勘察設計企業應收賬款管理優化策略研究

●汪玉強

（作者單位：中鐵大橋勘測設計院集團有限公司）

伴隨著我國經濟建設步伐的日益加快，基礎設施建設得以快速發展，勘察設計企業緊跟時代發展步伐，順應形勢完成了自身的市場化轉變，逐步實現業務轉型升級。與此同時，勘察設計企業快速發展的步伐與自身管理水平相對滯后的矛盾日漸凸現出來，加之目前我國市場體制不健全，社會信用體系不完善，經濟下行壓力增大，市場競爭日趨激烈，導致企業應收賬款不斷增加。應收賬款增加是勘察設計企業參與市場競爭無法規避的，但如果占資過大，就會影響企業正常經營活動的現金流平衡，降低資產變現能力，造成流動資金短缺，導致財務狀況惡化。因此，如何在激烈的市場競爭中謀求企業健康、持續地發展，應收賬款管理也就成為勘察設計企業加強企業管理的一項重要內容。

一、勘察設計企業應收賬款特征

勘察設計企業作為技術密集型、智力密集型的生產性服務企業，在工程建設領域有著重要的引領和主導作用，為工程建設提供全過程、全方位的服務。勘察設計企業提供給客戶的產品表現為技術方案成果，而非實物資產，這種成果是針對客戶需求量身定做的專項方案，一般不能轉讓。涉獵行業及專業多，伴隨著勘察設計行業市場化發展進程不斷推進，勘察設計企業既從事鐵路、公路、市政、規劃、建筑等行業，又開展建設項目可行性研究、咨詢、勘察設計、工程管理及監理、工程總承包等專業業務，使得勘察設計企業項目管理鏈延長、管理難度增大。項目周期長，制約因素多，從勘察設計企業業務范圍可看出，其執行的項目伴隨著整個建設項目投資周期，加之建設項目受國家政策、市場環境及業主經營狀況的影響，都會造成勘察設計依托的項目出現較大的變化。因此，勘察設計企業與其他行業企業相比，應收賬款具有顯著的行業特性。

（一）業務專有性強，議價能力弱，導致應收賬款催收手段不力

勘察設計企業提供給客戶的產品表現為技術方案資料，是一種智力成果，而非實物資產。這種成果是針對客戶需求量身定做的，具有專有性，一般不能轉銷給其他客戶。與實物資產相比，這種成果對于客戶而言，其真實的成本及價值難以衡量，客戶獲取這些成果是國家法律法規強制要求的，并非真正重視這些成果。另外，這些成果也不能像實物資產一樣可以進行后期的抵押、拍賣，因而導致勘察設計企業對客戶的依存度高，一旦出現客戶資金支付能力不足等不利于應收賬款管理的狀況，勘察設計企業難以采取實用有效的催收手段，導致其議價能力弱，處于被動的劣勢地位。

（二）項目周期較長，影響因素多，導致應收賬款成因復雜

勘察設計項目一般伴隨整個項目的建設周期，時間跨度長，正是由于項目周期較長，且作為建筑市場的第一環節，所以在建設過程中會隨時發生施工方案變更等。另外，部分項目還會因國家政策、市場環境、客戶經營戰略等變化造成項目停滯、擱淺，尤其是在設計咨詢階段，客戶主要負責人的喜好、專業評委意見都會導致項目實施方案隨時變化，使得勘察設計企業應收賬款形成原因呈現多樣化、復雜化的現象。

（三）項目數量多、金額小，導致應收賬款管理難度增大

勘察設計企業承攬的項目繁多，大的合同額高至上億元，小的低至幾萬元，每個項目從合同談判到收取款項，均需專人負責。由于勘察設計企業人員有限，往往一人身兼數個項目的管理工作，加之項目人員調動、交接不規范，后續服務不穩定，增大了應收賬款管理難度，管理成本也隨之升高。

（四）成本結構特殊，長期不重視財務管理，導致應收賬款管理意識不強

勘察設計企業作為知識、智力、技術密集型服務企業，提供給客戶的產品是一種智力成果，體現為人力成本。與施工企業等其他行業相比，人力成本占總成本比重較高，成本彈性較大，易于控制。加之企業一般不開展投融資業務，導致財務部門發揮作用的空間受限，財務工作不受管理層重視，財務管理內控制度也不健全，應收賬款管理意識不強，催收工作隨之受到影響。

二、勘察設計企業應收賬款管理存在的問題及成因

應收賬款的產生是市場經濟發展到一定階段的產物，是伴隨著買方市場和社會化大生產出現而出現的。勘察設計企業在借助賒銷來擴大生產規模、增強競爭力的同時，應收賬款總額隨之不斷攀升，使得經營性現金流被大量擠占，影響企業資金周轉。另外，逾期應收賬款日漸高企，導致壞賬損失增加，降低了企業的資產質量。如何在生產規模擴張的同時避免壞賬損失，就越來越受到勘察設計企業的高度重視。但在實際工作中，由于受市場經濟體制不健全、市場競爭日益激烈以及企業重業務而忽視應收賬款管理等因素的制約，勘察設計企業應收賬款管理工作存在諸多不足之處，主要表現在以下幾個方面。

（一）建設單位項目報批不規范

根據我國現階段工程建設管理流程來看，項目建設一般分為四個階段：項目主管單位審核及批準、建設單位發包、勘察設計施工發包、建設單位竣工驗收。這四項流程構成一條前后銜接的完整鏈條，其中任何一個環節出現問題，都可能造成項目款項的拖欠。政府相關部門對建設項目審批，既包括各種技術經濟指標的評估，也包括對項目的投資計劃的審查，一旦出現對項目總投資和設計總方案審查不嚴格不準確的現象，就可能產生“釣魚工程”和投資不到位的工程項目。另外，部分建設單位為促進項目盡快落地，在無法籌集到足夠資金的情況下仍然大膽且盲目地組織承建企業進場開展工作，進而產生拖欠工程款的現象。有的建設單位甚至利用買方市場的優勢地位，收取現金履約保證金，搞墊支勘察設計、墊支施工，故意拖欠工程款。

（二）缺乏信用管理制度，忽視客戶征信調查

勘察設計企業項目多且分散，加之合同金額小，人員緊張，因此建立健全信用管理制度有利于后期應收賬款的管理。目前，勘察設計企業普遍未在制度、組織架構和措施層面建立完善的風險控制機制，導致在收集客戶信息時沒有具體的參照標準，缺乏統一、完整的客戶信息系統，信息收集隨意化，無法對客戶進行客觀地信用評價。此外，在面臨僧多粥少、競爭日趨激勵的市場環境，企業為進一步占領市場份額，較容易在項目招標時盲目追求賬面業績，對客戶資產狀況、銀行信用及經濟能力等資信情況調查不足，甚至采取敷衍態度，使得勘察設計企業缺乏對客戶信用的了解，增大了后期收款的難度。

（三）合同缺陷多，違約責任不明

在當下合同信用缺失的市場環境下，企業普遍缺乏契約精神，而部分勘察設計企業卻又重視雙方達成的口頭約定，忽視合同管理，意識不到合同對應收賬款管理的重要性，財務部門也不參與合同會簽，難以融入項目全過程管理，導致后期收款陷入被動。由于勘察設計行業整體供過于求，為了承攬更多業務，企業一味迎合客戶的不合理要求，被動接受客戶的各種苛刻條件，簽訂不利于自身利益的合同條款，尤其是結算方式、履約擔保、違約責任等條款，捆綁因素較多，導致在竣工驗收收取尾款時常常因為部分合同條款制約致使尾款長達數年無法收回。另外，當項目出現質量問題或客戶需要技術服務時，勘察設計企業未能按照合同約定及時為客戶解決問題，影響客戶的正常工作，這也為客戶拖欠款項提供了借口。

（四）應收賬款內部管理機制不規范

勘察設計企業應收賬款管理意識普遍薄弱，重業務輕收款，往往認為有市場有項目企業就能生存，收款是以后的事，為了提升業績，盲目地采用寬松的信用政策爭奪項目，只追求賬面上的收入和利潤，而忽視應收賬款內控管理要求。一是內部監管不到位，財務部門僅負責應收賬款的基礎核算工作，未定期與客戶進行對賬工作，沒有參與應收賬款的全過程管理工作。雖然設有內審部門，但風險監督控制滯后，往往在應收賬款出現逾期損失后才要求整改，沒有發揮事前預防作用。二是內部溝通不暢，勘察設計企業內部基本上是自上而下的溝通，缺乏由下而上的反饋機制，縱向溝通不暢。部門之間的橫向溝通也不順暢，導致信息無法及時共享，出現問題均由部門負責人協調處理，效率低下，不利于開展應收賬款管理工作。三是信息跟蹤和更新不及時，許多勘察設計企業沒有建立項目信息管理平臺，缺少一套簡單易懂、操作簡便的管理流程，應收賬款管理臺賬仍然使用電子表格進行統計，無法及時更新項目合同變更、結算方式變化、客戶主要信息或聯絡人變化等輔助信息。四是沒有建立完善的責任體系，營銷部門、生產部門及財務部門等職責不清，責任人及執行人配備不到位。沒有配備專人負責對每月的應收賬款情況進行跟蹤，也未做到對每個項目實施情況進行研究分析，導致很多應收賬款變成了壞賬。五是缺乏有效的催收手段，對于逾期的應收賬款和申請壞賬處理沒有明確的規定，對導致壞賬出現的責任部門及責任人也未進行適當的處罰，使得營銷部門及生產部門對回收難度較大的應收賬款輕易產生申請壞賬的想法，財務部門被動接受壞賬申請。此外，對于逾期應收賬款羞于采用法律手段解決，形成呆賬、壞賬。

（五）業績考核機制不當

在當前市場競爭日趨激烈的形勢下，勘察設計企業為了求生存、謀發展，往往以放寬信用政策為手段承攬任務，重經營輕風險，忽視應收賬款占用資金的機會成本。在設置考核指標時，主要考核規模指標和效益指標，未把收款指標與績效考核銜接起來，即使考慮了收款指標，也僅僅考核年度收款總額指標，未真正將每個項目的收款指標與績效對應起來，導致生產部門和營銷部門只挑選好收款的項目進行催收，不好收款的項目能拖就拖，使得項目款項總有“尾巴”存在，形成越催收，應收賬款余額越大的尷尬局面。

三、勘察設計企業應收賬款管理應對策略

在勘察設計企業生產經營過程中，應收賬款管理是極其重要的組成部分。在市場經濟環境下，勘察設計企業應收賬款的產生以及管理所采取的管控措施，對企業的經營成果具有重要的影響。除了宏觀經濟及行業發展狀況的影響之外，勘察設計企業應收賬款的質量其實很大一部分取決于企業應收賬款管理水平。針對勘察設計企業應收賬款管理中存在的問題，本文結合勘察設計企業應收賬款管理實際情況，就如何加強勘察設計企業應收賬款管理提出以下建議和措施，以改善勘察設計企業應收賬款管理，減少應收賬款存量，降低壞賬損失，加快資金周轉，提升競爭力，實現多贏目標。

（一）慎選建設單位和工程項目，強化風險源頭控制

項目是勘察設計企業運營的載體，應慎重選擇項目，從源頭控制應收賬款風險。當下的勘察設計市場格局已是買方市場，企業認為獲得市場份額就可產生利潤的傳統觀念，更易于形成應收賬款和壞賬。因此，勘察設計企業在招投標環節就應對客戶資信能力、經營能力、資金來源及到位情況、履約能力及是否具備簽訂合同的條件等進行充分調查，同時還應關注項目建設立項、規劃、土地及建設許可證等手續是否完備，然后組織相關部門對客戶進行綜合評價，以便選擇誠信、合法、履約能力強的客戶。另外，企業還應加大技術創新工作力度，培養大師級人才，以技術創新、人才優勢帶動項目的經營開發、以綜合實力帶動合同條款的規范公正，為后續收款提供有利條件。

（二）加強應收賬款事前管控

勘察設計企業只有將應收賬款數額控制在一個合理水平內，才能對企業產生積極的影響，從而促進企業健康發展。因此，為了避免應收賬款給企業帶來的不利影響，降低企業的盈利水平，勘察設計企業管理層應認真分析影響應收賬款的各個要素，制定一套適合本企業的風險管控制度，抓好應收賬款的事前控制環節，在承攬勘察設計任務時，就能夠依據政策要求規范賒銷行為，選擇優質的客戶，進而降低企業應收賬款管理風險。

1、建立信用管理體系。一是設置信用管理專職崗位。綜合考慮勘察設計企業生產規模、組織架構和人力資源因素，可在財務部門內設信用管理專職崗位，主要負責與營銷部門、生產部門溝通信息，組織專家團隊對項目進行信用和風險評估，建立客戶信息檔案，參與應收賬款管理全流程工作。二是構建信用評價指標體系，完善客戶信用信息檔案。信用指標體系主要包括經營環境、經營規模、經營能力及信用品質等，將客戶相關指標錄入專門的信用管理系統并及時更新，便于對不同類別的客戶進行綜合評估，為審批信用額度提供決策依據。三是建立健全授信額度審批制度。授信審批分為對外部客戶和對內部部門的審批，對外部客戶信用額度是以企業自身財務狀況和外部經營環境為依據確定總體對外信用規模，具體到每個客戶層面的信用額度，可根據信用等級逐一審批，但總額不得突破總體規模；對內部部門，根據各部門當年生產經營預算指標，以發票管理為抓手，確定各部門的信用額度，凡是發票已開具未收款的數額大于信用額度時，各部門不得再申請開具發票，達到約束各部門隨意開票、促使加快項目收款的目的。

2、強化合同管理。勘察設計業務專有性的特征決定企業應高度重視合同管理。一是設置專門的合同管理崗位，可與信用管理崗合二為一。按照不相容職務分離原則，合同管理應由財務部門統管，也有利于財務部門對合同的資金流動情況進行統一、集中管控。合同管理崗主要負責條款的修訂、審批、履約、變更等，并及時將信息錄入項目管理信息系統。所有業務均應簽訂合同，并經營銷部門、財務部門、法律部門、企業領導等審批后生效。二是規范合同內容。企業應在建設工程勘察設計合同條例規定的范本基礎上，組織生產部門、營銷部門、財務部門、法律部門等，結合各部門業務情況，編寫規范且符合企業利益的合同條款和內容，制定一個或數個標準的合同版本。在訂立合同時應與客戶充分溝通，明確結算時點及要件，抓住主要支付條件，避免無關的約束條件寫入合同。四是強化合同交底工作。合同管理人員應將合同事件的責任分解落實到生產部門、營銷部門和財務部門的相關責任人，提高相關人員的合同意識，確保合同履約有效落地。

（三）加強應收賬款過程管理

應收賬款的過程管控是指企業已經發生了賒銷業務，應收賬款已經形成，為保證應收賬款的及時足額收回而采取的一系列措施。主要通過建立健全應收賬款催收責任制度，明確各部門職責，加強對客戶情況變化及應收賬款的動態跟蹤與管理工作，監控應收賬款的回款情況和拖欠情況，強化逾期應收賬款管理，盡力避免壞賬產生。

1、加強流程管控，健全責任體系。勘察設計企業應堅持“誰經辦誰清收、誰審批誰負責”的應收賬款催收原則，優化完善項目信息管理平臺，建立應收賬款三級責任體系。一是以生產部門為主、營銷部門為輔建立第一層級責任人，生產部門的收款考核結果，也視同營銷部門收款考核完成情況。生產部門為應收賬款第一責任人，直接負責項目的款項催收工作，按月將項目參建人員情況、工作進展情況、工作量確認單或付款結算信息、客戶聯系人及本部門具體經辦人變更信息等，及時以書面形式報合同管理員，及時錄入系統。營銷部門為次級責任人，主要負責收集客戶信用、合同變更及客戶反饋信息等，及時以書面形式報合同管理員，便于更新信息。二是以財務部門、審計部門和法規部門為第二層級責任人。財務部門負責整個系統信息維護，及時更新系統信息，并根據系統數據整理、分析、匯總項目應收賬款信息，按月編制《應收賬款催收信息表》，詳細說明每個項目到賬情況及應收未收情況，并就存在的重大問題及時向企業領導匯報、向各部門反饋。審計及法規部門主要履行監督及服務職能。三是以企業領導為第三層級責任人，對應收賬款管理進行決策和協調項目管理事宜，同時，定期召開應收賬款管理專題會議，集中處理或協調應收賬款管理工作。

2、建立應收賬款對賬制度。對賬工作要堅持定時定點對賬原則，實務中很多呆賬、壞賬的產生，不完全是客戶故意拖欠，而是由于企業自身管理不善造成的。財務部門是應收賬款對賬的主責部門，在每年年末，對項目管理信息平臺的信息進行匯總、整理，編制應收賬款明細表，分送生產部門、營銷部門和相關領導，同時向客戶發放對賬函證，取得客戶簽章的有效對賬結果證明等，作為后期收賬的證據。如果對賬出現異議，及時查找原因并修正，確保賬目清晰。財務部門應及時將對賬結果向各生產部門和營銷部門反饋。

3、建立逾期應收賬款管理制度。勘察設計企業應完善逾期應收賬款管理制度，防范資金風險，保障企業利潤。一是建立應收賬款催收終身責任制，明確生產部門和營銷部門負責人對應收賬款負有終身催討的職責。二是建立應收賬款預警制度，將已完成履約義務的項目款項列為預警對象，告知項目相關責任人，提醒相關責任人及時與客戶進行溝通，了解客戶的動態，獲得客戶的最新支付能力，防止由于客戶經營情況產生大的波動而影響收款。三是要合理選擇催收方式，加大催收力度。對于暫時遇到經營困難且社會信譽度較高的客戶，給予一定的信用展期，盡量不給客戶造成負面影響；對于惡意拖欠或由于經營不善導致破產的客戶，應加大催討工作力度，必要時采取法律手段解決。四是防止訴訟時效過期。企業應按年編制逾期應收賬款監控表，對超過1年未付過款、也未對過賬的客戶，進行現場催收或向對方發放對賬函證，必要時在快遞單上注明對方欠款事項及金額，防止出現超過訴訟時效的現象。同時，要保存好催收記錄及客戶回復的書面資料，為后期采取法律手段提供證據。

4、建立內部監督管理制度。內部審計與監督是企業應收賬款得以完整實施的重要保證，勘察設計企業應將內部審計監督貫穿于應收賬款管理的全過程，把信用審批、部門履職情況、逾期應收賬款處置情況作為監督的重點。審計部門至少每年對應收賬款內控制度的執行情況進行評價，找出流程中的薄弱環節和存在問題，及時查漏補缺，做好預防工作，完善內部調控制度及流程。另外，強化應收賬款管理專項效能監察工作，對人為造成應收賬款逾期現象的，應追究相關人員責任。

（四）建立約束機制，完善績效考核機制

勘察設計企業應綜合業務指標建立約束機制并強化應收賬款風險管理的責任，既要考核生產部門及營銷部門收款完成情況，也要考核財務部門等履職情況。在考核收款完成情況時，既要考核年度總體收款數額，也要考核單個項目的款項回收情況，與生產部門和營銷部門年度績效掛鉤，與負責人年度薪酬掛鉤。在考核年度內，單個項目的應收賬款在1年以內的，不予扣減考核年度收款總額指標；超過1年不到2年（不含2年）的，按逾期應收賬款數額的50%扣減考核年度收款總額指標；超過2年的，按逾期應收賬款數額的100%扣減考核年度收款總額指標，直至將考核年度收款指標扣減至0，確保將應收賬款管理的責任落實到部門和個人。對于財務部門、審計部門及法律部門等的考核，主要側重考核基礎管理工作等履職情況，要確保考核結果與部門及個人績效真正掛鉤，從而激發員工參與應收賬款管理工作積極性，達到降低應收賬款風險的最終目的。

四、結語

綜上所述，近年來，隨著宏觀經濟發展環境的變化以及經濟增速的放緩，勘察設計企業應收賬款以更加嚴峻的形勢顯現，其增速甚至超過營業收入增幅，風險持續積累并不斷攀升。應收賬款在很大程度上反映了企業賬面利潤的真實性和可靠性，如果余額過大，則意味著企業盈余質量不高。因此，勘察設計企業應把應收賬款管理工作當做制度化、常態化工作來抓，防范和化解財務風險，確保企業健康持續穩定地發展。