教育檔案管理信息化建設存在的問題及措施

周芷伊

元江縣教育體育局 云南玉溪 653300

在信息社會，時代進入了高速發展時期，信息化管理逐漸成為教育檔案管理的主流方式。隨著國家漸漸重視教育檔案管理的工作，教育檔案的管理方法也需要不斷的改善進步，對教育檔案的信息化管理建設是十分有必要的。而在教育檔案管理的信息化建設中，難免會出現方方面面的問題，這需要管理人員去不斷的發覺問題，尋找相關的解決措施。

一、在用信息化的方式管理教育檔案工作中需要解決的問題

（一）在管理教育檔案上，忽略了信息化建設的重要性

檔案管理工作，相對于其他類型的工作來說，工作性質單調而乏味。有關領導對于教育工作更看重其他事務的表現，而忽略了教育檔案管理的重要性。在信息時代，很多領導對于教育檔案的認知還是停留在普通的裝訂和記載方面，缺乏用現代化的信息手段對教育檔案管理的思路[1]。一旦需要檔案文件的調遣或者查詢，就會花費大量的時間在原始資料的篩選上，費時費力。

（二）教育檔案管理人員的個人能力不足

教育檔案管理部門通常受到的重視不足，檔案管理人員的錄取標準通常比較寬松，這在檔案管理工作向信息化管理的轉型中，直接性地造成了很多不便。

（三）教育檔案管理的設施配備老舊

通過信息管理教育檔案，需要先進的管理系統和精良的電腦設備。而通常教育檔案管理部門的電腦設備更新換代不及時，造成設施老舊的現象。在建立檔案管理系統時，通常因為設備問題對信息處理過于緩慢，甚至會出現保存不當的局面。

（四）對原始檔案數據未曾及時錄入處理

很多教育部門在采用信息化手段管理檔案時，忽略了對原始數據的錄入記載，僅僅將新產生的檔案錄入管理系統。在抽查以往的檔案數據時，仍舊需要對老舊的紙質檔案進行翻查，造成對教育檔案的信息化管理不善。

（五）教育檔案的分類不詳

信息化的優勢，在于它的查詢快捷，但在查詢的前提下，需要前期對檔案數據分門別類的前期處理。往往檔案管理部門對檔案信息只是單純的錄入系統，對教育檔案的分類不夠重視，使得在之后的查詢中增加了許多的工作量，為教育檔案的信息化管理增添了很多麻煩。

二、規范教育檔案信息化管理的措施

（一）對教育檔案信息有序錄入整理

教育檔案的原始數據錄入工程十分龐大，管理人員需要將原始數據有序錄入整理進信息化的管理系統，對數據分門別類地排列，并加以序號方便查詢。此外，也需要定期將管理系統內的錄入資料與原始資料做對比檢查，防止一時疏忽導致的數據錄入偏差，對日后的查詢造成麻煩。

在對數據進行分類排列時，要采用科學先進的排序方法，以新《規則》中三級分類的方法對教育檔案進行歸納整理，不拘泥于檔案的重要性，將新《規則》中規定的標準“按事件結合事由排列”作為分類排列的準則[2]。此外，在教育檔案規定檔案編號，既可以方便檔案數據的分類排列，也可以對教育檔案統一格式，方便對檔案資料的查詢。

（二）對管理人員進行信息化培訓

加強管理人員的現代化管理能力。信息化建設檔案管理工作在教育界里是必然的趨勢，所以教育檔案的管理人員也不能墨守成規，只熟悉紙質檔案的相關管理工作。檔案管理人員必須需要為自身充電，加強自身的業務能力，可以熟練操作檔案管理系統的各項功能，健全教育檔案的信息數據庫，熟悉電腦操作以及信息時代的檔案管理知識，以期更好地為教育系統服務。

（三）完善教育檔案人員的管理制度

教育系統的工作中，難免會出現人員調動或者辭職的情況。人員的流動造成了對教育檔案管理工作的交接不夠完善，新入職或者新調入的檔案管理員工對檔案管理系統不夠熟悉，導致在今后的檔案管理工作中花費大量的時間在磨合系統中，對教育檔案管理的信息化建設造成不便。

教育系統的教育檔案管理工作中，通常沒有很嚴格的人員規章管理制度，導致教育檔案管理人員對檔案管理工作不重視或者工作熱情不高。只是單純采取應付公事、不犯大錯的工作態度。這不僅影響教育檔案工作的信息化管理，也對普通紙質教育檔案的管理工作也無法有序進行。如果對教育檔案管理人員的相關規章制度和日常守則予以規范，并嚴格定期檢查，會更正管理人員對教育檔案的管理工作態度，讓他們正視工作，認識到管理工作的重要性。這在教育檔案的信息化建設上可以從側面提供幫助。

在教育檔案管理工作中，信息化建設是對教育檔案管理工作效率的有力保證，在教育檔案不斷積累增多的今日，單純依靠紙質檔案是無法對日益繁多的教育檔案進行有效整理，對教育檔案管理進行信息化建設是隨著時代進步的必然舉措。在信息時代不停的進步發展的今天，教育檔案的管理人員也需要積極學習先進的信息化管理知識，改善檔案工作的管理問題，為教育檔案管理工作的信息化建設提供力所能及的幫助。