質檢檔案管理關鍵問題探討

摘 要：質檢檔案具有非常大的價值，通過加強對質檢檔案的管理，充分挖掘并利用質檢檔案的內在價值，對于質檢單位提升業務水平具有重要的作用。本文對質檢檔案的特征進行了分析，并且對質檢檔案管理的關鍵問題進行了探討。

關鍵詞：質檢檔案 管理 信息化

質檢機構在日常的工作過程中會積累大量的技術資料，這些資料具有非常大的價值，這些資料對相關客戶和本單位都具有比較高的利用價值。這些資料能夠應用于質檢單位的日常管理中，對于質檢工作的總結、相關工作計劃的制定、單位質量運行體系的運行以及領導的相關決策都都具有非常重要的參考價值。因此質檢結構應加強質檢檔案的管理工作，充分發揮質檢檔案的作用。

1 質檢檔案的特征

1.1 質檢檔案數量多、增長快

隨著我國社會的快速發展，政府和社會對于商品質量的重視程度不斷提高，這也導致了質檢工作越來越繁忙，質檢機構要承擔大量的檢測任務，隨著檢測任務的增加，質檢檔案的數量也在成幾何式的增長，快速增長的質檢檔案數量給檔案的管理工作帶來了很大的挑戰。

1.2 質檢檔案類型多、管理難度大

質檢業務涉及到的內容非常廣泛，涉及到政府機關、商業貿易等多方面，檢測內容涉及到生產許可證檢驗、食品準入檢驗以及風險檢測等領域。在這些領域產生的檔案資源類型多樣，而且之間還存在著一些關聯，因此增多了檔案管理的難度。質檢檔案的形式也非常多樣，不僅包括紙質檔案，還包括視頻、音頻以及檢測數據等電子檔案，類型各異，格式多樣的檔案為后續管理工作帶來了很大的難度。

1.3 質檢檔案內容多、價值高

質檢檔案不僅包括部門的人事檔案以及財務檔案，還涉及各樣的業務技術擋煙，如設備檔案、技術標準、檢驗報告等業務檔案，以及資質證書檔案、合同協議檔案等。質檢檔案不僅代表了質檢工作發展的歷史，也真實的反映了質檢工作的全過程，而且其還是質檢工作維護法律法規和強制性標準的依據，同時還是對質量檢驗工作全面考核的重要依據，所以說質檢檔案具有權威性和憑證性的價值。

2 質檢檔案管理的關鍵問題

2.1 保證檔案的完整性

隨著內部管理以及外部監管要求的提升，質檢機構所需要保存的質檢檔案的內涵和外延也在發生著變化，如今質檢機需要管理的檔案種類非常多，不僅包括行政文件、人事信息等，還需要包括設備檔案、實驗記錄、檢驗報告、數據譜圖等等，不僅檔案的總數在不斷增加，在類別上也在快速增長，這加大了檔案的管理難度。而且在實際工作過程中，由于沒有規范性文件、管理人員認識不足以及人員流動等因素的影響，導致檔案資料不完整的情況經常出現，嚴重影響了檔案的應用。

為了保證檔案的完整性，首先要加強人員的管理，在檔案管理人員上崗之前應對其能力進行有效的考核，通過考核之后才能夠安排上崗工作，而且在在崗期間通過培訓的方式使其具備滿足檔案管理要求的業務素質，充分掌握檔案管理的技能。其次，可以通過建立規范性的制度，來對檔案管理人員的職責進行明確，建立起集中管理的檔案管理模式。要從質量管理體系入手，對不同類別檔案管理時的需求進行充分的掌握，并且根據相關規定對檔案管理制度進行完善，不斷的推動檔案管理的規范化，從而保證檔案管理的完整性。

2.2 做好檔案保密工作

部分質檢檔案具有嚴格的保密性要求，如檢驗報告檔案，不僅涉及到企業以及其它委托人的利益，而且還具備一定的社會影響，因此必須要做好相應的保密工作。在日常的檔案管理工作中應嚴格的按照單位質量管理體系中規定的借閱、查閱制度來對歸檔檔案進行管理，對于《質量手冊》等內部管理文件，可以提供無限制的開放性查詢，而對于檢驗報告檔案，實驗的原始記錄等要進行嚴格管理，只能夠允許委托方、委托方授權代表或者是法律規定的權利部門進行查詢，其它非授權人員不能夠對這類文件進行查詢，而且在查閱檢驗報告檔案或者是相關原始數據時，不能夠對其進行復印和拍照等，以防出現信息泄露。

2.3 提高檔案管理效率

在質檢檔案中，檢驗報告檔案是最為核心的技術檔案，在這些檔案中包含著大量有價值的信息，隨著檢驗機構檢驗范圍的不斷擴大，業務數量不斷增多，導致這些檔案的數量大量增加，使其日常管理工作非常的繁瑣，需要投入大量的人力、物力對其進行管理，而且這些檔案的異地管理、查詢和利用的需求也在不斷的增加。因此為了提高這些檔案的管理效率，應應用先進的信息技術對這些檔案進行管理。通過將計算機技術應用到檔案的管理工作中，能夠有效降低簡單的重復勞動，能夠更加便捷的進行文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，這樣能夠極大的提升檔案管理的效率。此外，通過應用“互聯網+”的思維，通過建設本地電腦互聯局域網和遠程 VPN 組網形成互動平臺，還能夠實現資源的共享，提高檔案的利用效率。

2.4 提高檔案資料利用能力

利用檔案資料的內在價值是進行檔案管理工作的根本目的，但是受制于檔案具備封閉屬性，以及相關人員對檔案的內在價值認識不足，缺少對檔案的主動開發利用，導致重保管而輕利用已經成為檔案管理工作的一個重要問題。因此在檔案的管理工作中，應加大對檔案資源的利用，主動的去挖掘檔案具有的附加價值。舉例來說，在食品安全監管方面，可以通過匯總不同檢驗結構的抽檢結果，對這些信息進行統計、分類和對比，提煉出其中存在的趨勢性和共性，從而將其作為對某類產品進行風險評估的依據，從而能夠更好地進行產品的風險評估，更好地完成食品安全的風險預警工作。提高質檢資料的利用能力，能夠提高質檢機構的工作效率，幫助其更好地完成檢驗工作，對于質檢機構業務水平的提升具有重要的作用。

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作者簡介： 解鈺，1988年3月，女，漢，山東省濟南市人，研究生，助理館員，研究方向：檔案管理專業。