淺談檔案管理歸檔管理分類技巧

劉迎東

賓縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心 黑龍江哈爾濱 150400

檔案材料記錄重要信息，同時(shí)也可以發(fā)揮出證明的作用，現(xiàn)代檔案管理機(jī)構(gòu)不斷調(diào)整管理手段，針對(duì)新時(shí)期的檔案管理工作要求，全面調(diào)整各個(gè)環(huán)節(jié)中使用的檔案管理方法，后續(xù)檔案管理工作被充分重視，人們可通過管理平臺(tái)來落實(shí)基本的管控工作，但是前期歸檔工作并未被關(guān)注，歸檔工作主要圍繞搜集獲取的檔案信息展開，管理者在歸檔階段可對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行分類，進(jìn)行必要的整理，避免遺失相應(yīng)的檔案信息，現(xiàn)剖析檔案分類管理工作。

一、檔案歸檔管理工作概述

（一）主要內(nèi)容

不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機(jī)密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來看，它的價(jià)值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運(yùn)用，以及按照管理程序進(jìn)行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓(xùn)，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個(gè)專門化的職能。

（二）工作原則

根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經(jīng)驗(yàn)分析，應(yīng)該注重在這個(gè)方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎(chǔ)上，逐漸的形成簡(jiǎn)化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動(dòng)檔案管理功能與價(jià)值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進(jìn)一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。

從原則方面看，歸檔整理分類要求精準(zhǔn)性、規(guī)范性。比如，精準(zhǔn)性中，要求分類標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)的簡(jiǎn)化、細(xì)則的清晰；再如，針對(duì)具體檔案中的材料、價(jià)值的差異分析、等級(jí)劃分，保管組織單位在不同種類中的對(duì)應(yīng)性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運(yùn)用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個(gè)方面，也需要與之相匹配的精準(zhǔn)性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性等。

二、檔案歸檔分類技巧

（一）設(shè)定整理程序

一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個(gè)層面，在整理過程中，可以按照設(shè)計(jì)文件、文字材等進(jìn)行進(jìn)一步的項(xiàng)、子項(xiàng)方面的劃分，這樣在劃分中形成一個(gè)制定程序的基礎(chǔ)，然后，按照我國的相關(guān)法律要求，設(shè)計(jì)出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對(duì)方法的運(yùn)用，以及技能的熟練性。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學(xué)歸檔文件的整理分類為例，一是對(duì)其進(jìn)行收集，如在文字材料、設(shè)計(jì)文件的大類下，進(jìn)一步從子項(xiàng)的外部、內(nèi)部、會(huì)議，以及次子項(xiàng)等進(jìn)行一一的對(duì)應(yīng)收集、整理，再進(jìn)行對(duì)應(yīng)的整理、分類。總之，不同的檔案管理對(duì)象，應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序，但主要的思路應(yīng)該明確，并堅(jiān)持簡(jiǎn)化原則等。

（二）區(qū)別對(duì)待電子檔案與紙質(zhì)檔案

在給檔案進(jìn)行分類時(shí)，除了可以以基本的內(nèi)容為準(zhǔn)，還可以將外部形式當(dāng)做分類標(biāo)準(zhǔn)，采用不同的方法來控制電子檔案與紙質(zhì)檔案。面對(duì)紙質(zhì)檔案，可以在傳統(tǒng)整理方法的基礎(chǔ)上，融入新的管理理念，簡(jiǎn)化管理流程，先檢查檔案的內(nèi)容，結(jié)合已有的分類系統(tǒng)進(jìn)行分類，轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案時(shí)，系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)行了自動(dòng)分類，管理者只需進(jìn)行檢查即可，這種整理方法可幫助縮短歸檔時(shí)間。

針對(duì)電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個(gè)方面，重點(diǎn)應(yīng)該放置在對(duì)于相關(guān)軟件的專業(yè)知識(shí)與操作技能的訓(xùn)練，并做好技術(shù)性的安保措施。

（三）常用分類技巧

之所以使用分類技巧，主要是為了提升檔案管理工作的實(shí)際效率，管理者應(yīng)當(dāng)具有一定的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)能力，不斷地提升檔案管理效率。首先可以確定流量與流向這兩種導(dǎo)向因素，在處理電子檔案與紙質(zhì)檔案時(shí)，都必須先確定檔案材料的流量與流向信息，以此來設(shè)置投入比例，而后有針對(duì)性地安排歸檔管理工作，設(shè)置數(shù)據(jù)庫，制作可使用的圖表來清晰呈現(xiàn)出檔案信息的具體流向，對(duì)比流量。

管理人員的具體職能也會(huì)影響到其工作內(nèi)容，根據(jù)職能情況來設(shè)置歸檔范圍，在不同的整理階段完成與之對(duì)應(yīng)的檔案整理任務(wù)，可設(shè)置合理的檔案整理方案。確保所有的歸檔工作都能夠在預(yù)設(shè)的時(shí)間期限內(nèi)完成，給擁有不同職能的管理者提供與之對(duì)應(yīng)的分類整理任務(wù)，以此來將實(shí)際的歸檔效率充分提升。

所謂以主體為旨?xì)w，指的是在從機(jī)構(gòu)或組織團(tuán)體本身出發(fā)。比如，以學(xué)校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導(dǎo)原則，盡可能從其功能、價(jià)值、應(yīng)用方向，進(jìn)行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進(jìn)行劃分，有助于提升針對(duì)性，提高工作效率。

由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對(duì)相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進(jìn)作用。

歸檔工作對(duì)于后續(xù)的檔案正常使用存有重要的指導(dǎo)意義，管理者可以根據(jù)相應(yīng)的工作要求來完成初期整理工作，結(jié)合當(dāng)前檔案管理問題，來優(yōu)化歸檔模式，高效整理檔案信息，有效展開分類工作。管理者在落實(shí)檔案管理任務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)掌握正確的方法，尤其在歸檔工作量比較大的前提下，應(yīng)當(dāng)通過技巧來簡(jiǎn)化歸檔整理工作，提升檔案整理效率，使整個(gè)檔案管理工作顯得更富條理性。