火電廠檔案管理如何實現信息化建設

胡靜

摘 要：當前信息化建設技術不斷發展，火力發電廠的檔案管理工作也進入了一個新的管理階段，通過信息技術能夠彌補傳統管理手段存在的弊端，提高檔案管理效率。基于此，本文在對火電廠檔案工作性質特點分析的基礎上，闡述了火電檔案的建設信息化，討論了如何利用信息化手段加強火力發電廠的檔案管理工作水平，促進檔案管理水平提高。同時也希望能夠對相關單位檔案管理工作的開展提供一些參考和借鑒。

關鍵詞：火力發電廠；檔案管理；信息化建設

隨著市場經濟的發展和社會經濟體制改革，火電廠的檔案管理工作呈現不斷完善的趨勢，不過就目前管理現狀來看，基于火電廠檔案管理具有一定的復雜性，現階段還無法體現出檔案管理工作的重要性，對此要結合火電企業檔案的特點針對性的進行檔案管理工作的開展，通過信息化建設促進相關工作水平提高。

1 火電企業檔案工作的性質特點

1）檔案來源多樣化，數量飛速增長。主要是辦公自動化系統的應用企業電子文件和電子檔案產生速度和數量大大提升。

2）檔案管理水平提升。隨著信息化建設的逐步提高，檔案管理現代化水平也隨之提高。

3）性質上來說，檔案管理工作具有管理性和服務性，其通過對來自不同管理部門的檔案資料進行管理實現了對其他部門的統一協調和服務。

2 火電檔案的建設信息化

2.1 認真做好檔案整理本職工作

火電檔案包括紙質檔案和電子檔案兩種，而進行檔案建設信息化的基礎，就是要做好檔案管理的基礎工作。檔案工作人員需要嚴格按照檔案管理相關制度規定，進行資料的收集、整理和歸檔工作。將紙質檔案和電子檔案進行歸檔，保證檔案信息的完整性和真實性。

2.2 加強檔案工作者的安全意識

單位需要重視培養檔案工作者的安全意識，不僅重視紙質檔案的安全保存，也要重視電子檔案的信息安全。一方面要設立標準的檔案室，做好紙質檔案的保管，做好“八防”等工作；另一方面做好網絡安全防護，準備好專門的防護軟件，保證電子檔案的網絡安全，定期進行殺毒和清理，配置防火墻等。

2.3 加大檔案建設資金投入和獎勵機制

單位需要增加檔案管理的資金投入，包括聘請專業的檔案管理人才、采購高水平的防護軟件、配置良好的安全環境等，都需要大量的資金投入，單位要給予強力的資金支持。單位還需要建立獎勵機制，對檔案建設認真負責，和對做出重大貢獻的工作者給予獎勵措施，以提高工作者的積極性。

2.4 做好檔案網絡服務

主要是利用先進的網絡信息技術，在建立電子檔案的同時，將本單位的檔案信息整理成數據庫，設計有效的檢索程序，方便查詢檔案信息；與其他兄弟單位聯合，實現資源共享。

3 實現電廠檔案管理信息化建設途徑

3.1 加快電子檔案管理人員培養和人才儲備步伐

社會發展和科學技術的不斷進步，使檔案管理工作的任務、工作環境、服務對象、管理模式都發生了很大的變化。我們可以注意到，檔案管理工作由以前的保管、記錄活動的證據，演變為目前這種證據的確實產生，進而確保上述活動本身有可信證據作為證明。檔案管理人員也因此由以前的文獻記錄者、保存者、變為檔案遺產的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者、整理者、演變為在檔案形成過程中，明確歷史責任感的積極干預者。這一系列的巨大變化，迫使我們盡快地調整自己的工作思路和方式，迎接電子時代帶來的挑戰。如何迎接這一歷史性的變革，關鍵是要提高當前檔案管理工作者如何掌握和應用新的科技知識，更好的服務于企業。現在企業的領導者也漸漸意識到電子文件檔案管理程序的掌握和人才在信息化管理工作中的重要性，目前的檔案管理人員需要具備基礎的處理信息的技能和理論知識的掌握。隨即加大資金的投入，購入檔案硬件設備和引進檔案軟件的開發和人才。為此，加強檔案管理人員的繼續教育和培訓是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作。如何提高現有檔案管理人員的業務能力，這就要靠我們的管理者，根據人員的知識結構水平，全面制定并明確每個人的培訓計劃和目標，定期進行全面業務知識的考評。建立和完善兄弟單位檔案信息的技術交流平臺，從中發現、培養、儲備電子文件檔案的人才。

3.2 進一步推進檔案標準化、規范化管理

目前，檔案信息自動化系統的要求是檔案標準化、規范化，滯后的管理理念和應用軟件的魚目混雜，直接影響了電子文檔檔案管理系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是管理環境沒有充分得以提高和發揮。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化建設，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

3.3 抓好數據庫建設是關鍵

目前，火力發電廠檔案信息自動化工程影響最大的是計算機技術、工作站。服務器性能的提高，網絡技術的成熟與否，直接影響到數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合實際。因此，要避免發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

3.4 建立完善發電廠電子文件全過程管理制度

要建立一套審查制度，嚴格把關，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關鍵措施。人是活的因素，易受外界影響。為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況，確保電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。

4 結語

火電的檔案管理工作是一項龐雜性事務，整體檔案管理工作落實需要企業內部不同管理部門之間和環節工作具體細化，實現基于科學信息化的絕對支持以及和各種管理效能的有效結合，以上因素均對檔案記錄的真實性和完整性造成直接影響，同時對于電廠的發展以及在社會中的地位造成影響，對此要嚴格要求相關的細節處理，保證企業體制改革制度之下的信息整合，保證有豐富的信息資源為電廠生產和發展提供數據支持，促進火電事業的健康持續發展。

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