淺談高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)

張小光

摘 要：高校財務(wù)會計檔案管理工作是高校財務(wù)工作的重要一環(huán)，它是高校歷年經(jīng)濟(jì)活動的見證物，關(guān)系到高校自身的財務(wù)安全工作，因此會計檔案的內(nèi)控制度建設(shè)必須放在一個重要的行程中。本文通過對高校財務(wù)會計檔案管理的現(xiàn)狀分析，分析了幾點(diǎn)突出問題，最后對加強(qiáng)高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度做出策略分析。

關(guān)鍵詞：會計；檔案管理；內(nèi)控制度建設(shè)

1 高校會計檔案的定義

高校會計檔案是高校歷年經(jīng)濟(jì)活動的一種記載檔案，它是高校財務(wù)活動的產(chǎn)物，可以詳細(xì)真實地反映高校的財務(wù)活動，比如說高校的開支、負(fù)債和一些財政補(bǔ)助，還有一些財務(wù)核算的賬目。相比于其他的檔案，會計檔案更有專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，里面的數(shù)據(jù)都需要經(jīng)過嚴(yán)格的核實，才能記錄。

傳統(tǒng)的會計檔案都是紙質(zhì)檔案，一大摞堆積在檔案室里，需要格外注意防火防水，隨著科技的進(jìn)步，電子檔案開始逐漸流行并廣泛應(yīng)用，現(xiàn)在的高校會計檔案一般是紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的。

2 高校會計檔案管理現(xiàn)狀

檔案記錄了人類的要事和大事，是人們用來記錄時間和翻閱資料的重要記載物。借助它，人們可以更客觀地認(rèn)識歷史，提升自我素養(yǎng)。會計檔案是檔案的一種，高校會計檔案將學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行了詳細(xì)的記載，本身具有極高的價值，它的真實性、歷史性、原始性決定了它有高?！敖?jīng)濟(jì)活化石”的地位。會計檔案有厚重的歷史性，檔案的每一個字都記載了高校經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史軌跡，是一個無聲的歷史記錄者和述說者。

2.1 存檔途徑的擴(kuò)充

隨著信息化時代的發(fā)展，很多東西都已經(jīng)被電子化取代，傳統(tǒng)的會計檔案都是紙質(zhì)記錄，而如今，記錄這些經(jīng)濟(jì)活動已經(jīng)不再局限于紙張了。計算機(jī)科技的發(fā)展和人工智能技術(shù)的進(jìn)步，也給高校會計檔案帶來了新的保存途徑，電子檔案與紙質(zhì)檔案有很多不同地方，最大的區(qū)別就是電子檔案保密性好、保存量大、占用空間小，而紙質(zhì)檔案有其厚重型和傳承意義，但是容易損壞，管理維護(hù)起來比較困難。

2.2 存檔環(huán)境的變化

紙質(zhì)檔案需要良好的保存環(huán)境，紙張比較脆弱，怕水怕火怕光，對空氣也沒有很好的防護(hù)作用，時間久了就會被氧化腐蝕。所以紙質(zhì)檔案需要密閉在封閉的空間，還要做好防水防火工作，一旦被水火侵蝕，就會造成無可挽回的損失了。除此之外，紙質(zhì)檔案還需要占用較大的空間，隨著時間的積累，檔案會越積越多，不斷地占用新的地方以滿足儲存。

電子檔案則幾乎沒有這些隱患，只要檔案系統(tǒng)沒有損毀，即使負(fù)責(zé)存檔的電腦被破壞也沒有關(guān)系，而且他占用空間極小，一個硬盤儲存整個高校的檔案完全沒有問題。不過網(wǎng)絡(luò)安全問題也會時刻困擾著電子檔案，在世界第一例電腦病毒被發(fā)現(xiàn)后，幾十年來，數(shù)以千萬的各類型病毒不斷涌現(xiàn)，有些特殊的勒索病毒給高校、機(jī)關(guān)、企業(yè)等機(jī)構(gòu)造成了巨大的損失，所以電子檔案并非完全安全可靠，維護(hù)人員需要不斷地更新防護(hù)系統(tǒng)，謹(jǐn)慎使用，防止系統(tǒng)遭到攻擊。

2.3 檔案管理者的素質(zhì)新要求

以前紙質(zhì)的檔案需要管理者保持檔案的完整性、有序性和安全性，而新興的電子檔案對管理者提出了更多的要求。電子檔案考驗的是管理者的專業(yè)素質(zhì)，光是一個認(rèn)真負(fù)責(zé)的管理者是不能夠勝任這份工作的，他還需要跟緊技術(shù)的進(jìn)步，不斷學(xué)習(xí)新技能，保證自己沒有落伍。而且在電子檔案的管理中，需要大量的數(shù)據(jù)操作，這就需要管理者不僅會管理檔案，也得精通財務(wù)知識和電子計算機(jī)知識，在人員素質(zhì)要求上有一個很高的標(biāo)準(zhǔn)。而且網(wǎng)絡(luò)的不確定性也造成了電子檔案較高的危險系數(shù)，管理者必須要提高網(wǎng)絡(luò)安全意識，積極做好防范措施，應(yīng)對未知的風(fēng)險。

3 目前高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)部控制存在的主要問題

3.1 內(nèi)部控制制度不健全

近年來，高校貪污腐敗、挪用公款的丑聞時有爆出，明面的腐敗現(xiàn)象就屢禁不止，暗地里更隱藏著數(shù)之不盡的貪腐狀況。雖然有很多高校已經(jīng)建立了相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，但是大部分都是為了應(yīng)付要求，做做面子工程而已，這些制度大多缺乏實際操作性，光有強(qiáng)烈的原則性，卻不付諸實施，生搬硬套、斷章取義的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。這導(dǎo)致內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)，根本達(dá)不到自我約束、自我防范的作用，造成大量的信息外泄，貪污、挪用行為依舊大量存在。

前者是財務(wù)管理的問題，而財務(wù)會計檔案管理也存在類似的問題，由于制度建設(shè)不完善，檔案管理人員也沒有可以詳細(xì)依據(jù)的規(guī)章制度，做不到科學(xué)規(guī)范管理。有些管理人員利用制度漏洞，工作中推三阻四，不肯出力或者是胡亂放置檔案，給管理工作帶來了極大的麻煩。

3.2 財務(wù)人員素質(zhì)亟待提高

相比于檔案管理制度的不完善化，財務(wù)人員的實際素質(zhì)更值得關(guān)注。許多高校高層管理本身缺乏管理經(jīng)驗或者是任人唯親，導(dǎo)致高校的會計檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)低下，明面一套，暗地里一套，對制度和規(guī)定置若罔聞，在其位不謀其政，推諉偷懶，甚至有的企圖渾水摸魚，趁機(jī)攫取利益。這種人為的因素比制度的漏洞危害更大，時刻都影響著高校的財務(wù)安全，影響到學(xué)校和學(xué)生的實際利益。

3.3 電子檔案沒有做到有效管理

隨著信息化時代的進(jìn)步，電子版逐漸取代了紙質(zhì)版檔案，但是很多檔案沒有被錄入電子系統(tǒng)中，還有的電子檔案存在同步不及時、排序不合理的情況。高校沒有將電子資料進(jìn)行有效地歸檔管理，財務(wù)軟件升級緩慢都是電子檔案存在的問題。

4 會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)

4.1 提高對會計檔案管理的重視

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對會計檔案管理工作提起足夠的重視，將其視為一個常態(tài)化的日常工作，對高校財務(wù)會計檔案管理人員進(jìn)行不定期的培訓(xùn)，提高他們的綜合能力，加強(qiáng)對檔案的管理工作；學(xué)校還應(yīng)該增加對檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，將更多的開支引入到檔案管理中，做好維護(hù)工作。

4.2 注重職工職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)

會計檔案的管理雖然受限于環(huán)境和技術(shù)，但是最終還是要通過人的環(huán)節(jié)來進(jìn)行管理，所以學(xué)校應(yīng)該把人為因素放置到第一要位，在選拔管理人才的時候要仔細(xì)考核，達(dá)到要求后才能選擇聘用。學(xué)校聘用管理人員之后，也要時常提升他們的實際業(yè)務(wù)能力，比如展開技能培訓(xùn)活動，開展檔案管理心得交流會，都可以提升管理人員的實際素質(zhì)。

4.3 健全有效的工作管理制度

工作是否能順利的展開與工作制度的完善有很大的關(guān)系，高校應(yīng)該依據(jù)自身的實際狀況，制定合適的會計檔案管理工作，做到科學(xué)管理，對癥下藥。此外，高校要完善相關(guān)的規(guī)章制度，讓制度管理，而不是人為管理，從制度層面防范人為失責(zé)因素，使工作進(jìn)入一個有序化、規(guī)范化的流程中。

4.4 重視檔案管理的鑒定工作

高校檔案室經(jīng)過長年的積累，已經(jīng)達(dá)到了一個飽和的狀態(tài)，很多檔案已經(jīng)失去了自身的價值，超出了保管期限，卻依舊占用位置，給檔案管理帶來了麻煩。針對這種情況，高校要做好檔案的鑒定工作，對于過期和作廢的檔案要及時清理，減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。

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