新形勢下高職院校數(shù)字化檔案管理的實踐與思考

摘 要：高職院校實施檔案管理數(shù)字化是高職院校科學(xué)發(fā)展的一個必然趨勢，不僅具有很強(qiáng)的必要性而且還具有迫切性。筆者在本文中，就新形勢下的高職院校數(shù)字化檔案管理進(jìn)行了積極的探討。在剖析高職院校實施檔案管理數(shù)字化現(xiàn)實意義的基礎(chǔ)上，對高職院校實施檔案管理數(shù)字化進(jìn)行了科學(xué)的思考：堅持科學(xué)合理的原則，使庫存檔案呈現(xiàn)數(shù)字化；依據(jù)科學(xué)實用的原則，使電子文件實現(xiàn)檔案化。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；數(shù)字化；實踐思考

數(shù)字化檔案管理是高職院校數(shù)字化校園建設(shè)中一項重要的內(nèi)容，對于高職院校數(shù)字化檔案建設(shè)來說，其主要過程是借用掃描、數(shù)字成像、多媒體及計算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)手段，實施檔案資源的采集與傳輸，處理及儲存，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等優(yōu)勢，有效鏈接檔案資源信息，建立完整而有序的檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，從而全面提升高職院校的檔案數(shù)字化管理效益及效率，以達(dá)到實現(xiàn)資源共享并及時有效利用之目的。然而，在社會及教育快速發(fā)展的新形勢下，高職院校的數(shù)字化檔案信息管理，如何才能形成系統(tǒng)而完整的信息管理數(shù)據(jù)庫，是高職院校檔案管理相關(guān)人員需要認(rèn)真思考并積極實踐的一個重要課題。

1 高職院校實施檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)實意義

1）既實用又具有影響力。我們知道，電子檔案的體積較小，而且使用的壽命又長，并且容易復(fù)制，同時，它便于存儲，傳遞的速度也很快。這些優(yōu)勢都是紙質(zhì)檔案所不具備的。在社會及教育快速發(fā)展的新形勢下，電子檔案的實用性很強(qiáng)。高職院校實施數(shù)字化檔案管理，在管理方式上發(fā)生了新的跨越，同時對傳統(tǒng)的檔案管理方式也具有很大的沖擊，會產(chǎn)生極強(qiáng)的社會影響力。

2）適宜于科學(xué)發(fā)展需求。數(shù)字化檔案管理是加快高職院校檔案管理工作發(fā)展的必然結(jié)果。對于高職院校來說，其管理具有較為先進(jìn)的文化理念。因為它既是培養(yǎng)人才的基地，又是傳承先進(jìn)科技應(yīng)用的機(jī)構(gòu)。隨著高等職業(yè)院校教育教學(xué)改革的不斷發(fā)展，院校檔案管理的門類也在不斷增加，其內(nèi)容也更為復(fù)雜多樣，數(shù)量也更為繁雜。數(shù)字化檔案管理恰好適應(yīng)了高職院校科學(xué)發(fā)展之需求。

3）時代發(fā)展的必然選擇。高職院校實行檔案管理數(shù)字化，同時也是檔案管理人員適應(yīng)形勢要求不斷提升自身素質(zhì)的必然選擇。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已經(jīng)不能滿足新形勢下檔案管理之需要，況且院校檔案管理的內(nèi)容也在不斷地增多，所以檔案管理者的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)也要相應(yīng)地予以積極地調(diào)整。

數(shù)字化檔案管理是國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的基本要求，也是高職院校現(xiàn)代化校園管理工程中的一個重要組成部分，它既是信息化檔案建設(shè)的前提，也是檔案管理資源共享的基礎(chǔ)。實施檔案管理數(shù)字化能使信息資源的充分利用更方便準(zhǔn)確、更科學(xué)快捷，更能有效服務(wù)學(xué)校及社會。

2 高職院校實施檔案管理數(shù)字化的思考

高職院校檔案管理數(shù)字化是一個必然的發(fā)展趨勢，在目前庫存檔案轉(zhuǎn)型于數(shù)字化檔案的特別時期，檔案管理數(shù)字化成了檔案建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。在此，筆者對高職院校實施數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)行積極的思考。

2.1 堅持科學(xué)合理的原則，使庫存檔案轉(zhuǎn)型數(shù)字化

1）努力優(yōu)化檔案管理數(shù)字化方案。職業(yè)院校的檔案資料數(shù)量很大，同時包含有大量的經(jīng)過鑒定后將做銷毀的檔案以及還未鑒定的檔案。倘若我們盲目地將檔案全部實施數(shù)字化，那樣就會大幅增加數(shù)字化檔案管理工作的難度與負(fù)擔(dān)，還會浪費(fèi)大量的資源和資金。為此，庫存的檔案實施數(shù)字化一定要在科學(xué)合理的方案下進(jìn)行。檔案優(yōu)化的方案一定要科學(xué)合理，確實優(yōu)化好庫存檔案的管理。要真正結(jié)合高職院校檔案管理的實際情況，包括高職院校檔案的所處年代、利用頻率、保管年限以及保密級別等等，合理制定出庫存檔案優(yōu)化工作的具體方案。

2）積極推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。要結(jié)合已經(jīng)制定的檔案管理優(yōu)化方案，認(rèn)真評估庫存檔案的實際使用頻率和實用價值，而后按照高職檔案的保密級別、內(nèi)容及年度等合理決定數(shù)字化檔案管理的范疇。對需要修補(bǔ)的檔案信息及使用率較高的檔案信息實施數(shù)字化，以確保庫存檔案信息的實際利用。而對不適宜數(shù)字化管理的庫存檔案，譬如還未解密或者高密級的和具有較高保存價值的庫存檔案，也可暫時不予以數(shù)字化管理，等數(shù)字化檔案管理條件發(fā)展成熟之后再做科學(xué)合理的處理，也就是說，數(shù)字化檔案管理也是有選擇的檔案數(shù)字化。

3）實施多種手段提高管理的效率。現(xiàn)在我們使用的檔案數(shù)字化手段較多，譬如，掃描、拍照、錄著編輯等，我們可結(jié)合庫存檔案類別的不同，實施不同的數(shù)字化管理手段。對于著錄需要注意的特殊問題以及掃描后的一些處理辦法，甚至包括掃描的分辨率等等都要具體制定出合理的處理標(biāo)準(zhǔn)，以切實提高檔案管理的實際工作效率。鑒于一些紙質(zhì)文檔經(jīng)掃描之后，它的本質(zhì)成了圖片，同樣不能進(jìn)行全文實際檢索，即便能通過屏幕實施閱讀和打印，然而打印出的文檔也存在著很多問題，比如費(fèi)用高問題，還有不能起到憑證的實際作用問題，這就需要我們要將原件復(fù)印之后再加蓋證明公章才會有效。對于實物檔案及聲像文件檔案我們可采用拍照音視頻采集手段形成電子檔案，而后再上傳到院校的檔案數(shù)據(jù)庫里。在此之后，還需對電子檔案的實際單位和人員的名稱及活動的內(nèi)容以及獲獎的情況等進(jìn)行編輯著錄。

2.2 依據(jù)科學(xué)實用的原則，使電子文件實現(xiàn)檔案化

高職院校實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化還有一個工作重點(diǎn)就是建設(shè)電子檔案。建立電子檔案首先要建立并完善管理制度，要切實把電子檔案的管理歸納到制度建設(shè)之中。建立完善的檔案資料管理制度能夠?qū)n案管理工作起到重大的作用。關(guān)于紙質(zhì)的文件所對應(yīng)的電子檔案應(yīng)及時收集，并要準(zhǔn)確地標(biāo)明移交情況，使文件能夠遠(yuǎn)程利用并實現(xiàn)全文檢索。對于電子文件檔案，應(yīng)有統(tǒng)一的命名格式標(biāo)準(zhǔn)，比如工程施工圖紙要使用dwg格式，關(guān)于圖片要統(tǒng)一使用jpeg格式，關(guān)于文檔要使用pdf格式等。此外，因為電子文檔很多是由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換而來，其內(nèi)容與紙質(zhì)的文檔也相同，所以我們在處理的時候一定要注意避免重復(fù)歸檔。

在新形勢下，高職院校數(shù)字化檔案管理工作的內(nèi)容以及工作模式都發(fā)生了很大的變化，因而，作為檔案管理者，一定要切合具體的工作內(nèi)容不斷改進(jìn)工作方式，不斷學(xué)習(xí)前沿的管理技能及管理方法，以提高自己的數(shù)字化檔案管理效率，真正適應(yīng)高職院校數(shù)字化檔案管理的新要求。

3 結(jié)束語

總而言之，高職院校檔案管理數(shù)字化是高職院校科學(xué)發(fā)展的一個必然趨勢，不僅具有必要性而且具有迫切性。筆者在本文中，就新形勢下的高職院校數(shù)字化檔案管理進(jìn)行了積極的探討。首先剖析了高職院校實施檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)實意義，然后對高職院校實施檔案管理數(shù)字化進(jìn)行了積極的思考。認(rèn)為高職院校在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，要堅持科學(xué)合理的原則，使庫存檔案呈現(xiàn)數(shù)字化；要依據(jù)科學(xué)實用的原則，使電子文件實現(xiàn)檔案化。

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作者簡介

黨珍珠（1984-），女，碩士，館員，現(xiàn)就職于濟(jì)源職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處，從事檔案管理工作。