高校二級學院綜合辦公室的職能定位及實踐

□陽 艷

現代管理體制下，高校二級學院成為相對獨立的機構，包括了教學、科研，管理等職能，是高校各項工作得以順利開展運行的重要組成部門，且隨著高校管理體制改革的深入，管理重心的逐漸下移，二級學院在整個高校結構體系中的地位日益凸顯，二級學院辦公室作為學院管理工作的中心樞紐，發揮著承上啟下、內部協調、外部聯系的職能，承擔著傳達、聯系、參謀的重要任務，其運行效率的高低，不僅直接影響二級學院的正常運轉，還會影響全校的發展，因此，正確認識自身職能，轉變工作態度，改善工作方式，將有利于學院教學、科研、管理工作的順利開展和學院自身的發展。

一、高校二級學院辦公室職能的解析

(一)上傳下達的職能。二級學院是高等院校的辦學實體，是實現學校人才培養目標的核心和關鍵，且具一定的獨立性，需要落實學校黨委、行政針對特定目標制定的各項計劃、方針、政策，二級學院辦公室必須對總目標進行分析和理解，并與學院實際情況相結合，制訂相應的工作計劃和方案，完成資源的配置和使用，進行相應的組織建設和制度建設。在高校科層管理體制下，落實和傳遞學校各職能部門的工作策略，同時將學院收集的民意或訴求反饋，完成信息的縱向傳遞。

(二)內部協調的職能。組織目標的實現，依賴于內部的自我控制，作為一個相對獨立的運行主體，學院作出的各項決策和工作計劃需要進行宣傳和落實，而作為二級學院的窗口單位和樞紐部門，辦公室需要協同學院領導班子處理好教學、科研、行政等各環節之間的關系，將學院發展的總體目標進行拆解和傳達，督促教學、科研、學生管理等各運行主體的子目標的制定，并減少其中的摩擦和誤會，減少內耗，節約資源，最后實現學院的有效運行和總體目標。

(三)外部聯絡的職能。“外部”主要是指學校以外的行業部門和兄弟院校，是學院人才培養陣地的延伸。高校的人才培養是為社會需求服務的，因此教學過程不能只局限于課堂教學和本學院的教師，與相關的企事業單位和高校進行聯合培養，與行業的需求對接，加強學生實踐環節，是培養行業所需的人才必經途徑，作為彼此獨立的單位，要實現共同培養，就必須相互了解，加強聯系，良性互動的關系將為二級學院的辦學和資源配置提供先機，二級學院辦公室則是進行外部聯絡的窗口，為各類正式、非正式的協作活動提供保障。

以上可以看出，二級學院的職能可以用“服務”二字概括。

二、解析基礎上的服務功能定位

(一)服務領導的參謀功能。高校管理重心的下移，使得二級學院領導的工作任務愈發繁重，二級學院辦公室需要為學院黨政領導的正確決策提供信息基礎，并且對這些海量的來自學院內部和外部的信息進行甄別。主要有社會經濟的轉型升級，教育發展前沿等方面的最新情況，兄弟院校的動態等，并圍繞學院重點工作開展調查研究，還有就是協助學院領導在非正式場合上與高層進行的信息互動，為學院的發展獲得資源，把外來信息匯總、整理，了解掌握本部學院教職工的需求，經過分析、歸納，及時反饋給學院相關部門及領導，準確全面地為領導提供學院的信息，根據領導意圖起草相關報告和文件，協助領導處理日常事務，對于重大事件提出合理化建議供領導參考。對內部行政、教學管理人員的坐班情況，教學人員的管理工作情況進行考核，參與年終績效的分配和核算。

(二)服務師生的幫助功能。教師是二級學院的主要群體，也是二級學院辦公室主要服務的對象之一。主要涉及本部門教職員工的困難，小問題及時幫助，盡量解決。由于部門教師主要任務是教學工作，一般不需要坐班，對各職能部門發布的通知和消息不能及時收到，同時有時也不太清楚一些行政工作的辦事程序，這時辦公室就需要及時傳達和幫助教職工咨詢了解涉及其切身利益和未來發展的有關文件和精神，如工資晉級、項目管理、職稱評聘的材料，財務部門報帳的要求等。

(三)服務教學的協調功能。二級學院辦公室承擔的是內聯外調的橋梁作用。這座橋梁是各種信息往來的通道，這些信息需要在主體和各相關主體之間進行流動，辦公室就是促使其流動的載體，這個過程的實現就是溝通和協調。通俗一點就是，辦公室需要將各職能部門及院黨委、行政安排傳達的教學、科研、師生、人財物管理的信息及工作部署傳達給學院各部門，并協助有關部門進行貫徹落實。另外，也需要把師生們關注的焦點如人才引進、職稱評聘、年終分配、進修提高、薪酬改革，教學設施、獎學金、推免評優、環境改善等及時反饋給相關部門領導，并協調好教學、科研及行政各個環節之間的關系，使其相互合作，形成整體，協調好不同主體之間的認識，如學院與學校職能部門之間、學院與其他二級學院之間、學院領導之間、領導與教師之間，使其形成共識，避免產生誤會和沖突，調整關系、化解矛盾，促進學院各項工作和諧發展。

(四)服務學院的管理功能。二級學院雖然是教學單位，但是隨著高等教育體制改革的不斷深入，校院兩級管理模式的深入，二級學院辦學、管理自主權的加大，資產管理及維護，項目申報、文書檔案及教師個人檔案的歸檔整理，學院低值易耗品的采購及管理，印章管理等。

三、提高二級學院辦公室服務功能的途徑

(一)轉變工作理念，提高主動服務的意識。作為二級學院的管理樞紐，學校的各職能部門的通知和文件都需要辦公室傳達和處理，工作任務繁雜，在人員有限的情況下，仍較多停留在對事物性工作的處理上，疲于應付，缺少系統性的思考和學習，目前，辦公室的工作基本就是完成學校各職能部門和院黨政領導交辦的任務，服務的意識僅停留在淺層次的事務性工作的處理上，面對此種情況，辦公室人員要克服被動工作的局面，將常規性工作和突發性工作進行分類處理，加大思考的廣度和深度，緊抓重要環節，理順工作方法，明確自身的權力和義務，化被動工作為主動服務。

(二)加強系統學習，提高服務的能力。順應教育形勢和信息技術快速發展的要求，改善工作流程，糾正“辦公室長時間工作就是高效率”的誤解，拒絕沒有意義的應酬，抽出時間自覺養成規律學習、系統學習、持續學習的好習慣。一方面是政治理論學習，不斷提高政治覺悟，培養高度的責任感和奉獻精神；另一方面是學習辦公室管理的先進理念、方法和手段，提高思維、表達能力，提高解讀和策劃能力，注重溝通技能的培養，提高與人交談的能力，關心師生的需求，換位思考，化解管理的障礙。學習的方式上可以線上線下相結合，網絡學習、專題培訓和小組討論學習相結合。

(三)利用網絡技術，提高服務的效率。辦公室各項服務功能的實現就是一個信息處理和傳播的過程，建立和完善辦公室信息化管理平臺，借助計算機網絡技術進行信息的收集、處理、傳輸和反饋系統，是辦公室管理實現現代化的重要手段，通過學院網頁、QQ、微信、公眾號發布文件、通知、公告，既方便又快捷，在內，可以監督和了解學院師生的各種情況，及時糾正錯誤信息的傳播，在外，可以宣傳學院的辦學成果和優勢，打通信息流動的渠道，提高工作效率，提升服務質量。

(四)量化工作內容，創新制度建設。把辦公室工作細化拆分，并將常規性工作和臨時性工作分開，期初時制訂工作計劃，量化到人，使每工項工作“實化”，并建立評價考核體系，形成相應的激勵機制，用適合辦公室工作性質的考評體系、職稱職務晉升體系、獎懲管理辦法等制度化管理的手段，用人性化管理，目標考核的方式來促進辦公室人員的自我激勵，讓辦公室人員認識到自身的價值與提升預期，從而激發內在的工作熱情，促進工作效率的提高。