人力資源檔案管理存在的問題及對策研究

賈延紅

摘 要：做好人力資源檔案管理工作是對人才負責也是對社會發展負責，人力資源檔案管理工作是人力資源管理部門重要工作內容，合理利用人才檔案能夠為單位職工崗位晉升或者任免提供依據，不過目前人才流動速度加快對人力資源檔案管理工作帶來一定的影響，特別是當前電子化檔案并沒有全面普及，相關工作中還存在不少問題，對此本文從人力資源檔案管理法律規范、體系建設、平臺建立和人員培訓等方面進行了討論，希望對促進相關工作發展有所貢獻。

關鍵詞：人力資源檔案；檔案管理；問題及對策

1 引言

當今社會發展階段當中，人力資源已經成為了單位組織發展所依賴的核心資源，也是保持自身競爭力的重要資源，因為單位組織內部的所有工作都需要人去決策并執行，離開了人，一切工作都是空談。對于人力資源管理而言，除了對其的開發和使用之外，檔案管理也是進行人力資源管理的重要一方面，有效的人力資源檔案管理可大大提升人力資源管理效率，促進組織發展和進步。

2 人力資源檔案管理工作中存在的問題

2.1 人力資源檔案的管理效率不高

所謂的人力資源檔案管理的效率就是指在實施人力資源檔案管理的過程中消耗的人力、物力等資源和檔案管理所取得的成效之間的比例關系，進行人力資源檔案管理主要有以下幾方面內容的工作，比如收集檔案、對檔案歸檔保存和日常調用等。比如對單位組織招聘來的外來務工人員的工齡和職業發展建立檔案，各省市、政府部門與企業之間，沒有規范統一的平臺，人社部門和企業無法做到人力資源方面的信息共享和管理。同時對收集而來的資料和檔案利用效率不高。

2.2 人力資源檔案管理人員業務水平不高

人力資源檔案管理的主體也是人，管理員的自身業務能力決定了人力資源檔案管理水平，人力資源工作當前在人員設置方面存在一定的問題，比如專業人員不足，兼職現象比較普遍，還有就是檔案管理人員呈現老齡化趨勢，工作積極性不足、學習能力較差，尤其是對目前比較流行的信息技術掌握不到位，以至于無法實現人力資源檔案管理的數字化。

2.3 人力資源檔案管理方法較為落后

所謂的人力資源檔案管理方法就是指進行檔案管理的時候檔案資料形成的方法和對檔案進行儲存、調用的辦法，當前絕大多數的檔案管理還是使用傳統手工整理、電子錄入的方式，且人力資源檔案管理大多都是紙質材料，嚴重占用了檔案室的物理空間，調用時候一般調用電子檔案閱覽，紙質檔案的存在價值越來越低。另外，有些單位對檔案管理工作投入的資金不足，以至于使用的基礎設施和系統軟件都比較落后，無法滿足現代化要求。

3 應對人力資源檔案管理問題的有效對策

3.1 全面健全并優化針對人力資源檔案管理的相關法律規定

要從檔案管理單位當前的管理現狀出發，從檔案的管理、技術和業務角度構建完善的人力資源檔案信息化過程制度體系，按照規范合理的操作程序積極開展各類檔案管理業務，有效的維護人力資源檔案的知識產權與檔案所有人的隱私權，明確檔案管理部門的職責所在，保證對人力資源檔案信息規范化管理。另外，建立基于信息化技術的檔案安全保密制度，通過權限分級確定瀏覽者的瀏覽范圍，進一步保證檔案管理的安全性。

3.2 領導帶好頭，重視檔案管理體系建設

第一，要以檔案管理法律條例為準則進行檔案管理意識構建，要在法律范圍內樹立人力資源檔案信息化建設的長遠管理目標，不斷地調高人力資源檔案管理者和單位領導對檔案管理的重視程度，深入開展檔案信息化建設研究工作，制定目標并積極執行；第二，單位領導務必要高度重視檔案管理意識的形成，認識到對人力資源檔案管理工作進行信息化建設的重要性，以身作則，主動探究信息時代前沿知識，通過會議講話、人員約談和現場指導等方式指導人力資源檔案管理者逐漸形成較強的信息管理意識，掌握檔案管理領域的科技發展趨勢和實時發展動態，為全面進行檔案管理信息化建設提供保障。

3.3 建立信息化、現代化人力資源檔案管理平臺

檔案存在的意義就是要在使用的時候提供重要真實歷史記錄，人力資源檔案是伴隨檔案所有人一生的重要記錄，且隨著人事的變動，不同部門對其都需要進行檔案審查工作，這也就涉及到了檔案互調。過去依賴于紙質檔案管理形式想要實現檔案互調很麻煩，而信息化建設背景下的電子檔案則可以輕松實現。對此要增加對檔案管理軟件的投入，建立人力資源信息管理數據庫，形成人力資源管理系統，實現無紙化檔案管理。要將重要信息導入進數據庫當中并設置密碼和訪問權限，構建電子檔案并有效歸檔各類信息，為了查閱以及共享人力資源信息提供方便，為人才流動更好提供即時服務，同時還能夠降低紙質案卷損耗，長久的保存有價值的人力資源檔案。

3.4 提高全單位檔案管理者的工作業務水平

當前人力資源檔案管理部門的檔案管理人員呈現出老齡化的特點，人才銜接方面顯得青黃不接，現有人員對計算機的使用僅限于簡單的文字編輯和表格管理，對一些專業的檔案管理軟件操作不熟練，導致購入的一些軟件一直沒有得到實際使用。對此，首先要提升人力資源檔案管理部門人員的計算機網絡技術水平和電子文件的管理水平，通過繼續教育和網絡課堂等方式提高人力資源檔案管理能力；其次，要提升每一位檔案管理工作者的責任心和工作使命感，進一步提高人員思想政治工作水平，提倡尊重他人隱私權，增強其安全保密意識，這就要做好人力資源檔案信息的保密工作，防止信息外泄；最后，還要結合每個人的具體工作建立健全人員績效考評體系，通過人事晉升和職稱評定以及評獎評優等方式來提高有關工作者的工作熱情，保證人力資源檔案信息化持續進步。

4 結語

人力資源檔案將會伴隨人才一生的職業調動和發展做好人力資源檔案管理工作，能夠解決人才的后顧之憂，從而更好地發揮人才的內在價值，針對目前人力資源檔案管理中存在的問題，我們主要應該從檔案管理的信息化建設和安全性管理角度出發，進行制度設計和平臺建設，促進人力資源檔案管理工作的向科學化、現代化發展。

參考文獻

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