淺談當代信息技術在高校成人教育檔案管理中的應用

田園

摘 要：隨著社會的發展進步，特別是當今信息技術全面普及的時代，對人才素養和綜合能力水平的要求，也在不斷提升，不僅包括普通在校學生，同樣也滲透在高校成人教育事業。為了確保成人教育的可持續發展，各高校逐漸對其教育檔案管理投入了更多關注，進一步促使現階段高校成人教育體系開辟新格局，不斷優化高校成人教育檔案管理中信息技術的應用，勢在必行。

關鍵詞：信息技術 成人教育 檔案管理 高校

引 言

學習是永無止境的，隨著社會建設競爭力的不斷增加，成人教育高校的規模逐漸壯大。為了更好的滿足各用人單位對人才需求標準，加強信息技術在高校成人教育檔案管理中的應用，既可以充分確保工作效率和質量，又能夠在一定程度上，豐富檔案管理的工作形式。進而，有效打破傳統高校成人教育檔案管理工作的弊端，推動其更長遠的持續發展。

一、高校成人教育檔案管理中的不足

（一）檔案管理工作改革不徹底

雖然很多成人教育高校，都認識到了檔案管理工作的重要性，但是未能及時跟隨信息技術時代的前進腳步，進行徹底改革。再加上專項資金和實際成人教育檔案管理情況，都在一定程度上減緩信息技術，在高校成人教育檔案管理工作中的落實進程。例如，信息技術帶來工作便利的同時，也直接導致了管理人員的過度依賴，不僅對檔案管理人員素養提升無益，而且還會直接導致人員分配等問題混亂，為高校成人教育檔案管理的信息化發展形成了嚴重阻礙。

（二）傳統檔案管理模式影響深遠

由于傳統管理形式和思想的長時間禁錮，即便是高校成人教育檔案管理工作，正面臨著改革，但是仍有大部分高校未能完全執行。人工管理檔案模式，一方面整理歸類工作效率極低，無法及時滿足成人教育檔案快速更新換代的需求，另一方面會導致檔案管理工作準確性失去保障。[1]此外，年代久遠的檔案更是會出現破損、丟失、模糊等現象，為后續查閱造成不便，也為修復工作帶來很大難度，影響高校成人教育的順利發展。

（三）檔案管理人員素質整體偏低

高校成人教育檔案管理中應用信息技術，就要求工作人員必須具備良好的計算機操作能力，以及信息化素養。但是很多檔案管理人員都是高校中的老教師，信息技術掌握使用能力有所欠缺，無法滿足高校成人教育檔案信息化管理的發展需求。[2]再加上大部分高校缺乏完善的檔案管理機制，所以工作人員也就在一定程度上，沒有明確的執行參考標準，出現秩序混亂的管理問題，不利于信息技術在高校成人教育中的有效應用。

二、信息技術在高校成人教育檔案管理中的應用

結合高校成人教育檔案信息化管理的實際情況，不難得出，其具有一定的分散性和多樣性，這也就意味著高校成人教育檔案管理工作，存在不小難度。為此，信息技術的廣泛應用，非常有必要，能夠充分提高檔案管理的信息化水平，同時可以為高校成人教育的順利有序開展，做好鋪墊。

（一）加強管理人員的信息化意識

高校成人教育檔案信息化管理，隨著時代的發展進步，競爭力也在不斷加強，但是大部分管理人員，并沒有給予檔案管理工作足夠的重視。進而在很大程度上，抑制了檔案管理工作人員的配合參與熱情，以及良好的信息化管理意識。為了進一步優化高效檔案管理觀念，培養工作人員的正確意識理念，加強其檔案管理責任心。高校成人教育檔案管理中，需要制定完善制度，同時不斷提高管理人員的信息化意識，充分發揮信息技術在高校成人教育檔案管理中的實用價值。

（二）充分提高檔案管理規范標準

結合當今社會實際情況，假學歷、文憑等事件層出不窮，既不利于高校成人教育檔案信息化管理的持續發展，又會對成人教育高校聲譽，以及用人單位對檔案真實度的信任程度，造成直接影響。為了妥善解決這一問題，從根本上打消高校成人教育檔案管理中，信息技術應用不良喜現象，就要盡可能提高檔案信息化管理工作規范化和標準化。

首先，學歷證書的電子信息注冊，必不可少。將通過教育考核的個人檔案信息，錄入學信網，方便后續使用時精確查詢，由此，充分提高了成人教育答案管理的權威性和真實性，有效加強用人單位等機構，對高校成人教育檔案信息化管理的信服。[3]可以通過多元化途徑對學生檔案信息，進行全面采集，確保其真實性和健全性，爭取做到對每一位高校成人教育學生負責。

其次，有效加強高校成人教育檔案信息化管理規范標準。通過先進、規范的檔案管理軟件，像是“成人教育學籍系統”，盡可能保證檔案信息的規范標準，及統籌管理精確性。利用對應信息技術，對新生入學、成績記錄、學籍變動、畢業學歷等信息，按照標準規范進行錄入，盡可能全面保證檔案信息查詢系統的準確無誤。

（三）優化檔案管理信息系統建設

信息技術在高校成人教育檔案管理中的應用，離不開高素質高能力的工作人員，，再加上檔案管理工作逐漸向復雜、現代化和多樣性發展，對管理技術水平要求在不斷提高，由此可見，優化檔案管理人員隊伍建設的重要性。需要高校引進優秀師資，并定期組織其參與培訓和講座，充分提升自身創新理念和檔案管理意識，切實加強高校成人教育檔案管理水平。[4]

另一方面，還要對成人教育檔案信息化管理加大投資，加強硬件設備建設，像是高配置的計算機和掃描設備，一方面提高工作效率，另一方面確保檔案信息由紙質變為電子版的準確性，方便歸檔、搜索和刪改。同樣，信息化軟件建設也不能忽視，檔案管理網站和信息數據庫等，都能充分體現高校成人教育檔案管理中信息技術應用的數字化價值。

結束語

總而言之，當代信息技術，對高校成人教育檔案管理起到直接推動作用，是確保自身發展進程，為用人單位培養合格人才的良好基礎。高校務必借助多元化有效途徑，加強高校成人教育檔案信息化管理，提高檔案管理工作的整體水平。

參考文獻

[1] 馮有輝.論當代信息技術在高校成人教育檔案管理中的應用[J].檔案天地，2016（3）：60-61.

[2] 牛函娟.現代信息管理技術在高校檔案管理中的應用研究[J].中國管理信息化，2015，18（24）：197-197.

[3] 呂冬梅.現代信息技術在高校成人教育學籍檔案管理中的應用[J].中國成人教育，2014（3）：64-65.

[4] 賴麗麗.進一步加強現代信息技術在高校檔案管理中應用的對策思路[J].太原城市職業技術學院學報，2010（6）：158-159.