財務檔案信息化管理的完善措施研究

趙嘉麗

摘 要：財務檔案管理是檔案管理中最重要的一部分，記錄了一個單位經濟業務往來的各項證據，清晰的反映了一個單位的經濟狀況，也是一個單位做出各項決定的依據。財務檔案的管理就是要求財務檔案的完整和真實，每個單位的財務檔案管理都是要求定期對檔案進行整理和分類，這樣才能保證各項工作的有序進行和檔案的完整真實。隨著社會的發展和技術的完善，財務檔案管理逐漸實現信息化，信息化檔案管理使檔案管理更加規范，管理的效率大幅度提高。本文就從介紹財務檔案的概況入手，分析財務檔案管理存在的問題和財務檔案信息化管理的完善措施。

關鍵詞：財務檔案；信息化；管理措施

傳統的財務檔案都是需要紙質版材料和人手寫記錄的，這種記錄方式保存時間不長，并且查找起來很不方便，使得財務檔案信息無法有效的利用起來。如今隨著時代的不斷進步和科學技術的發展，財務檔案管理實現了信息化，在財務檔案管理的組織形式和工作內容都發生了重大的變化，財務檔案信息可以錄入到電腦中長久的保存，也可以供人隨時調取檔案信息，提高了財務檔案的管理效率和財務檔案信息的應用率。但是隨著財務檔案管理的信息化變革，財務檔案管理也暴露出了諸多問題，我們需要針對這些問題提出相應的措施來保證財務檔案管理的有序發展。

1 財務檔案管理的概況

財務檔案信息化最先出現在美國企業里運用計算機輔助財務人員的設計理念，隨后在各國發展而來，但是財務檔案信息化的發展不是一帆風順的，尤其是像我國這樣信息化發展較晚的國家。財務檔案是指企事業單位在經營活動中所產生的各種合同、協議、報表、憑證、票據、賬簿等有參考價值的原始資料和電子文檔。財務檔案的管理就是對這些材料進行分類整理編制目錄表，以便于后期的檢索。

2 財務檔案管理存在的問題

2.1 財務檔案管理水平不高

財務檔案信息化是在近幾年信息化水平不斷提高背景下出現的，由于我國信息化出現較晚，故而財務檔案信息化的普及較為緩慢，財務檔案信息化管理水平不高。據調查，我國普遍的財務檔案工作仍然使用紙質材料來進行整理，這仍然是當前最為普及的一種管理模式，信息化檔案管理還沒有完全普及，對于信息化檔案管理的技術掌握不完善。再加上一些單位檔案管理人員短缺，檔案管理人員素質水平不高，沒有經過正規的信息化管理培訓，使得檔案管理人員在整理材料時不夠細致，嚴重影響了后期的材料使用，讓許多財務檔案的價值喪失。

2.2 檔案信息化管理認識不足

首先，當前仍然還存在著一些財務檔案管理人員，缺乏對財務檔案管理的高度認識，對財務檔案的重要性認識不到位，導致財務檔案無法完整的保存。這樣一來使得財務檔案管理流于形式化，沒有對財務檔案進行有效的管理和分類，使得財務檔案信息保存不夠真實。其次，除了財務檔案管理人員的重視程度存在問題外，一些單位的領導對財務檔案的管理重視程度也有所欠缺，沒有給財務檔案管理部門充足的財力物力支持使得一些財務檔案部門管理方法無法更新，管理信息化無法實現。再者，由于重視程度不夠一些機密的財務檔案信息沒有妥善保管，使得一些信息泄露，對企事業單位造成了不可估量的損失。財務檔案管理工作不是簡單的信息儲存，而是要對信息進行細致的分類分檔，對信息進行整合加密，為今后更好更快的了解信息做鋪墊。

2.3 檔案管理機制不完善

財務檔案管理需要公司設立明確的財務檔案管理機構，并在機構內部形成清晰明確的人員分配和工作流程要求。就目前來看許多單位，雖然設立了財務檔案信息分類機構，但是機構內部還存在著許多問題，例如還存在人員安排不合理、檔案管理操作方法不規范、檔案管理操作方法不科學和缺乏配備統一的檔案設施機構等問題，這些問題都導致了檔案管理機制不規范。由于人員安排的混亂，導致了工作效率的檔案管理質量低。由于操作不規范和缺乏統一配備的檔案設施機構，使得工作過程中無序混亂會造成許多數據的丟失，這就導致了檔案管理工作出現疏漏系統出現缺損，無法實現信息化的普及。

3 財務檔案信息化管理的完善措施

3.1 完善信息化財務檔案管理機制

隨著信息化的普及，各單位應該積極的順應這種趨勢，實現財務檔案管理的信息化。首先，企事業單位要建立電子化財務檔案管理機制，還要建立與之相適應的磁盤介質進行備份處理，并將備份磁盤進行妥善管理。其次，在建立起基本的信息化管理框架之后，企事業單位要對財務管理信息化機構的內部進行細化，財務賬簿，財務計劃，經濟合同開發，設計說明，財務憑證，用戶規劃，財務信息化科目等相關信息也要歸納進財務檔案信息化管理中去，并將這些信息進行整合分類。最后，財務檔案信息化管理機制還要確立信息化管理的操作方法、操作規范和統一的配備設施。

3.2 強化基礎設施建設

財務檔案管理信息化的實現需要建立在企事業單位內部具備完善的信息化基礎設施建設的基礎之上，這樣才能夠統一步調實現與時俱進的全面信息化管理。首先，企事業單位應該調動充足的資金去支持財務部門實現財務檔案信息化管理，建立不同等級的資料是來管理檔案信息，并且按照檔案機密程度來選拔檔案管理人員，只有這樣層層的選拔才能讓管理人員有能力擔任檔案管理工作，才能保證檔案管理工作的有序進行。除此之外，財務檔案信息化管理工作的硬件設備要實時更新，根據企事業單位的內部情況，選擇只身適合的管理系統和系統軟件，保證檔案管理信息的安全和真實。

3.3 提高財務檔案管理人員的綜合素質

實現財務檔案管理信息化，就要提高財務檔案管理人員的綜合素質，以便于財務檔案管理人員勝任信息化管理系統。首先，要提高財務檔案管理人員的責任意識和重視程度，根據績效考評都錯每一個財務檔案管理人員高效率的完成工作，保證財務檔案資料的安全與完整。其次，隨著財務檔案管理手段和管理設施的不斷更新，財務檔案管理人員的技術水平也要不斷的提高，應該加強對財務檔案管理人員的技能培訓，并在培訓結束后落實相關的考核任務。最后，財務檔案管理人員自身也應該要自覺學習，提高自己的信息綜合分析能力和信息處理能力，為企事業單位做出決策提供準確的信息指導。

3.4 提升財務檔案管理效能

財務檔案管理的核心工作是要確保信息的真實性和提高信息的可利用價值。首先，財務檔案管理要經過信息采集、信息整理、信息存儲和共享信息數據幾個步驟，只有及時的完成信息采集整理和儲存工作，并且合理的共享數據才能夠提高財務管理系統的服務水平和管理工作質量。其次，財務檔案管理要充分利用電子郵件及信息微信平臺，來建立合理的財務檔案信息服務，完善信息咨詢服務和信息查詢服務。最后，相關的管理人員要融合最新技術，提供多樣化的服務。

4 結語

在當今的信息化發展時代，財務檔案信息化管理勢在必行，并且發揮著巨大的作用。財務檔案管理要認識到自身存在的問題，完善財務檔案管理機制，及時更新財務檔案管理設備，促進財務檔案管理信息化水平不斷提高。

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