淺析國有企業(yè)辦公室工作的精細(xì)化管理

王文棟

【摘要】 新時(shí)期發(fā)展背景下，加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理，對(duì)于國有企業(yè)深化改革與轉(zhuǎn)型發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用。文章主要對(duì)國企辦公室精細(xì)化管理的重要意義及具體措施展開分析。

【關(guān)鍵詞】國企? 辦公室管理? 精細(xì)化

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)管理模式有三個(gè)層次，分別是規(guī)范化、精細(xì)化管和個(gè)性化。精細(xì)化管理是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思維與管理模式，以降低管理所占資源、縮減管理成本為主要目標(biāo)的管理方案。國有企業(yè)精細(xì)化管理，是企業(yè)文化理念的體現(xiàn)與拓展，它為加強(qiáng)職能分工、提升服務(wù)質(zhì)量、強(qiáng)化行政管理提出了合理要求與解決方法。

一、國企辦公室管理現(xiàn)狀

國企辦公室因職能定位不明晰、業(yè)務(wù)專業(yè)化程度不夠高等因素，決定了其多處于整個(gè)國企運(yùn)營管理上的邊緣位置，容易與國企其它部門形成工作交叉或是空白。通過歸納，國企辦公室工作多存在工作量大且無規(guī)律、長有積壓現(xiàn)象;受不規(guī)律工作影響辦事效率被動(dòng)與低下;辦公室人員薪資待遇較低等顯性問題。這些問題暴漏出國企辦公室的一些管理結(jié)癥，立足長遠(yuǎn)將會(huì)影響國企辦公室人員的工作效率與服務(wù)質(zhì)量，損害國企辦公室應(yīng)有的形象。

二、國企辦公室精細(xì)化管理的重要意義

近年來，國家及各省市陸續(xù)出臺(tái)有關(guān)深化國有企業(yè)體制機(jī)制改革的政策及文件，國有企業(yè)面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在此背景下，國企辦公室除做好傳達(dá)協(xié)調(diào)、綜合服務(wù)等本職工作外，還肩負(fù)著國企改革賦予的新任務(wù)、新要求，因此，國企辦公室工作的精細(xì)化管理就顯得勢(shì)在必行。

（一）理順工作流程

國有企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)公司日常行政事務(wù)，還需處理一系列突發(fā)性事件，工作內(nèi)容復(fù)雜性決定了辦公室工作的難度。國企辦公室的精細(xì)化管理，不但能有針對(duì)性地處理日常復(fù)雜繁瑣事務(wù)，有效避免資源浪費(fèi)，還能提高工作準(zhǔn)確度與便利性，進(jìn)而簡化辦公室工作流程。

（二）提升工作效率

精細(xì)化管理模式下，通過對(duì)辦公室工作展開詳細(xì)明確的分工劃分，有效分解整體目標(biāo)任務(wù)，不僅能從細(xì)節(jié)上保證辦公室工作的順利開展，還能最大限度地提高辦公室工作的效率。

（三）提高決策質(zhì)量

國企辦公室精細(xì)化管理，能將復(fù)雜的整體工作化整為零，讓執(zhí)行人明確自己工作內(nèi)容與要求，促使管理者和執(zhí)行人實(shí)現(xiàn)交流的無縫銜接，更好地促進(jìn)了決策的下達(dá)和執(zhí)行。同時(shí)，管理層進(jìn)行決策需要依據(jù)并掌握企業(yè)各項(xiàng)信息，辦公室精細(xì)化管理能通過分析事件得出管理經(jīng)驗(yàn)與客觀規(guī)律，提供給管理層進(jìn)行科學(xué)決策，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)健發(fā)展起到關(guān)鍵的作用。

三、國企辦公室精細(xì)化管理的措施研究

（一）明確崗位職責(zé)

根據(jù)目前國企辦公室管理現(xiàn)狀來看，精細(xì)化管理最主要的內(nèi)容之一就是針對(duì)具體工作展開詳細(xì)的職責(zé)劃分，明確分配各工作崗位的權(quán)利和責(zé)任，這既是提高工作效率的手段，也是為發(fā)揮職能最大化給予的基本權(quán)限。第一，要明確劃分崗位工作職責(zé)。國有企業(yè)要合理安排辦公室工作人員的具體工作內(nèi)容，引導(dǎo)不同崗位人員對(duì)自身職責(zé)范圍內(nèi)的工作進(jìn)行深入研究，及時(shí)進(jìn)行科學(xué)管理，提供合理化建議。第二，明確落實(shí)崗位工作職責(zé)。在明確劃分國企辦公室工作職責(zé)后，要制定詳細(xì)具體的實(shí)施計(jì)劃，實(shí)施期間要明確保證各個(gè)部門間能夠展開有效協(xié)調(diào)與溝通，通過協(xié)同效應(yīng)有效提高國企辦公室的工作效率。

（二）細(xì)化工作內(nèi)容

辦公室人員業(yè)務(wù)效率影響著整改企業(yè)決策的執(zhí)行成效，國企內(nèi)部有必要針對(duì)辦公室業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化尺度的標(biāo)定。例如運(yùn)行機(jī)制方面，辦公室管理人員要明確標(biāo)定常規(guī)業(yè)務(wù)內(nèi)容的行為尺度和對(duì)應(yīng)方向;同時(shí)在日常企業(yè)管理過程中，一旦發(fā)現(xiàn)工作人員未能有效執(zhí)行工作內(nèi)容或出現(xiàn)行為失誤，要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行教育處理。

（三）強(qiáng)化業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)

作為調(diào)節(jié)工作的歸集部門，國企辦公室每天面臨的工作量數(shù)是無法進(jìn)行大幅度縮減的。為了提升效率，企業(yè)管理層可通過調(diào)節(jié)其它變量而達(dá)到效率增幅作用。例如可按照不同業(yè)務(wù)內(nèi)容，將分別擅長不同領(lǐng)域的人才加以崗位調(diào)配，實(shí)現(xiàn)專職人員在個(gè)人專職領(lǐng)域發(fā)揮自身最大的優(yōu)勢(shì)。

（四）提升綜合素質(zhì)

辦公室的管理工作是對(duì)人才的管理和利用。國有企業(yè)辦公室工作由于內(nèi)容復(fù)雜，事務(wù)較多，但工作環(huán)境卻比較單一，因此出現(xiàn)從業(yè)人員消極怠工的現(xiàn)象。采取有效的激勵(lì)和考核制度可以提高國有企業(yè)辦公室的工作效率，刺激從業(yè)人員的工作意識(shí)，激發(fā)自身潛力的同時(shí)提高自身效率。人才素質(zhì)的高低直接影響著辦公室工作的效率，強(qiáng)化辦公室人才隊(duì)伍建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展和人才自身發(fā)展的必經(jīng)之路。在加強(qiáng)辦公室人才隊(duì)伍建設(shè)的同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)強(qiáng)化人才的引進(jìn)，在企業(yè)招聘時(shí)把好質(zhì)量關(guān)，引入優(yōu)質(zhì)人才。除此之外，企業(yè)還要強(qiáng)化辦公室人員課程培訓(xùn)，提升工作能力。

（五）提高監(jiān)管力度

國企辦公室精細(xì)化管理不僅要從企業(yè)各個(gè)層面進(jìn)行完善，還應(yīng)對(duì)日常工作中發(fā)生的問題進(jìn)行監(jiān)管與處理，提高企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管力度，可為辦公室工作有序執(zhí)行提供驅(qū)動(dòng)力，其重要作用是毋庸置疑的。通過企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管，辦公室人員能夠更加準(zhǔn)確地執(zhí)行工作任務(wù)，也能有效完成政令傳達(dá)與協(xié)調(diào)服務(wù)，對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體經(jīng)營目標(biāo)具有很強(qiáng)的推動(dòng)作用。

四、結(jié)語

國企辦公室精細(xì)化管理是現(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)之路。精細(xì)化管理雖是對(duì)辦公過程問題處理精益求精的要求與體現(xiàn)，但同時(shí)也是一項(xiàng)比較復(fù)雜繁瑣的工作。國企應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理的重要性，以精細(xì)化管理為拓展，進(jìn)一步提升辦公室工作效率與服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)辦公室工作效益最大化，促使國企朝著可持續(xù)方向蓬勃發(fā)展。

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