檔案管理過程中的主要問題及對策措施

蘇麗娜

摘 要：檔案管理工作在社會的各個行業當中都有著重要的作用，通過對檔案的整理、分類、保存以及管理，可以建立一個內部的信息資料系統，在具體的工作過程中，方便資料信息的使用和提取，對于各部門工作都有配合和促進的作用。檔案管理工作應該根據不同實際狀況，配合是社會進步的要求，不斷完善。因此，本文探討在檔案管理過程中存在的主要問題，并針對此提出建議性的應對措施。

關鍵詞：檔案管理；主要問題；對策措施

1 檔案管理過程中的主要問題

1.1 標準化、規范化程度低

對于檔案管理工作而言，其管理的前提便是基礎工作的標準化與規范化。標準化與規范化的檔案可以使得檔案管理效率大大提升，更加便捷于檔案管理工作者與客戶之間的交流。然而，在當前的信息時代下，檔案管理的基礎工作并沒有體現出標準化與規范化，由于網絡上各種格式以及建設形勢都有，沒有形成統一的格式或要求，這在很大程度上影響了管理工作的規范性以及共享性。而且，現今由于計算機的快速發展以及全球化趨勢的不斷加強，各式各樣的軟件都有，這些軟件的兼容性很差，很大程度上影響了檔案管理工作的標準化與規范化。

1.2 對檔案重要性認識程度不夠

檔案管理工作對于國家和社會發展具有十分重要的作用，但目前，阻礙我國檔案管理科學化水平提高的重要因素之一，即為相關領域的工作人員對于檔案的重要性認識程度不夠。部分工作人員認為檔案管理是一項可有可無的工作，沒有檔案管理企業也能照常運轉。由于此種意識和觀念長期存在，造成了工作人員在進行檔案管理工作時，工作不積極態度不認真，進而導致了檔案管理工作效率低下，檔案管理過程中文件丟失的情況也時有發生。

1.3 檔案管理人員的專業素質問題

在檔案管理過程中，人員因素對工作產生著具體的影響，由于檔案管理員的專業素質不足，會使得檔案管理過程中問題的出現增多。在檔案的收集管理工作中，需要人員對于分類和規劃的清晰把握，隨著企業的不斷發展，檔案的分類細化過程需要跟隨實際的發展過程做出規劃性的調整。電子信息技術的應用已經十分普遍，在一些企業中，管理人員由于不能跟隨著行業的進步而對自我調整完善，對于電子技術掌握力度不足，以及電子檔案系統不能夠充分利用，甚至在使用過程中產生問題。

1.4 檔案硬件投入不足，創新觀念落后

創新是檔案事業可持續發展的保障，檔案事業的可持續發展意味著其社會功能的改善和提高，要把人的發展擺到檔案事業發展的中心位置上來。檔案工作是黨和國家的重要事業，但檔案室建設不規范不標準，檔案柜陳舊，存儲條件差，為此，要以時代發展為基礎，要實現檔案的可持續發展，必須不斷創新檔案管理工作。這也是檔案管理社會性和開放性的必然要求。

1.5 檔案管理信息化應用不夠科學

檔案管理是一項內容繁雜且工作量較大的工作，檔案管理內容涉及企業經營和人力資源管理等多個層面，因此信息量十分龐雜。在傳統管理工作中，檔案管理的信息內容大多使用紙質方式進行登記記錄和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等環節的展開。同時，因為檔案管理信息量較大，所以會生成大量的文件檔案，紙質形式的檔案資料會占據較大的空間位置，對日后調取信息進行檔案查閱會產生一定的影響。

2 檔案管理過程中的問題對策措施

2.1 加強重視做好制度建設，提升檔案管理規范化

檔案管理工程量很大且很復雜，涉及的部門和范圍非常廣，所以要重視檔案管理，督促各部門配合檔案管理部門完成檔案的收集、整理、歸類及管理工作。領導要重視檔案管理，將檔案管理工作提到日常工作日程上，將檔案管理作為部門考核的指標，通過全員重視做好檔案管理，發揮檔案的有效作用。同時，要根據實際情況在檔案法的指導下做好檔案管理制度的建設，使檔案管理人員和各部門在進行檔案歸檔和管理時有制度可依。為了確保檔案管理的順利實施，領導要加大對檔案管理經費的投入，聘請專業能力強的人員進行檔案管理，引導員工積極配合檔案收集與管理，使檔案管理過程的問題得到及時解決，以全面提升檔案管理的質量。

2.2 對檔案管理工作進行準確定位，加強管理工作認識

檔案管理本身就是一項基礎工作，關系著企業、單位工作的發展情況和重點環節，所以只有借助更為科學的思想和工作手段對檔案管理工作進行研究，才能對這項工作質量實現有效提升作用，并更有效的為人們查閱提供有效幫助。在單位發展中，廣大檔案管理工作人員也需要對自身工作內容進行明確，通過對自身工作重要性的提升，樹立起更全面的服務理念與工作意識，這對于工作人員自身工作定位方向的明確也將提供有效幫助。

2.3 推進檔案信息化建設

促進企業檔案管理信息化建設必須要借助于人才、設備和技術的支撐，檔案管理人員應當真正重視這一工作，不斷促進企業檔案資源管理工作效率的提升。依靠檔案信息化建設，推動檔案材料的有效整合，一方面應當更加努力深入地探索檔案信息材料的共享機制，利用信息技術對企業相關檔案信息實現高效管理，進而更為準確地對各類檔案材料進行歸類、識別與傳輸。另一方面需要更加深入地探索檔案信息的整合方式，推動多元化整合。根據檔案信息資源的具體情況和實際特征，將其轉變為知識型文檔，不斷提升檔案信息資源整合效果。

2.4 加大經費投入，促進檔案管理方式的創新

經費投入是保證檔案管理工作健康發展的關鍵，檔案庫有著豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們仍然會感到庫藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實庫藏內容，提高庫藏質量的基礎上，有目的地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化，使其系統化、規范化，及時準確地為用戶提供服務。

2.5 加強檔案管理工作的保密性

檔案是部門內部工作的歷年資料和一些機密材料，屬于部門內部機密性文件，檔案對于部門在同行競爭中是非常重要的存在意義。所以在這個基礎上，就需要部門的檔案管理人員注意檔案管理的保密性，意識到部門檔案泄漏的危險性。部門需要時刻培養部門內部人員對于部門檔案的保密意識，在日常工作中工作人員要提高警惕性，不隨便在部門外部復印部門檔案，不隨便與部門外部人員討論檔案內容，不隨便將檔案擱置在辦公區域以外的地方，妥善保存檔案，讓每一個工作人員都具有一定的危機意識，加強對檔案的保護和保密措施。在此基礎上，部門還需要制定相應的機密泄露懲罰措施，在警示全體員工的同時，對機密泄露帶來的一系列損失有一定程度上的彌補。

3 結語

總之，為促進檔案管理科學化水平的提升，應該充分認識其重要作用，根據存在的不足，有針對性地采取措施進行完善。同時還要落實管理規章制度，明確管理人員職責，并提高管理人員的綜合素質。從而有效適應檔案管理需要，防止檔案資料丟失，使其更好地滿足人們的需要，促進檔案管理水平和檔案服務質量的提升。

參考文獻

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