項(xiàng)目檔案如何做好前置性管理工作

李雪梅

摘 要：近年來，隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，城市面貌日新月異，城市建設(shè)檔案的數(shù)量也越來越多，隨著國家新制定的投資體制的出現(xiàn)，全國政府都加大了對(duì)投資項(xiàng)目的管理和推動(dòng)，用項(xiàng)目來推進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，項(xiàng)目檔案作為記錄一個(gè)項(xiàng)目從開始到結(jié)束的數(shù)據(jù)，用項(xiàng)目來改進(jìn)結(jié)構(gòu)是非常重要的，對(duì)于建設(shè)規(guī)模管理和建設(shè)過程都有著重要的意義，但是由于有的建設(shè)規(guī)模過大出現(xiàn)，周期太長、專業(yè)知識(shí)復(fù)雜等現(xiàn)象，這就導(dǎo)致了項(xiàng)目檔案管理工作的困難性。作為一項(xiàng)工程的項(xiàng)目檔案，能否準(zhǔn)確、整體、規(guī)范、安全是非常中要的，這一切都與項(xiàng)目檔案是否做好了前置性管理工作有關(guān)，所以做好項(xiàng)目檔案的前置性工作是必要的。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案；前置性管理；存在問題；管理措施

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，眾多的建設(shè)、改建項(xiàng)目在我國火熱的進(jìn)行著，所以能否有一個(gè)合理安全項(xiàng)目檔案是我國項(xiàng)目建設(shè)目前的首要前提，有些重點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目的檔案是國家檔案的重點(diǎn)組成部分，它是項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)的真實(shí)記錄，也是鑒定工程問題，或者是事故原因的重要依據(jù)，也說明了項(xiàng)目做好前置性管理工作的重要性，本文主要對(duì)項(xiàng)目前置性管理工作存在的問題和管理措施進(jìn)行了敘述。

1 管理工作中存在的問題

有些企業(yè)對(duì)于項(xiàng)目檔案的管理缺乏規(guī)范，項(xiàng)目檔案的規(guī)范性關(guān)系到資料查找時(shí)的便利性，影響著項(xiàng)目的后續(xù)開展，所以記錄項(xiàng)目檔案的工作人員一定保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、切實(shí)性和規(guī)范性。有很多檔案管理工作中，存在著標(biāo)點(diǎn)符號(hào)混淆的現(xiàn)象，或是檔案少頁、丟頁，現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的應(yīng)用價(jià)值降低。有很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理不夠重視，導(dǎo)致在項(xiàng)目在施工到完工的過程中，項(xiàng)目檔案的記錄不足，忽略了對(duì)建設(shè)過程中的檔案管理，造成檔案缺失，影響整個(gè)建設(shè)工程的竣工。項(xiàng)目檔案的管理工作不只需要公司的主管部門進(jìn)行監(jiān)督，還需要社會(huì)部門和地方的管理部門等進(jìn)行共同的監(jiān)督，這樣才能保證建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量。還有對(duì)項(xiàng)目管理工作的不重視，一般來說，項(xiàng)目的進(jìn)展都是長時(shí)間的，分布較廣，管理難度大，所以在具體管理時(shí)需要拆解成各個(gè)部分，參加建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)不同，缺乏對(duì)項(xiàng)目管理的認(rèn)知，輕視整理檔案的意義，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案記錄不全或者是丟失現(xiàn)象，給項(xiàng)目帶來了極大的損失。檔案管理的主體是人，這些工作都需要工作人員來整理，工作人員素質(zhì)不高是一個(gè)很大的問題，檔案管理制度我不完善，導(dǎo)致工作人員在工作過程中缺乏專業(yè)性，使項(xiàng)目檔案出現(xiàn)漏洞。管理方式也落后，在記錄過程中工作人員大多數(shù)都選用書面記錄方式，而紙張很容易出現(xiàn)破損，這會(huì)導(dǎo)致后期查閱時(shí)出現(xiàn)問題，這些原因是因?yàn)楣芾矸绞降穆浜?，?yīng)該應(yīng)用新時(shí)代的管理方法進(jìn)行整理。各個(gè)職位的人員分配也是一項(xiàng)問題，工作人員的年齡差距，和檔案管理人員的頻繁變動(dòng)，管理人員的學(xué)識(shí)水平不均，導(dǎo)致留不下有專業(yè)性的人才，沒有技術(shù)水平的庸才當(dāng)?shù)栏刹涣舜笫?。還有些部門之間缺乏配合的意識(shí)，導(dǎo)致前置管理工作不到位，分配不清，各個(gè)部門之間推卸責(zé)任，難以配合，這些問題就是導(dǎo)致前置工作的不完善的原因。

2 加強(qiáng)管理工作的具體措施

加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的前置性管理工作是必要的，項(xiàng)目檔案的管理是對(duì)各種有價(jià)值的文件和信息的記錄，具有真實(shí)性，檔案的管理對(duì)于之后的建設(shè)項(xiàng)目提供數(shù)據(jù)和各方面的信息，只有信息檔案的切實(shí)性和完整，才能對(duì)后期建設(shè)發(fā)揮最大的作用，一定要規(guī)范項(xiàng)目檔案的收集，增加系統(tǒng)性，給項(xiàng)目的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，通過編號(hào)、目錄、案卷等的編制，使檔案的查閱更加方便，查閱檔案的完整性，并進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，豐富內(nèi)容，使檔案具有真實(shí)性。

2.1 提高項(xiàng)目檔案的管理意識(shí)

項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量的決定性因素是工作人員的意識(shí)，想要項(xiàng)目檔案完整質(zhì)量高，就需要強(qiáng)化管理意識(shí)，讓各個(gè)管理部門意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，項(xiàng)目檔案的管理作用無法直接的產(chǎn)生金錢效益，所以工作人員對(duì)其認(rèn)真程度，直接關(guān)系著項(xiàng)目企業(yè)的知識(shí)性、艱澀、和對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展性的深謀遠(yuǎn)慮，前置性的管理可以提高企業(yè)單位對(duì)于項(xiàng)目檔案管理的重視，將檔案的管理深入到各項(xiàng)工作中，推進(jìn)檔案的規(guī)范化、制度化、和科學(xué)化，抓住檔案的質(zhì)量。使領(lǐng)導(dǎo)能夠高度的意識(shí)到提高項(xiàng)目檔案管理的意義，領(lǐng)導(dǎo)自身的重視可以影響到全體員工的認(rèn)真態(tài)度和重視程度，設(shè)立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，在日常的活動(dòng)中加強(qiáng)工作人員的檔案意識(shí)，保證項(xiàng)目檔案工作的順利開展。

2.2 加強(qiáng)監(jiān)督

很多檔案都是大工程的項(xiàng)目建設(shè)記錄，很大一部分是由建筑的施工文件轉(zhuǎn)化的，檔案質(zhì)量的高低直接關(guān)系著施工的質(zhì)量，所以一定要收集完整、正確、真實(shí)、系統(tǒng)的文件歸檔，想要做到這些就必須要加強(qiáng)對(duì)施工方面的項(xiàng)目檔案的管理和監(jiān)督，在初期的項(xiàng)目審批上，完成關(guān)于項(xiàng)目的提議書，和環(huán)保評(píng)估等各方面的規(guī)劃，提前完成項(xiàng)目的備案，堅(jiān)持在項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)實(shí)施定期的檢查和過程的控制，自查與監(jiān)察一起進(jìn)行，在工程建設(shè)的同時(shí)進(jìn)行文件的查核，是否標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、正確的與施工共同進(jìn)行，并及時(shí)把不符合標(biāo)準(zhǔn)的地方進(jìn)行改正，做到每一個(gè)地方都符合標(biāo)準(zhǔn)，在保障工程正常進(jìn)行的情況下發(fā)揮監(jiān)督的職能。

2.3 提升部門的配合協(xié)調(diào)

通過前置性的管理工作提高工作人員的工作職能，對(duì)每一個(gè)部門的工作人員進(jìn)行合理的任務(wù)分配，培養(yǎng)檔案管理人員的優(yōu)良工作作風(fēng)，對(duì)每一個(gè)崗位的管理落實(shí)到工作上，杜絕一崗多用、多崗重合的現(xiàn)象，讓各個(gè)部門的工作分配均勻協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取每個(gè)員工都能分配到自己擅長的工作，把檔案管理進(jìn)行流程化的制定，使每個(gè)崗位都能各司其職，發(fā)揮出自身部門的最大作用，各個(gè)部門工作進(jìn)行配和，加強(qiáng)工作的效率，激發(fā)工作熱情，讓每個(gè)部門都在檔案管理的管理下，形成一個(gè)大集體，提高項(xiàng)目工作中檔案管理工作的覆蓋性。

2.4 加強(qiáng)檔案工作人員的素質(zhì)教育

檔案的管理人員的職業(yè)能力和自身的綜合素質(zhì)直接影響著檔案部門的發(fā)展，所以想要做好項(xiàng)目的前置性管理工作就需要工作人員具有基本的個(gè)人素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，所以一定要重視項(xiàng)目檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，全面的提高檔案管理人員的素質(zhì)。作為檔案的管理人員，一定要把每一個(gè)流程都落實(shí)到制度上，引用符合時(shí)代發(fā)展需求的管理理念，把每項(xiàng)工作都落實(shí)到位，激發(fā)工作人員的工作熱情和主觀能動(dòng)性。加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的專業(yè)職能培訓(xùn)，讓員工參加各種培訓(xùn)活動(dòng)，提高專業(yè)水平，對(duì)員工的工作情況進(jìn)行調(diào)查，開展針對(duì)性的培訓(xùn)，不斷的豐富檔案工作人員的專業(yè)水平。檔案人員應(yīng)講道德、守法律、不計(jì)較個(gè)人利益，項(xiàng)目企業(yè)也一定要制定與國家各項(xiàng)法律相符合的規(guī)定來規(guī)范檔案人員的行為和素質(zhì)。

3 結(jié)語

綜上所述，想要做好項(xiàng)目檔案的前置性工作是非常困難的，涉及到太多的部門和工作人員。檔案的收集也非常復(fù)雜，項(xiàng)目的檔案能夠直接說明項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量，所以工程單位一定要認(rèn)真地對(duì)其進(jìn)行制定，樹立正確的觀念，對(duì)項(xiàng)目檔案的制定進(jìn)行全方面的監(jiān)控，保障檔案管理的質(zhì)量。

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