做好醫院檔案管理模式改革工作的要點

李雪坤 萊陽市穴坊中心衛生院

隨著醫院的發展，醫院的業務活動越來越頻繁，檔案資料也不斷的豐富，傳統的人力管理模式已經不能適應醫院檔案管理的需要，尤其在這個大數據時代，醫院檔案資料的整合分析成為可能，醫院檔案管理模式改革已經成為必然。

一、檔案管理模式改革的含義

檔案管理模式改革的概念為，針對當前檔案管理技術的改革和優化，推行的一種檔案管理工作體系的變革，促使新建設的檔案管理體系能夠與當前的檔案管理工作有效契合[1]。對于醫院來說，醫院的運行和發展中總是產生大量的資料檔案，在陳舊的管理模式下，對醫院的日常運行產生了很大的負擔，影響來了醫院的工作效率，不利于醫院的長期發展，醫院必須從當前的檔案管理困境出發，尋找并抓住醫院檔案管理改革的要點，主動進行改進，不斷推進醫院的發展進步。

二、醫院檔案管理的困境要點

在過去的醫院檔案管理實踐中，醫院的檔案管理存在著意識、制度、工作人員等多方面的問題，嚴重降低了醫院的運行效率。

(一)對檔案管理的重視不足

醫院的檔案記錄著醫院的各項日常活動，尤其是病歷檔案，記錄著病人的癥狀、用藥、手術記錄，對于病人的進一步治療具有非常重要的參考意義，甚至對醫生來說，觀看分析大量的病歷記錄能夠幫助醫生更深入的了解某種疾病，促進醫生的醫學研究，醫院檔案在現實醫療實踐中是有著非常重要的意義的。然而，在醫院的現實情況中，醫院檔案的管理并不得到重視，管理人員管理混亂、檔案丟失非常常見。

(二)管理制度不健全

檔案管理制度是檔案管理的保障，只有規范的檔案管理制度，才能規范檔案的記錄、分類、留存、出借和歸還。在醫院檔案管理中，有些醫院沒有綜合性的檔案管理部門，人事檔案、病例、文書分屬于不同的部門保管，檔案管理是分裂的，沒有辦法形成綜合的可供分析的整體的信息檔案，甚至可能存在同樣的信息存放在各個不同部門，浪費醫院的檔案放置資源；還有就是，醫院的檔案管理沒有明確統一的制度，在這種情況下，檔案管理具有非常大的隨意性，很難追回查找；此外，面對緊急特殊情況，缺乏應對辦法。

(三)檔案管理人員缺乏專業性

檔案管理人員是檔案管理的實踐者，在檔案管理中有著不可取代的作用，然而，檔案管理工作在醫院是邊緣性的工作，長期得不到重視，造成了醫院在檔案管理方面人員緊缺的狀況。醫院中的檔案管理人員一般存在兩種問題，一是缺乏專業的檔案管理知識，對檔案管理沒有系統的認識，檔案只是粗略的分類放置，不夠細致，有些分類混亂甚至錯誤，查找困難；二是缺乏一定的醫學知識，在醫院的檔案管理中，不是所有的檔案都需要收入資料室，這就需要檔案管理人員能對此做出簡單的判斷，很多醫院檔案管理人員缺乏工作所需要的醫學知識，將所有的資料都歸檔，就造成了無用資料的堆積，嚴重浪費了醫院的資源，不利于醫院的長期發展。

(四)硬件和軟件設施配置不完善

隨著科技的不斷發展，大數據已經成為大勢所趨，醫院檔案的信息化對于醫院的日常運轉減負具有積極的意義。在過去傳統模式中，醫院的檔案管理依托于人工，分類和查找都十分困難，檔案信息化就可以有效解決這個問題，另外，紙質和影像材料不易長時間保存的困難也可以得到解決。但是，在許多醫院，信息化的系統建設還不夠完善，雖然已經建立電子檔案，但是檔案信息化好似依存硬件軟件存在的，這種配置的缺乏對檔案管理的進一步發展造成了困難。在系統的建設過程中，涉及硬件建設和軟件建設兩個方面，要保證醫院檔案管理的有序性，需要保證硬軟件設施都能夠全面合理建設[2]。

三、醫院檔案管理模式改革的實踐要點

(一)提高檔案管理理念

提高檔案管理理念是醫院檔案管理模式改革的要點之一，理念雖然無形，但在醫院檔案管理模式改革中有重要的作用。想要做好醫院檔案管理模式改革，就要先從意識上重視它，樹立正確的理念。只有工作人員真正了解檔案管理模式改革的理念，才能知道檔案管理改革對于醫院發展的重要價值，才能知道如何去執行檔案管理的改革。

(二)建立完善的配套制度

截至目前，仍有某些醫院尚未具備完整度與健全度較高的檔案管理模式，因此醫院針對現存的檔案管理模式以及管理制度都要進行優化，這是因為醫院只有在重構檔案管理機制的基礎上，才能致力于引進全新管理手段并且提升管理的實效性[3]。在過去的模式里，制度的缺失造成了檔案的混亂和丟失，證明想要提高醫院檔案管理的效率，是離不開管理制度的完善的。想要促進醫院檔案管理模式的改革，就必須深入挖掘檔案管理方式與醫院各部門日常運轉需求之間的關系，解決當中的矛盾，建立行之有效的配套制度。

此外，還需要在沒有設定專門的檔案管理機構的醫院設置專門的綜合性檔案管理部門對檔案進行管理，這也對隨著醫療事業的發展提出的精細化分工的要求，只有精確的分工才能避免以前檔案分別存放在不同部門導致的檔案信息無法綜合處理也無人負責的尷尬情況，才能對醫院檔案管理做到分門別類，滿足醫院的工作需求，完善醫院的檔案管理模式改革。

(三)對檔案管理人員進行專業培訓評估

檔案管理人員的專業能力不足已經成為醫院檔案管理的一大癥結，醫院必須重視這個問題，主動對檔案管理人員進行培訓，或者邀請有經驗的專業人才進行交流教學。此外，工作人員自身也應該加強專門修養，主動學習專業知識，不斷在工作上提升自己。最后，對于工作人員能力的提升需要設立有效的評估體系，激發工作人員的學習動力。

(四)加強醫院檔案管理的信息化建設

隨著信息化時代的到來，醫院檔案管理模式也必須緊跟時代的步伐做出改變，充分利用新時代的技術優勢，開啟新思路，投入到醫院檔案管理模式的信息化建設當中，提高醫院的工作效率，促進我國醫療事業的全面發展。

1.硬件軟件設施建設

硬件和軟件設施是醫院檔案信息化建設的現實依托。是實現醫院檔案信息化監督和管理的根據所在。醫院要改變思路，投入資金購買掃描設備、設置專門的機房進行檔案工作，另外，各大醫院可以聯合起來，要從醫院各個部門的需求出發，投入資金，聘請專業的團隊設計適合醫院使用的電腦軟件和手機APP，為檔案的信息化提供必要的軟件支持。在設計軟件期間，醫院應該與設計團隊充分交流，充分考慮醫院的運行特點，各部門的真實需求。另外，檔案數據存在泄露的可能性，資料泄露不僅對醫院造成影響，還會泄露病人的隱私，所以在建設檔案數據化平臺時要充分考慮這一點。

2.工作人員的操作能力

醫院檔案的信息化可以節省大量的人力物力，但也意味著對檔案管理人員的新挑戰。工作人員故必須擁有優越的互聯網能力和對新軟件的學習能力才能勝任工作，而且信息的電子化意味著可以進行大數據的運算分析，將來隨著醫院發展對檔案數據提出新的要求，工作人員必須加強自己對電子計算機技術的深入掌握。另外，醫院也應該在最開始對工作人員進行初期培訓。

3.保密資料的設置

醫院的檔案不僅包括病人的病歷，還有事關醫院工作的各方面的記錄，有些是涉及到醫院的不可公開資料的，這就要求要對醫院的檔案進行合理的分層保密設置，在醫院檔案的電子信息化過程中，必須對檔案的查閱設置門檻，不能將醫院的檔案隨意流出，造成不必要的損失。

四、結語

隨著我國醫療衛生事業的不斷發展，對醫院檔案管理模式提出了更高的要求，醫院檔案管理模式改革勢在必行，過去的醫院檔案管理模式已經極度不適應當前的醫院工作，醫院必須從理念、制度、人才隊伍和科技等各方面出手，找出難點，抓住要點，主動改革，才能不斷推進醫院的發展，不斷推進我國醫療事業的進步。