有效的關聯起來，滿足電子化數據采集需要。

在電子檔案的在一次錄入后，可以便捷的多次調用。在企業建立電子檔案后，在電腦端將數據按照標準格式生成表單，點擊導出就可完成下載。平臺還開發檔案管理的功能：按照檔案的移交要求歸檔、組卷。以工程建設的竣工驗收為例：無損檢測竣工檔案以檢測報告、射線底片和檢測數據為主，通過射線底片掃描應用和檢測表格研發，在電腦端一鍵生成竣工檔案，能夠實現無損檢測的電子化交付。

目前電子檔案正處于起步階段，在開發平臺中仍可能存在很多問題，比如在軟件開發時，未考慮電子文件的歸檔工作問題：在歸檔過程中，存在不經手工簽名，直接打印相關負責人員名字的文件歸檔成為檔案的問題。目前只能按檔案現行管理文件的要求，暫時采用系統審核流程產生的電子文件打印，補手簽后進行歸檔的方式，但此方式仍欠規范，并不是直接形成的歷史記錄，而是電子文件的復印件，與檔案法 “檔案是直接產生的歷史記錄”的定義相悖。補簽時間的滯后、工程項目管理人員的流動在給補簽增加難度的同時，還存在著簽名真實性的隱患，假簽名現象時有發，不僅損害了檔案的嚴肅性，同時嚴重降低項目管理效率，增加管理成本。

參考文獻

[1]劉念，唐一鴻，李名選.基于電子檔號章的檔案安全保障系統研究與實現[J].檔案學研究，2016（2）：115-117.

[2]劉啟元，葉鷹.文獻題錄信息挖掘技術方法及其軟件SATI的實現--以中外圖書情報學為例[J].信息資源管理學報，2012（1）：50-58.