產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案室管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

牛芳 濟(jì)南高新區(qū)齊魯軟件園發(fā)展中心

近年來(lái)隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和新經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域不斷增多，產(chǎn)業(yè)園數(shù)量明顯增多，產(chǎn)業(yè)園相關(guān)的檔案數(shù)量也隨之增加。在此背景下，產(chǎn)業(yè)園管委會(huì)逐漸開(kāi)始重視檔案的管理工作，產(chǎn)檔案室建設(shè)、檔案管理等工作都取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。尤其是在東部地區(qū)如上海自貿(mào)區(qū)、蘇州工業(yè)園區(qū)和天津?yàn)I海新區(qū)等運(yùn)行較為完善的產(chǎn)業(yè)園，檔案管理模式先進(jìn)、信息化水平高，給全國(guó)產(chǎn)業(yè)園的檔案管理工作都起到了很好的示范作用。但總的來(lái)說(shuō)，我國(guó)產(chǎn)業(yè)園檔案管理整體上仍處于起步中西部地區(qū)產(chǎn)業(yè)園檔案管理還較為滯后。對(duì)此，產(chǎn)業(yè)園和檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案這一原始憑證在產(chǎn)業(yè)園發(fā)展中起到的多元價(jià)值，探索出一條符合產(chǎn)業(yè)園發(fā)展、企業(yè)需求和檔案管理工作需要的道路。

一、產(chǎn)業(yè)園檔案室管理存在的問(wèn)題

(一)檔案管理意識(shí)不足

檔案真實(shí)反映了一個(gè)產(chǎn)業(yè)園從成立到發(fā)展壯大的方方面面，全面的體現(xiàn)了產(chǎn)業(yè)園在各個(gè)發(fā)展階段的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，具有很高的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。而在信息時(shí)代，檔案作為寶貴的信息資源，更凸顯出其重要性。但當(dāng)前產(chǎn)業(yè)園管理層還沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，檔案管理更多的還是在上級(jí)單位以及國(guó)家政策的要求下開(kāi)展，缺乏主動(dòng)性。第二點(diǎn)，檔案管理層在檔案管理上的思想也較為滯后，還普遍存在著“重保管輕利用”的思想，以檔案的保管為主，利用為輔，這也讓很多這珍貴的檔案資源沒(méi)有充分的發(fā)揮價(jià)值。第三點(diǎn)，產(chǎn)業(yè)園在檔案服務(wù)的開(kāi)發(fā)上也較為單一。大多數(shù)園區(qū)的檔案服務(wù)還局限于檔案的查詢和調(diào)閱，沒(méi)有根據(jù)產(chǎn)業(yè)園發(fā)展和企業(yè)的需求開(kāi)發(fā)多元化的檔案服務(wù)。

(二)檔案管理制度不健全

檔案管理制度是檔案管理工作有序開(kāi)展的基礎(chǔ)和保障，完善的檔案管理制度能夠指導(dǎo)檔案工作的健康發(fā)展，避免檔案管理中可能面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)。而滯后的檔案管理制度則會(huì)阻礙檔案管理工作的正常開(kāi)展，同時(shí)也不利于檔案管理流程的優(yōu)化和改革。當(dāng)前產(chǎn)業(yè)園在檔案管理制度方面主要存在以下問(wèn)題：一是制度建設(shè)較為滯后。我國(guó)檔案工作長(zhǎng)期處于封閉管理的狀態(tài)，較少的面向社會(huì)，很多檔案管理單位的管理制度還延續(xù)著十幾年前的制度，尤其是成立較早的產(chǎn)業(yè)園。這與當(dāng)前復(fù)雜的檔案環(huán)境產(chǎn)生落差，在現(xiàn)代化的檔案管理環(huán)境下，檔案管理模式、管理流程、收集方式、面臨的信息安全問(wèn)題都是前所未見(jiàn)的，只有不斷更新管理制度，才能使得制度與需求建立正向的關(guān)系，不斷推動(dòng)著檔案管理的健康發(fā)展。第二是制度的內(nèi)容不夠豐富。當(dāng)前由于檔案工作細(xì)分領(lǐng)域和服務(wù)方式的多元化，也要求了更多的相關(guān)制度內(nèi)容，細(xì)分領(lǐng)域制度的匱乏容易導(dǎo)致檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，難以形成體系。

(三)檔案信息化水平不高

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已成為檔案管理的必然要求和發(fā)展趨勢(shì)，各園區(qū)也開(kāi)始逐步開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，但總的來(lái)看信息化水平還不高，主要存在以下問(wèn)題：一是信息化建設(shè)不平衡，產(chǎn)業(yè)園檔案的利用率通常較高，而檔案利用與服務(wù)的開(kāi)發(fā)則需要協(xié)調(diào)多個(gè)部門的力量建立一套完善的服務(wù)和利用體系，這也就要求了信息化建設(shè)應(yīng)兼顧到多個(gè)層面。但當(dāng)前檔案管理部門檔案信息化建設(shè)還存在不平衡的問(wèn)題，影響到各個(gè)部門同步開(kāi)展檔案服務(wù)的開(kāi)發(fā)與檔案管理的創(chuàng)新；二是對(duì)系統(tǒng)功能的規(guī)劃不合理，普遍存在著系統(tǒng)功能過(guò)度的問(wèn)題。在進(jìn)行信息系統(tǒng)功能的規(guī)劃時(shí)，部分單位過(guò)于注重功能的大而全，在建設(shè)初期就將可操作性差和可行性低的功能嵌入到系統(tǒng)中，這不僅造成了資源的浪費(fèi)，也使得建設(shè)進(jìn)度拉長(zhǎng)。因此，在進(jìn)行管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃時(shí)，要充分考慮到產(chǎn)業(yè)園資源庫(kù)的現(xiàn)狀和技術(shù)可行性，制定出更符合實(shí)際的管理系統(tǒng)。

(四)檔案收集不全面

產(chǎn)業(yè)園主要由政府主導(dǎo)，因此檔案管理工作上通常較為注重文件材料的收集與保管，但對(duì)其他如聲像、影像和實(shí)物類的檔案的收集與保管就較為乎是。因此，產(chǎn)業(yè)園檔案管理工作普遍存在重視文件材料、輕專門檔案的問(wèn)題。但從產(chǎn)業(yè)園本身的特點(diǎn)和發(fā)展歷程來(lái)看，更能反映出產(chǎn)業(yè)園真實(shí)情況的恰恰是聲像檔案、實(shí)物檔案和科技檔案等。而這些檔案的缺乏就會(huì)給產(chǎn)業(yè)園的發(fā)展帶來(lái)很多問(wèn)題，如科技檔案的缺失就很容易影響到產(chǎn)業(yè)園區(qū)土地證和房產(chǎn)證等證件的辦理。因此，加強(qiáng)產(chǎn)業(yè)園檔案管理，還要注重檔案收集和全面性，力求將有價(jià)值的檔案資料都保存下來(lái)。

二、產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案室管理的對(duì)策

(一)提高檔案管理意識(shí)

提高管理意識(shí)要從兩個(gè)層面進(jìn)行提高：一是提高管理層的檔案管理意識(shí)。管理層在檔案管理中起到了主導(dǎo)作用。管理層必須加強(qiáng)對(duì)產(chǎn)業(yè)園檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)清現(xiàn)代化產(chǎn)業(yè)園運(yùn)作模式下對(duì)檔案管理工作的新要求，即時(shí)調(diào)整管理思路，從園區(qū)發(fā)展和檔案保管與利用的角度探索出檔案管理的新途徑，避免因過(guò)度保護(hù)而導(dǎo)致的檔案利用匱乏。此外，還要提高服務(wù)意識(shí)，真正的園區(qū)發(fā)展和企業(yè)需要的角度創(chuàng)新檔案服務(wù)方式；二是提高基層管理人員的檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，營(yíng)造檔案管理文化，通過(guò)主題講座、宣講會(huì)等多種多樣的宣傳活動(dòng)在園區(qū)內(nèi)營(yíng)造檔案文化氛圍，讓基層管理人員和其他部門的員工在日常的工作和生活中接受到檔案相關(guān)知識(shí)。

(二)完善檔案管理制度

產(chǎn)業(yè)園檔案管理制度的完善要在新的管理環(huán)境與產(chǎn)業(yè)園檔案業(yè)務(wù)多元這二者之間找到平衡點(diǎn)，力求制度的適應(yīng)性和指導(dǎo)性。對(duì)此，產(chǎn)業(yè)園檔案管理部門首先需要在現(xiàn)有管理制度的基礎(chǔ)上制定多層次的管理制度，形成從縱向到橫向、宏觀到微觀、集中到分散的檔案管理制度，保證產(chǎn)業(yè)園檔案管理工作的順利進(jìn)行。第二，即時(shí)更新制度內(nèi)容，隨著產(chǎn)業(yè)園區(qū)的不斷發(fā)展和檔案管理模式的改革，檔案管理面臨的問(wèn)題也不會(huì)不斷增多，如產(chǎn)業(yè)園科技檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題、企業(yè)信用檔案的權(quán)限問(wèn)題等等。對(duì)此相關(guān)管理部門應(yīng)及時(shí)學(xué)習(xí)最新的政策法規(guī)，對(duì)產(chǎn)業(yè)園運(yùn)作、檔案管理政策等問(wèn)題有著全面的了解，進(jìn)而保障產(chǎn)業(yè)園檔案管理的合規(guī)、合法。第三，細(xì)化制度建設(shè)工作，將制度建設(shè)工作按照各個(gè)知識(shí)領(lǐng)域和業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行細(xì)分，保障檔案管理制度能夠覆蓋到所有業(yè)務(wù)。

(三)提高信息化建設(shè)水平

針對(duì)產(chǎn)業(yè)園檔案信息化建設(shè)水平不高的問(wèn)題，首先應(yīng)著力推動(dòng)產(chǎn)業(yè)園內(nèi)部的信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，同時(shí)協(xié)調(diào)企業(yè)在檔案數(shù)字化、傳輸標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題上達(dá)成一致，共同檔案信息化建設(shè)的效率。同時(shí)，在進(jìn)行相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時(shí)，就要注重各部門之間的兼容性，保障設(shè)備和主體功能的相對(duì)統(tǒng)一，進(jìn)而讓每個(gè)部門都能夠較快的適應(yīng)信息化建設(shè)帶來(lái)的改變。第二，合理規(guī)劃?rùn)n案管理信息系統(tǒng)功能建設(shè)，運(yùn)用流程化思維和閉環(huán)思維。在搭建前對(duì)功能使用的需求進(jìn)行全面調(diào)研，充分了解產(chǎn)業(yè)園各部門和管轄企業(yè)的檔案管理需求，接著根據(jù)自身的技術(shù)水平、資金進(jìn)行管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃，定時(shí)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和更新，保證管理系統(tǒng)能夠始終滿足檔案管理的需求。

(四)做好重點(diǎn)內(nèi)容的采集工作

產(chǎn)業(yè)園檔案信息采集工作覆蓋面非常廣泛，在內(nèi)容方面應(yīng)重點(diǎn)考慮蠶產(chǎn)業(yè)園管理所針對(duì)的重點(diǎn)領(lǐng)域和特色。如互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)園、化工產(chǎn)業(yè)園、金融產(chǎn)業(yè)園等等。第二，注重收集的內(nèi)容的價(jià)值和質(zhì)量。當(dāng)前檔案收集的渠道不斷增多，互聯(lián)網(wǎng)中存放著海量的數(shù)據(jù)資源，但并不是所有信息都是有價(jià)值的，檔案收集應(yīng)優(yōu)先考慮有價(jià)值高質(zhì)量的信息資源，如數(shù)據(jù)分析報(bào)告、科研檔案等等。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案收集的標(biāo)注化與規(guī)范化，為后續(xù)檔案的整理、開(kāi)發(fā)和利用打下良好基礎(chǔ)。