高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

□梁 靜

近年來(lái)，在我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的作用下，我國(guó)科研技術(shù)水平不斷提升，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)更是展現(xiàn)出了良好的變革式發(fā)展態(tài)勢(shì)。尤其是各種計(jì)算機(jī)管理軟件的開(kāi)發(fā)、升級(jí)和利用，對(duì)人們以往的生活、工作、學(xué)習(xí)方式方法產(chǎn)生了變革式的影響。而高校基于自身作為高等教育部門(mén)的特殊性，對(duì)于先進(jìn)技術(shù)、知識(shí)信息、專(zhuān)業(yè)人才等各類(lèi)優(yōu)質(zhì)資源有著很好的聚集作用，并且通過(guò)對(duì)這些資源優(yōu)勢(shì)效用的充分發(fā)揮能夠充分提升高校信息化檔案建設(shè)實(shí)力水平，使高校能夠在全國(guó)的檔案現(xiàn)代化建設(shè)方面發(fā)揮出良好的示范、帶頭作用。總體來(lái)講，加快高校檔案管理信息化建設(shè)，不僅是高校積極順應(yīng)當(dāng)今信息時(shí)代社會(huì)發(fā)展的必然選擇，更是當(dāng)下檔案管理部門(mén)對(duì)于高校檔案管理創(chuàng)新改革的客觀要求。基于此，作為一名普通的高校檔案管理工作人員，有必要從自身檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，來(lái)結(jié)合信息時(shí)代特點(diǎn)，對(duì)高校未來(lái)信息化檔案工作的實(shí)現(xiàn)探尋出一條更好的發(fā)展道路，為我國(guó)檔案工作的新發(fā)展貢獻(xiàn)上自身的一份力量。

一、現(xiàn)代檔案管理概述

現(xiàn)代化檔案管理是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持作用下，逐漸發(fā)展而來(lái)的。在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的輔助下，具有功能多元化、信息多樣化、使用便捷化等一系列鮮明的信息時(shí)代特點(diǎn)。現(xiàn)代檔案管理倡導(dǎo)借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念、方式方法、模式進(jìn)行革新，以促進(jìn)檔案管理以及檔案信息儲(chǔ)存的信息化、虛擬化、無(wú)紙化、動(dòng)態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化，是一種符合當(dāng)今信息社會(huì)發(fā)展潮流的專(zhuān)業(yè)化的檔案管理手段。現(xiàn)代化檔案管理能夠依據(jù)不同單位的需要，來(lái)對(duì)檔案的種類(lèi)、層次等進(jìn)行統(tǒng)一劃分和保管存檔，并在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大數(shù)據(jù)分析的作用下，來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行文字、圖片等信息的提取和輸送，極大地便利了檔案管理流程。

隨著當(dāng)今高校教育事業(yè)的不斷推進(jìn)，高校不僅憑借自身在人才儲(chǔ)備、科學(xué)研究、文化創(chuàng)新等方面的特殊優(yōu)勢(shì)，逐步開(kāi)展并實(shí)現(xiàn)了教育信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展，在與之配套的高校檔案管理方面也開(kāi)始朝著信息化發(fā)展方向邁進(jìn)。尤其是高校對(duì)于自身信息化環(huán)境的構(gòu)建，更是極大地促進(jìn)了新型檔案管理計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校中的引入，檔案信息存儲(chǔ)技術(shù)的引入彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料不易保存的缺點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化信息存儲(chǔ)，有益于檔案的長(zhǎng)久保存；大數(shù)據(jù)信息智能處理技術(shù)的引入將信息采集、處理、分析、存儲(chǔ)、使用等流程融為一體，極大地提升了高校檔案管理效率。

二、高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

(一)資源設(shè)施投入不足。盡管?chē)?guó)家檔案管理部門(mén)對(duì)于高校檔案信息化建設(shè)工作一再?gòu)?qiáng)調(diào)，且高校的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于建設(shè)檔案信息化工作的重要意義有了一個(gè)相對(duì)全面的認(rèn)識(shí)。但個(gè)別高校受自身辦學(xué)能力的限制，在有限的教學(xué)管理資源與巨大的教學(xué)科研任務(wù)矛盾日益突出的情況下，只能夠?qū)n案信息化建設(shè)工作暫緩放在工作計(jì)劃、口頭層面，而將全部精力放在對(duì)于各專(zhuān)業(yè)教學(xué)科研活動(dòng)的實(shí)施上，從而使得高校的信息化檔案構(gòu)建工作在缺乏充足資金保障的情況下，無(wú)法對(duì)各類(lèi)現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，導(dǎo)致高校檔案信息建設(shè)工作的不足，使其無(wú)法為日益發(fā)展的高校現(xiàn)代化教育事業(yè)發(fā)揮出應(yīng)用的教育科研信息輔助作用。

(二)人才素質(zhì)水平不高。在以往很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，高校受傳統(tǒng)辦學(xué)思想的限制，導(dǎo)致很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)檔案工作都處于被高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)所忽略的位置。由此也造成了高校檔案管理人員配置工作的不足，如將檔案管理看作是“閑職”，選調(diào)年事較高的教師來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，亦或是讓管理專(zhuān)業(yè)的學(xué)生輪流到學(xué)校的檔案管理部門(mén)進(jìn)行值日，并全權(quán)負(fù)責(zé)當(dāng)天的圖書(shū)借閱、檔案歸檔等一系列工作。但現(xiàn)實(shí)情況是，這些臨時(shí)配置人員要么缺乏豐富的檔案管理知識(shí)、專(zhuān)業(yè)化檔案管理技能，要么就是缺乏充足的強(qiáng)烈的工作責(zé)任感。這對(duì)于高校檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展而言構(gòu)成了極大的阻礙作用，使得高校所建成的檔案信息化系統(tǒng)存在利用不足的情況，導(dǎo)致檔案信息化作用無(wú)法得到充分發(fā)揮。

三、高校檔案信息化建設(shè)策略

(一)提升認(rèn)識(shí)。目前大多數(shù)高校已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了檔案信息化建設(shè)工作的重要意義，并將其正式納入到了高校現(xiàn)階段主要工作任務(wù)中來(lái)。但結(jié)合對(duì)上述問(wèn)題的探究，可以得出對(duì)檔案信息化建設(shè)工作作用、功能、內(nèi)涵等認(rèn)識(shí)的不足和不深刻，仍然是導(dǎo)致這一系列問(wèn)題產(chǎn)生的根本性原因。為此，對(duì)于新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)工作而言，要繼續(xù)倡導(dǎo)高校各級(jí)管理者加大對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視，真正從檔案對(duì)于高校教學(xué)工作智庫(kù)作用的發(fā)揮、對(duì)于發(fā)展規(guī)劃制定參考價(jià)值的發(fā)揮的角度出發(fā)來(lái)重視檔案改革工作，使高校各級(jí)管理人員真正從思想上認(rèn)識(shí)到高校檔案部門(mén)與科研、行政、教學(xué)部門(mén)一樣，同屬于高校管理體系中不可或缺的一個(gè)重要組成部分。與此同時(shí)，更要與學(xué)校上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)直接牽頭，組織現(xiàn)有檔案管理人員開(kāi)展新時(shí)期檔案管理學(xué)習(xí)、調(diào)研、參觀等工作，以此來(lái)在全校范圍內(nèi)提起人們對(duì)于檔案工作的重視程度，改變?nèi)藗儗?duì)檔案管理不關(guān)心、不了解、不重視的消極工作態(tài)度，為高校檔案信息化的實(shí)現(xiàn)構(gòu)建良好的基礎(chǔ)性思想保障。

(二)加大資源投入力度。充足的資源保障是促使高校檔案信息化建設(shè)事業(yè)得以朝著良好方向發(fā)展的基礎(chǔ)性保障。為此，要繼續(xù)加大對(duì)于高校檔案信息化投入的力度。第一，建立轉(zhuǎn)型基金，加大資金投入。高校要通過(guò)對(duì)本校現(xiàn)有教育管理資金的合理調(diào)配來(lái)結(jié)合目前本校的檔案信息化建設(shè)工作需要調(diào)配出一定的資金用于支持本校的檔案信息化工作，并要在政府教育部門(mén)、檔案管理部門(mén)的協(xié)調(diào)作用下，為高校的檔案信息化建設(shè)從社會(huì)中引入多方資金支持，以此來(lái)彌補(bǔ)本校教育管理資金不足的缺陷。第二，高校要加大對(duì)于信息化檔案建設(shè)工作的硬件環(huán)境設(shè)備投入，不僅要對(duì)檔案管理室中的計(jì)算機(jī)、寬帶等設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新和維護(hù)，更要結(jié)合實(shí)際需要添置掃描儀、光盤(pán)刻錄儀、縮微閱讀機(jī)、多媒體等先進(jìn)檔案管理設(shè)備。在技術(shù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)的共同作用下加大對(duì)于校園檔案在線管理系統(tǒng)、軟件的開(kāi)發(fā)，通過(guò)自主研發(fā)來(lái)在一定程度上幫助高校節(jié)約先進(jìn)信息化檔案管理技術(shù)引進(jìn)所消耗的資金成本。第二，要加大人才保障，結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn)，建立科學(xué)的專(zhuān)業(yè)檔案管理人才引進(jìn)機(jī)制，使更多的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員能夠參與到本校的檔案信息化建設(shè)工作中來(lái)，切實(shí)提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。

(三)擴(kuò)大信息化覆蓋面。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性的工作，囊括了檔案收集、整理、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)。為此，一方面，要實(shí)現(xiàn)檔案收集的信息化建設(shè)。在進(jìn)行檔案收集工作的過(guò)程中，加強(qiáng)信息化的建設(shè)進(jìn)程，不僅要求高校加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，使得學(xué)生在入學(xué)之前，或者是在高校中進(jìn)行學(xué)習(xí)的過(guò)程中，能夠利用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，同時(shí)結(jié)合各種相關(guān)的終端設(shè)備，建設(shè)檔案信息化的收集平臺(tái)，從而能夠進(jìn)一步提高檔案收集的效率。同時(shí)，還要在進(jìn)行信息收集和錄入的過(guò)程中，確保信息錄入終端的正常運(yùn)行，從而能夠準(zhǔn)確地過(guò)濾掉錯(cuò)誤信息，確保檔案錄入信息的準(zhǔn)確性、完整性；另一方面，優(yōu)化檔案信息利用。在現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的作用下，對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類(lèi)，然后打上對(duì)應(yīng)的標(biāo)簽，能夠?yàn)榻處熀蛯W(xué)生提供良好的信息檢索服務(wù)。同時(shí)，對(duì)其中部分重要的信息進(jìn)行挖掘、備份和保護(hù)這些重要的數(shù)據(jù)。此外，在對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，不僅可以建立文字的檔案，而且還可以建立聲音、圖片等其他形式，從而能夠更加全面地對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行記錄，能夠保存數(shù)量更多的相關(guān)檔案。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，通過(guò)上述分析，對(duì)構(gòu)建高校檔案信息化的重要意義有了一個(gè)更為深刻的了解。在今后的工作中，要在對(duì)以往工作經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、成果等進(jìn)行不斷總結(jié)的基礎(chǔ)上，堅(jiān)定改革的決心，實(shí)事求是，砥礪前行，在政府檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下，全面推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)工作，早日實(shí)現(xiàn)廣大師生對(duì)于高校檔案管理信息化的殷切期盼。