衛生院檔案管理問題闡釋與管理經驗

楊銀花

摘 要：衛生院是當地縣或鄉鎮所設立的一個綜合性機構，主要負責內容是所屬范圍內的衛生行政以及醫療預防工作，肩負著農村的醫療防疫和保健任務，能夠幫助農村有效解決各種看病問題。其中衛生院的檔案管理非常重要，是寶貴的材料和資源，在實際工作過程中，可以為相關決策提供真實可靠的依據，需要衛生院各個部門的積極配合。本文首先闡述的是在衛生院檔案管理過程中遇到的問題，通過研究進一步分析其中的管理經驗，逐步完善衛生院檔案管理工作，實現更加標準化和規范化的發展。

關鍵詞：衛生院；檔案管理；問題闡述；管理經驗；優化措施

隨著我國醫療行業不斷深化，新農合也為眾多農村人口解決了醫療問題，同時作為衛生院也在持續發展，對檔案管理工作方面也提出了新的要求，面對日益擴大的醫療需求和服務需求，只有將衛生院的檔案管理工作進行有效管理，才能在今后衛生院的發展和建設中，更好的實現基層衛生醫療事業的全面發展，造福于廣大農民群眾。

1 衛生院檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理意識缺失

目前在衛生院的檔案管理方面，由于管理意識的缺失，極易導致對檔案的掌握情況以及管控措施不合理，形成管理機制和管控行為無法達到實際的標準，衛生院管理人員在管理過程中沒有確立一個系統的正規的管理模型，所以在檔案管理中控制機制以及運行體系都會逐漸出現問題，檔案管理工作也無法發揮出實際的價值，管理效率底下，很多重要資料無形中遺失，不利于衛生院今后的長遠發展工作。

1.2 檔案管理體系缺失

目前在很多衛生院的檔案管理過程中，并沒有建立明確的管理體系，整體的管理結果非常松散，毫無秩序，無論是在資料收集方面還是在資料整理方面，大部分衛生院采取的都是分散式的管理方式，這種方式存在很大弊端，無法達到規范性的收集和整理，導致檔案在使用過程中的效率成持續下降趨勢，很多資源因此被限制和浪費。

1.3 衛生院檔案管理設備缺失

衛生院檔案管理工作存在管理設備缺失的問題，由于資金等條件的限制，不能對檔案管理設備進行有效整合，在實際工作過程中不能有效利用計算機設備和網絡信息技術，工作人員習慣于采取紙質的檔案管理工作，造成衛生院嚴重脫離時代發展的管控模式，極大的增加了檔案管理人員的工作強度和工作壓力負擔，阻礙了衛生院檔案管理項目質量的發展建設。

1.4 衛生院檔案管理素質不足

衛生院管理人員專業素養不足，從檔案管理的整體層面缺乏相應的管理和調控意識，尤其在專業性水平和管理方法方面，不能滿足衛生院的實際發展需求，綜合素質有待提升。一些相關管理人員管理素質的缺失造成了檔案資源管理和管理項目體系的滯后，使檔案管理工作無法有效落實，不能有效發揮實際價值。

2 衛生院檔案管理問題闡釋與管理經驗

2.1 提高思想認知

針對衛生院檔案管理工作，相關部門要引起高度的注意，根據衛生院檔案管理過程中的實際問題進行分析，建立動態化的管理機制，實現契合度較高的管理措施，讓每一個管理人員都要提高對衛生院檔案管理的思想認識，不斷完善管理效果，實現系統化的管理措施。同時，衛生院要增強專業化培訓力度，讓所有人員清晰的認識到檔案管理的重要性和作用，并適當在一定范圍內，通過宣傳的方式，進一步強化檔案管理的內容和方式，為今后檔案管理工作的開展和運行提供有效的管理措施。所以，只有讓每一個檔案管理工作人員提高思想認知，增強在檔案管理方面的重視度，才能形成一套完整的檔案管理體系和框架，讓檔案管理工作發揮最大的價值所在。

2.2 優化管理體系

為了能夠進一步優化衛生院的檔案管理問題，需要建立一套完善的管理體系，重點強調檔案管理的具體管理措施，并結合不同地區衛生院的基本狀況，制定符合時宜的檔案資料管理發展方向，增強管理過程中的實效性，讓檔案資源管理項目實現綜合性的優化。在衛生院檔案管理體系制定過程中，要遵循檔案管理的基本標準和原則，按照一定的計劃和步驟完善管理體系和管控制度，以當時衛生院的實際狀況為基本，建立與之相符合的管控機制。無論是從基本檔案的存儲、歸納和保管，還是復雜的檔案體系的建立，都要按照一定的標準和規范進行合理有序的運行，促使衛生院檔案管理工作實現高效的開展。

還有，在衛生院實際的檔案管理工作開展過程中，文書檔案也是一個重點的管理項目，用實際行動對檔案進行系統化的管控機制和控制結構，具體可以分為四項內容，第一，文書檔案的收集，根據我國《文書檔案范圍和保管要求》中的相關規定，并結合當地衛生院的檔案管理需求，制定具有特色的落實修訂機制；第二，文書檔案整理，衛生院管理人員要在考核體系中，制定合理科學的管理結構，全面落實檔案管理項目工作，不斷提升衛生院整體管理水平。可見，文書檔案管理體系的建立不僅是檔案管理的基礎，更是衛生院發展建設的有力保障；第三，文書檔案檢索，相關管理人員要結合實際檔案管理的實際檢索機制和管控措施建立相關標準，制定嚴格的有效的管控措施，保證文書編號水平和辦理程序的標準；第四，文書檔案開發，在檔案管理工作中，衛生院管理人員要切實做好檔案的匯總和收集工作，確保檔案資源管理的利用效率和完整性，同時，管理人員還要對檔案資源進行合理的開發延伸，切實發揮檔案內容的實際價值，從而衛生院管理體系的完善和建立打下堅實的基礎。

2.3 完善管理設備

為了有效提升衛生院管理質量和整體水平，管理部門要結合時代技術發展優勢，不斷加強對管理設備的完善和建設，確保管理體系和技術設備的完善，真正實現檔案管理的現代化建設，同時，為了全面落實自動化檔案管理辦公項目，衛生院要加大對檔案管理技術設備建設資金投入，針對檔案管理相應的信息技術進行有效整合，保證檔案管理控制體系和項目的完善，實現衛生檔案管理現代信息化與科學化管理的融合發展，全面實現資源的信息化管理，切實做到檔案管理的無紙化辦公。其次，衛生院要從找查找和調取資源的便捷性入手，從根本上提高檔案管理效率，在不斷提升衛生院整體管理水平的同時，建立健全具有實效性的檔案工作管理機制，有效避免衛生院人力資源和物理資源的浪費現象，這樣不僅全面提升了管理效率，還真正發揮了檔案的資源價值。

2.4 提升綜合素質

衛生院要全面加強相關檔案管理人員綜合素質的提升，確保檔案管理質量的穩步提升。因此，衛生院管理部門要建立系統化與科學化的管理控制機制，并建立完善的專業培訓機制，定期對衛生院檔案管理人員開展全面的專業培訓工作，不斷提升管理人員專業化知識、業務水平以及綜合管理素質。同時，衛生院要建立完善的準入和考核機制，對檔案管理人員進行全面的綜合素質審核，確保管理人員具備較強的綜合素質水平，并通過專業化的考核機制以及專業培訓管理，不斷提升檔案管理人員的技術水平。為了進一步完善衛生院檔案管理工作，衛生院要建立完善的動態化檔案處理機制，從而使檔案管理人員可以及時了解和發現檔案管理內容的變動更新，從而全面提升衛生院檔案資源的實際利用價值。

3 結語

綜上，為了全面改進信息資源管理的利用效率，衛生院要從基層衛生科室的實際情況出發，積極引進先進技術并建立一套完善的管理系統，切實提高檔案信息資源的利用效率，為衛生院的健康可持續發展創設良好的管理條件。

參考文獻

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