淺析高校教師人事檔案管理的整體優(yōu)化改革

高長江

【摘要】人事檔案對于高校的教師的職位變化、職稱評級和薪酬福利都是有著很重要的作用，而人事檔案的管理也是高校人力資源管理的重要方面。目前高校的人事檔案管理模式依然承接著過去事業(yè)單位檔案管理老模式，但是隨著社會變革的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)有人事?lián)醢腹芾砟Ｊ揭呀?jīng)不適合現(xiàn)代高校人力資源的發(fā)展需求，需要整體改革優(yōu)化，以促進(jìn)高校人力資源管理的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校? 人事檔案管理? 優(yōu)化改革

人事檔案關(guān)系是高校內(nèi)組織運(yùn)行、確定人員信息的基礎(chǔ)依據(jù)。但是隨著高校管理制度和教學(xué)方式的不斷改革和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，原有人事檔案管理制度暴露出各種不適合現(xiàn)代高效人力資源發(fā)展的問題。本文通過分析現(xiàn)有人事檔案制度的問題，探索高校人事檔案關(guān)系優(yōu)化改革策略。

一、高校人事檔案管理的作用

高校的人事檔案的記載著教職員工從學(xué)習(xí)生涯到入職工作及崗位變遷的各種信息，是高校人力資源管理體系中進(jìn)行員工考核、晉升、崗位評價的重要依據(jù)。具體講有以下幾種作用：第一，作為績效考核和職位升遷的依據(jù)。教職員工的學(xué)歷水平、年度工作評價、獎懲信息及崗位工作經(jīng)驗都會被納入檔案信息中，在崗位考核和職位晉升時作為歷史數(shù)據(jù)以供參考和應(yīng)用。第二，歷史記錄和信息管理的作用。員工信息的入檔可以提高高校對教職員工的管理，記錄大量的原始數(shù)據(jù)，進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析。第三，確定退休和社保辦理。人事檔案制度是員工退休制度和社保制度的基礎(chǔ)保障，能夠給予員工退休提供依據(jù)，保證員工的退休金和退休福利。也有助于員工進(jìn)行社保提取和社保關(guān)系的轉(zhuǎn)移。因此高校人事檔案對于學(xué)校和員工個人都有很重要的作用，尤其是現(xiàn)代科技之下對于學(xué)校進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，進(jìn)行人力資源的有效利用有著基礎(chǔ)性的作用。

二、高校人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理體制的科學(xué)性不強(qiáng)

目前高校的人事檔案管理模式下，學(xué)校對于檔案有著直接管理權(quán)和控制權(quán)，而教職員工雖然知道檔案管理，但是對于檔案內(nèi)容并不清楚，也不具備隨時調(diào)走檔案的權(quán)利。在目前高校人才市場不斷流動情況下，檔案成為學(xué)校留人的手段之一。這一方面是對人才發(fā)展的不公平，造成高校人才資源的不能優(yōu)化配置;另一方面，一些人才強(qiáng)行跳槽，相關(guān)學(xué)校負(fù)責(zé)給予建檔支持，使檔案關(guān)系中斷或更改，造成高校人才檔案關(guān)系名存實亡。而在高校內(nèi)部，由于大部分學(xué)校由過去事業(yè)單位管理體系轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的人力資源管理體系，各種殘留制度還尚存，人事檔案關(guān)系在組織部、人力資源部等不同部門存在著，造成了職責(zé)不清，對口部門不明等各種問題。總之，在過去那種人才流動不頻繁情況下建立起來的高校人事檔案制度在當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)下，已經(jīng)顯示出不適應(yīng)性，人事檔案管理體制科學(xué)性欠缺。

（二）人事檔案管理的現(xiàn)代化水平不高

人事檔案管理作為一項后勤輔助性工作，在學(xué)校各級管理中都不被重視，沒有得到相應(yīng)的資源投入，整體來說缺乏現(xiàn)代化建設(shè)。首先，缺乏專業(yè)檔案管理人才。目前高校大部分檔案管理員屬于過去高校改革時轉(zhuǎn)崗的“非關(guān)鍵”人才，這類人不具備專業(yè)的檔案管理知識，更缺乏工作的熱情。在檔案管理工作中存在懶散、態(tài)度惡劣和混日子的現(xiàn)象，而由于歷史遺留原因，學(xué)校對這部分人員又很難管理，造成檔案管理工作長期得不到改善。其次，高校檔案管理也缺乏現(xiàn)代化的設(shè)施。大部分高校的檔案管理還停留在手工記錄和檔案櫥管理的狀態(tài)，缺乏專門的檔案管理倉庫和現(xiàn)代化的計算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，嚴(yán)重阻礙了人事檔案的真實有效的管理。

（三）人事檔案信息內(nèi)容的全面性和真實性不夠。

目前高校的人事檔案的信息存在不全面和不真實的情況，比如老一輩員工由于時代的原因，過去的一些員工信息收集方式不科學(xué)，造成大量信息并沒有完全記錄在案，并且由于中國社會的巨大變化，學(xué)校在期間進(jìn)行學(xué)校建設(shè)、搬家等工作中遺失大量的原始文件。而且大量員工由于幾十年并沒有崗位變化，檔案中的內(nèi)容記載單一，缺乏系統(tǒng)評價。對于年輕員工的檔案，由于對檔案管理的不重視，檔案信息中僅僅收存的是基本學(xué)歷信息、工作履歷，并且由于沒有跟蹤審查，大部分的信息還不真實。這也是現(xiàn)代社會大量學(xué)術(shù)造假、學(xué)歷造假現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)的原因之一。

三、高校人事檔案管理整體優(yōu)化改革的手段

（一）更新人事檔案管理的理念

根據(jù)市場人才優(yōu)化配置的要求，要建立一種人才檔案跟隨人才流動的制度。建立健全國家檔案管理法律法規(guī)體系，杜絕高校以檔案阻礙人才流動的行為。人事檔案不僅僅是高校內(nèi)部對人才信息記錄的工具，更是市場中人才成長與發(fā)展的記錄。各高校要放棄“地方保護(hù)主義”成見，共同維護(hù)人才檔案系統(tǒng)的建立健全，改變各高校之間的人才隔閡，給予他人公平成長的機(jī)會，也能夠保障自身在引進(jìn)人才時的權(quán)益。

（二）改革高校人事檔案管理體制

各高校要建立統(tǒng)一的人事檔案管理組織，統(tǒng)一進(jìn)行人才數(shù)據(jù)管理、分析及應(yīng)用。在學(xué)校的統(tǒng)一方針下，進(jìn)行學(xué)校、院系、各部門的人才信息權(quán)責(zé)整理，建立人才檔案管理委員會對人才檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。首先，要明確各部門人才信息記錄和上報的義務(wù)和責(zé)任，要求各級部門在每個人才信息發(fā)生之后上報檔案收集部門進(jìn)行信息歸檔。其次，建立人才檔案信息分析制度。針對學(xué)校內(nèi)各類人才信息進(jìn)行分類整理、科學(xué)分析并出具人才信息分析報告，給予相關(guān)部門進(jìn)行信息應(yīng)用。第三，要建立檔案信息借閱制度，明確用人部門在進(jìn)行員工檔案借閱時的制度要求，保證員工信息的保密和有效傳遞，滿足用人部門的工作需要。通過一些列改革，高校的人事檔案管理達(dá)到職責(zé)分明的效果。

（三）提高高校人事檔案管理的現(xiàn)代化水平

首先，要完善高校人才檔案管理的硬件設(shè)備投入。建立獨(dú)立的檔案管理庫，保證在倉庫的防水、防火，保證檔案資料的安全性。購買現(xiàn)代化檔案管理信息化系統(tǒng)，提高檔案信息錄入和查詢的便捷性。其次要培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人才，尤其是熟練使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的人員，保證現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備能夠科學(xué)應(yīng)用。利用專業(yè)人才進(jìn)行檔案的科學(xué)分類和保存。同時完善檔案管理人員的日常行為制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的管理。

（四）務(wù)實人事檔案信息基礎(chǔ)性工作

在人事檔案基礎(chǔ)信息錄入時一定要保證全面、真實。建立人事信息追蹤和追責(zé)機(jī)制，對于人事信息的收集要進(jìn)行責(zé)任劃分，督促其對檔案信息進(jìn)行驗證和持續(xù)跟蹤。層層把關(guān)，保證信息的真實有效。

四、結(jié)語

在高校教育改革中，高校人事檔案管理也是改革的重要方面之一，對于促進(jìn)高校基礎(chǔ)管理，完善人才優(yōu)化配置有重要的作用。