石油企業檔案管理中存在的問題及對策研究

郝明利

摘 要：全新時代背景之下企業越加重視檔案管理工作，對其的管理方式也隨著時代的發展而產生變化，以石油企業為例，在檔案管理工作方面存在一些新的挑戰，對此需要采取新的措施應對挑戰。本文從加強石油企業檔案管理工作重要意義出發，指出了目前檔案管理工作中存在的一系列問題，并提出了解決問題的相關對策，希望對促進石油企業檔案管理水平提高有所貢獻。

關鍵詞：石油企業；檔案管理；問題及對策

1 引言

現階段的石油企業發展取得了較大進步，經濟效益提升的同時檔案管理工作也深受重視，石油企業當中的檔案管理主要是對一些文字、表格等反應企業運營發展實際情況的數據加以管理，記錄其原始數據以便日后查閱和參考。不過因為實際工作中存在一定的隨意性，以至于管理效果不盡完善，對此必須加強檔案管理措施促進石油企業檔案管理水平進一步提升。

2 加強石油企業檔案管理工作的重要意義

2.1 有利于提升石油企業經管能力

對石油企業而言，檔案管理工作不僅是企業經營發展的關鍵還可以反映石油企業發展當前情況，因此規范的檔案管理工作對石油企業生產工作至關重要。其也可以貫穿到企業整個管理過程當中，對整個石油行業進行有效反映，所以對此就更要做好檔案管理工作。

2.2 促進石油企業可持續發展

就石油企業而言，若前期檔案資源管理不完善，將會為其后期發展造成極大損失，還有，在進行檔案管理工作的時候因為石油企業的檔案是第一手資料，其可以維護企業正當權益，同時還能夠減少對人力、物力、財力資源的消耗，促進成本控制水平提升。

3 石油企業檔案管理中存在的問題

3.1 企業領導對檔案管理缺少重視

石油企業進行檔案管理的時候很多人認為該工作就是各種檔案資料的保管工作，重要資料不丟失、核心數據不外泄就算基本完成任務，還有就是對石油企業檔案管理人員不選拔，導致相關工作不受重視，不強調要做好工作而是保管好檔案，對于開展檔案管理工作起不到積極促進作用。

3.2 石油企業的檔案管理信息化建設水平不高

隨著計算機和網絡技術得以普及，檔案管理形式和載體發生巨大變化，從過去紙質形式保管變成了數字化檔案管理，但是現階段很多石油企業的檔案管理依然是以物理存儲為主，沒有引入先進的檔案管理軟件，主要在于平時調閱檔案的事務不算多，電子檔案利用率又不高，不利于檔案工作開展。

3.3 石油企業檔案管理手段落后

當前石油企業檔案資料管理都是以紙質形式為主，檔案資料主要是由施工計劃和施工管理報告和質量驗收報告組成，這些紙質檔案資料僅能夠反映基本施工資料，無法完全反映施工全過程。同時，對于紙質檔案的保存比較復雜，運輸起來也很費勁，使用效率不高，當檔案庫存殆盡的時候，一些陳舊檔案就成為了廢紙需要銷毀，等到事后再用就毫無根據，影響石油企業工作開展。

4 解決石油企業檔案管理問題的有效對策

4.1 提高認識，做好檔案管理工作

因為部分企業領導對檔案管理工作疏于重視，導致石油企業檔案管理工作缺少活動經費，相關工作開展困難。所以解決此問題首先要號召廣大石油企業提高對檔案管理工作的經費支持和投入，選擇有責任心、業務素質高的工作人員進行檔案管理，從各個方面給與關心，幫助他們解決難題，調動其工作積極性和主動性。

4.2 完善檔案管理基礎設施

進行檔案管理工作的時候需要廣大工作人員定期向企業高層領導匯報檔案管理工作中遇到的有關問題，向其說明配備基礎設備的重要性，以便能夠在更大程度上得到其支持。另外對于石油企業檔案管理方面要求也要不斷進行完善，盡量全面提高檔案管理的水平。

4.3 實現對檔案管理的信息化

石油企業在對檔案進行管理的時候，應該注重檔案管理的信息化和現代化建設，這樣才能有效的實現檔案管理的電算化建設，從而檔案管理數據構件才能真正信息化和高效建設。同時還要加強檔案室的建設，這是保證檔案管理有效性的關鍵所在，并且作為管理人員對于可以移動的硬盤數據存儲設備則要求有關單位加強技術管理和指導工作。

4.4 促進管理規范化，提高檔案管理質量

首先要對企業檔案材料的收集管理工作予以全面提高，建設對應的管理制度并制定有關的檔案管理收集標準，促進管理統一化與標準化；要創新檔案收集方式，把全面收集和重點收集結合起來，制定檔案時間要求，對不同類型檔案的時間價值進行區分，減少無效檔案收集，同時也避免重要檔案的丟失。其次要對檔案管理工作予以規范，對不同種類和載體的檔案進行集中化管理，進一步完善《檔案借閱制度》，促進檔案的安全性和保密性提升，落實責任追究制度，在對檔案管理工作中的管理失職行為給與嚴肅處理。

4.5 全面提高檔案管理工作人員綜合業務素質

首先要在人員招聘環節上予以寶物，重點招收具有專業文化知識技能的人才，選擇工作細心并且熱愛檔案管理工作的人，建設高素質檔案管理隊伍；其次，要提高管理工作人員自身素質，做好在職職工再教育工作。新時期檔案管理工作面臨新挑戰，對此需要檔案管理者與時俱進，定期舉辦檔案基礎知識講座和業務技能培訓活動，幫助在職職工開拓視野，提升技能，使其成長為復合型高素質人才。

5 結語

總而言之，當前檔案管理工作已經成為石油企業管理工作中的一項重要內容，除了要對檔案管理需要的設備進行完善以外，同時還需要根據單位的實際發展情況不斷進行改革創新，促使石油企業檔案管理工作能夠更好地進行下去，為石油企業的持續健康發展做出貢獻。

參考文獻

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