事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀與發(fā)展要求

羅敏 馬紅嬌

摘 要：當(dāng)前很多檔案管理部門都已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了由紙質(zhì)檔案到電子化檔案的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也相應(yīng)的由傳統(tǒng)的檔案收集、整理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案的監(jiān)控，使檔案管理向著便捷化方向大步邁進(jìn)。但是，作為一名檔案管理者也應(yīng)當(dāng)深刻的意識(shí)到信息化在給檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)也帶來了挑戰(zhàn)。基于此，筆者在闡述新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)的前提下，分析了當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作人員素質(zhì)現(xiàn)狀、存在問題及原因，通過筆者結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)就如何提升新時(shí)期檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)、道德素質(zhì)提出了個(gè)人建議，以期為做好新時(shí)期檔案管理工作盡自己綿薄之力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

事業(yè)單位檔案管理的工作目的是保障單位內(nèi)部工作協(xié)調(diào)有序、高效率、高質(zhì)量的進(jìn)行，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位工作科學(xué)化、協(xié)作化、規(guī)范化發(fā)展。因此，科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)對(duì)事業(yè)單位發(fā)展非常重要。當(dāng)前，事業(yè)單位紛紛推進(jìn)檔案管理建設(shè)，在很大程度上提高了檔案管理質(zhì)量。但是，檔案管理專業(yè)化、信息化建設(shè)仍比較滯后，弱化了其在事業(yè)單位工作中的重要性。為此，如何立足新的發(fā)展環(huán)境、新的工作要求，深化檔案管理建設(shè)，是事業(yè)單位創(chuàng)新改革的重點(diǎn)，應(yīng)在日常管理工作中有效落實(shí)。[1]

1 檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)

1.1 較高的政治素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)政治性非常強(qiáng)的工作，因此檔案管理人員必須要有較高的政治素質(zhì)。其要清楚的知道，檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，是檔案和使用者之間的紐帶，必須要有崇高的職業(yè)道德精神，才完成檔案管理的工作。[2]

1.2 大膽的創(chuàng)新精神

所謂的創(chuàng)新，就意味著檔案管理的工作并不是一成不變的，在服務(wù)過程中還有更大的發(fā)展空間，需要提高，因此檔案工作人員必須要有大膽的創(chuàng)新精神，才能做好檔案管理的服務(wù)和管理工作。

1.3 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)

檔案管理的工作也是一項(xiàng)保密性比較強(qiáng)的工作，因此在管理過程中，檔案管理人員必須要持有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，保證檔案不被泄露及檔案的完好無損。尤其是對(duì)事業(yè)單位這樣服務(wù)于大眾的組織，其每次的服務(wù)內(nèi)容和任務(wù)都需要極度保密，因此就需要檔案管理人員持有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，做好檔案管理的保管工作。

1.4 過硬的業(yè)務(wù)技能

檔案管理看似非常簡(jiǎn)單的工作，其實(shí)其涉及到的范圍特別廣，管理人員不但需要掌握基本的知識(shí)，如建檔、歸檔等，還需要掌握一些文秘、目錄學(xué)以及計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)，才能做好檔案管理工作。[3]另外，管理人員還是儲(chǔ)備知識(shí)、傳播信息的橋梁，如果不具備過硬的業(yè)務(wù)技能，很難保證檔案管理的水平。

2 當(dāng)前檔案管理人員目前的素質(zhì)現(xiàn)狀

目前我國(guó)檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀不容樂觀，在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、思想觀念以及業(yè)務(wù)能力方面都體現(xiàn)出參差不齊。如很多事業(yè)單位很多管理人員的文化程度都比較低，基本為大專及大專以下，而且還有很多檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平有限，做的檔案管理文檔不但亂，而且沒有序，查找起來非常困難。同時(shí)很多檔案管理人員的管理水平和思想觀念比較落后，依然采用傳統(tǒng)的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，使得檔案管理的工作缺乏實(shí)效性。而檔案管理人員從未意識(shí)到自身的不足，沒有意識(shí)到提高自己素質(zhì)重要性，甚至也不認(rèn)為檔案管理的工作是一項(xiàng)非常重要的工作。因此隨著信息化時(shí)子弋的發(fā)展，這些滿足于自身現(xiàn)狀的檔案管理人員，在面對(duì)新知識(shí)的背景下，不知道如何進(jìn)行操作。

3 提高事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)

增強(qiáng)檔案管理人員你的責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)，是加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)能力建設(shè)的根本。要求檔案管理人員在面對(duì)繁瑣的工作內(nèi)容時(shí)，時(shí)刻保持積極向上的工作態(tài)度，并要求自己不斷思考和學(xué)習(xí)，以更加專業(yè)和熟練的管理技術(shù)優(yōu)化檔案管理進(jìn)程。主要表現(xiàn)在檔案管理人員需要充分明確自身工作的重要性，時(shí)刻提醒自己以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度認(rèn)真面對(duì)檔案管理進(jìn)程中的一切問題和麻煩，加強(qiáng)專業(yè)能力建設(shè)既是對(duì)工作的負(fù)責(zé)，也是對(duì)自己的負(fù)責(zé)，所以檔案管理人員需要利用更多的業(yè)余時(shí)間鉆研新的檔案管理系統(tǒng)的使用方法，學(xué)習(xí)更多專業(yè)的理論知識(shí)，敢于對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理程序方式提出挑戰(zhàn)，并以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度不斷探索和研發(fā)新的管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理進(jìn)程，不斷提高檔案管理效率和檔案管理質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)

對(duì)于一名優(yōu)秀的檔案管理人員來說，需要其具備極強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，因此事業(yè)單位可以定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)其檔案管理的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)知識(shí)，以此來提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。另外，檔案管理人員還需要自主地進(jìn)行學(xué)習(xí)，要意識(shí)到檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，只有自己業(yè)務(wù)能力提高了，才能更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和其他部門同事。同時(shí)事業(yè)單位還需要建立相關(guān)的運(yùn)行機(jī)制，以學(xué)用結(jié)合、重視實(shí)效的方式，來落實(shí)檔案管理工作，在提高檔案管理人員業(yè)務(wù)的同時(shí)，提高其自身的素質(zhì)。

3.3 提升良性競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境力度

由于很多檔案管理人員一隊(duì)為事業(yè)單位是終身制，并沒有危機(jī)意識(shí)，從而導(dǎo)致工作積極性不高，作為檔案管理人員也缺乏工作的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。針對(duì)一以上情況，檔案部門應(yīng)該在本部門內(nèi)建立良性競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，創(chuàng)建部門主題文化，圍繞文化核心開展各項(xiàng)活動(dòng)，在活動(dòng)中增強(qiáng)檔案人員主人翁意識(shí)。同時(shí)建立一套完整的獎(jiǎng)罰制，擺脫過去干好干壞都一樣的境況，經(jīng)過這一系列有效措施的實(shí)施，可以大大提高檔案管理人員的工作效率與工作積極性。

3.4 提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)支持度

目前我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)己經(jīng)走到一個(gè)嶄新階段，隨著改革的不斷深入與發(fā)展，社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)也隨之進(jìn)入到一個(gè)新的發(fā)展時(shí)熊，檔案管理工作，作為社會(huì)事業(yè)工作的其中一項(xiàng)，也要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐。在穩(wěn)抓穩(wěn)打一的工作基礎(chǔ)上，根據(jù)各系統(tǒng)的實(shí)際工作要求，在相關(guān)部門有利政策與資金的大力支持下，要不斷提高自我的檔案管理意識(shí)。第一，不拘一格用人才，改變傳統(tǒng)的用人模式，多在社會(huì)上公開招聘有實(shí)力、有能力的青年人進(jìn)入到檔案管理隊(duì)伍中；第二，進(jìn)一步加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，檔案管理業(yè)內(nèi)信不斷更新，只有定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，才能使其掌握最新動(dòng)態(tài)，在本職工作中做出更好成績(jī)。

3.5 利用現(xiàn)代化技術(shù)，規(guī)范檔案管理

隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都在積極地應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來規(guī)范自己行業(yè)的工作內(nèi)容，雖然現(xiàn)在很多事業(yè)單位也建設(shè)了現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，但是卻沒有得到有效的落實(shí)，因此必須要有效地利用現(xiàn)代化的技術(shù)，來規(guī)范檔案的管理。首先，檔案管理人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)的各種操作，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理以及歸檔。其次，必須要不斷地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，來優(yōu)化檔案的整理和歸檔。同時(shí)還要把檔案的整理和歸檔做到簡(jiǎn)單、有序以及完整，才能配合事業(yè)單位工作的開展。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位管理工作過程中檔案管理是其有機(jī)組成部分，對(duì)單位未來發(fā)展有非常重要的借鑒意義，只有充分重視檔案管理工作，建設(shè)完善的檔案管理制度體系，采用現(xiàn)代信息化手段優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理方式，提升檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)，為單位檔案管理工作提供良好的氛圍，才能推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作向高效、快捷的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]談亞芳.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J].檔案建設(shè)，2015（03）.

[2]胡曉光.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].黑龍江檔案，2014（06）.

[3]白桂芝.試論行政事業(yè)單位檔案管理思路創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)世界，2015（S2）：32.