機關(guān)檔案信息化管理模式的優(yōu)化探究

廖小亮

摘 要：隨著我國經(jīng)濟不斷的發(fā)展，信息化時代的到來，機關(guān)檔案管理的過程中也運用到了信息化管理的模式，對于檔案的管理起到了便利的作用。本文分析了機關(guān)檔案信息化管理模式的優(yōu)化問題。檔案信息化建設(shè)的開展，是適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的需求，也是檔案管理者的責(zé)任。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；信息化；管理模式；優(yōu)化探究

機關(guān)檔案是機關(guān)單位事物的真實記錄，在信息化時代下，信息化管理與檔案管理相融合，可以讓檔案管理水平上升到一個新的水平，實現(xiàn)信息化管理的新模式，這也是檔案管理人員與時俱進的必然選擇。

1 信息化檔案管理的特征

1.1 檔案信息具有及時性

信息化的檔案管理可以建立一個大的數(shù)據(jù)庫，這樣就可以解決檔案室信息資源少、服務(wù)能力不足等問題，還可以對檔案信息的資源進行一定的延伸，從而豐富檔案信息的內(nèi)容，為客戶提供更加前面的信息內(nèi)容，讓客戶及時的查閱到所需要的內(nèi)容，這也就體現(xiàn)了檔案信息的及時性。

1.2 檔案信息具有高效性

在機關(guān)單位中存儲著很多的檔案信息，這些信息中包含著大量的數(shù)據(jù)。隨著年份的推移，檔案的數(shù)量也在逐漸的增加。在這樣的情況下，就有很多的信息需要處理。信息化的檔案管理不僅僅能對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行豐富，還能快速高效的處理信息的檔案，能提高資料查詢的速度，讓資料管理變得更加的有秩序，提高檔案的利用率。讓檔案信息的處理更具有高效性。

1.3 檔案信息具有永久保存性

運用信息化進行管理還可以讓資料進行永久性的保存。讓資料在檔案管理中更具有完整性和多樣性。還不會受到時間和空間的限制。所以對檔案進行信息化的管理是機關(guān)檔案管理的必然選擇[1]。

2 信息化檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 信息化管理的設(shè)備不夠先進

隨著我國科技不斷的發(fā)展，機關(guān)檔案已經(jīng)開始信息化的管理，但是管理的過程中仍然存在很多的不足，比如說信息化的設(shè)備比較落后等。很多單位的檔案管理時都想存在著硬件設(shè)備不夠，資金不足的現(xiàn)象。還有的檔案室的庫房比較陳舊、面積比較小、對于防火、防盜、防水、防蟲的設(shè)施也不到位，這樣就會導(dǎo)致檔案的材料遭到破壞，從而影響到檔案的使用。還有的機關(guān)單位沒有單獨的檔案管理室，對于檔案的管理條件也比較簡陋，也缺乏掃描儀、復(fù)印機、切紙刀等基本的設(shè)備，這樣的現(xiàn)象都會影響到檔案的信息化管理。

2.2 檔案管理的手段不夠先進

很多機關(guān)單位對檔案進行管理的過程中仍然會采用傳統(tǒng)的方式進行管理，對于電子信息設(shè)備的運用率并不高，這也就影響了檔案信息化管理的發(fā)展。產(chǎn)生這種問題的原因主要是檔案管理員的管理觀念存在誤區(qū)。很多的檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了運用傳統(tǒng)的方法進行管理，當(dāng)信息化管理出現(xiàn)時，對使用信息化管理技術(shù)的積極性并不高，對于信息化管理的認識也不夠充分，這也就影響了信息化管理的發(fā)展。另外，很多的機關(guān)單位信息化管理的設(shè)備比較匱乏，信息化管理的經(jīng)費也比較有限，沒有足夠的硬件設(shè)施就很難在機關(guān)單位展開信息化的管理[2]。

2.3 檔案信息化管理的制度不夠健全

要想在機關(guān)單位做好檔案的信息化管理 ，首先要做的就是擁有一套健全的檔案管理制度。但是，目前很多的機關(guān)單位都沒有健全的管理制度，缺乏完善的管理體系。這樣就會導(dǎo)致工作人員不能按照規(guī)章流程進行工作。這就會導(dǎo)致檔案管理工作變得雜亂無章。還有的單位已經(jīng)建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但是工作人員并不會按照制度進行，對于制度執(zhí)行的不夠嚴格導(dǎo)致檔案管理工作不夠規(guī)范。對于檔案的歸檔日期和保管時間界定的不夠明確，這樣既不利于檔案的保存，也不利于檔案的利用。這樣的問題會嚴重的影響機關(guān)檔案信息化的管理工作，從而影響到檔案工作的制度化和規(guī)范化還有法制化。

3 信息化檔案管理的優(yōu)化模式

3.1 加大對信息化管理的資金投入

在很多機關(guān)的檔案信息化管理過程中，資金的投入力度都不夠，信息化管理的硬件設(shè)施都不足，很多機關(guān)都缺少打印機、計算機等信息化管理應(yīng)具有的設(shè)備。所以應(yīng)該加大對檔案信息化管理的資金投入。首先，應(yīng)該建立單獨的檔案室，按照規(guī)定的規(guī)格和大小進行建設(shè)，檔案室應(yīng)該滿足實際的需求。其次，還應(yīng)該配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，比如說計算機、檔案軟件、檔案柜和掃描等設(shè)備。還要為檔案室設(shè)置紅外防盜報警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、智能管理系統(tǒng)等，從而創(chuàng)造出一個現(xiàn)代化的檔案室，實現(xiàn)節(jié)約能源、節(jié)約空間和提高效率的目標。

3.2 運用先進的手段對檔案進行管理

隨著我國科技不斷的發(fā)展，信息化時代的到來，事業(yè)單位進行檔案管理時也應(yīng)該運用信息化的管理，并根據(jù)時代的進步不斷的更新信息化的理念。順應(yīng)時代的潮流，不斷的改變檔案管理的模式，逐漸實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。首先，工作人員應(yīng)該樹立信息化、數(shù)學(xué)化管理的意識，這樣才能促進信息化管理的發(fā)展。其次，機關(guān)單位應(yīng)該將信息化管理建設(shè)納入到單位的管理計劃中來，通過與單位的辦公系統(tǒng)和無線網(wǎng)的連接，對數(shù)據(jù)進行整合和利用，為檔案的信息化管理創(chuàng)建出平臺。最后，機關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案信息化管理進行重視，工作人員也應(yīng)該定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案信息化管理的工作進程，從而促進機關(guān)單位檔案信息化管理的順利展開[3]。

3.3 建立完善的檔案管理機制、健全檔案管理制度

要想促進檔案信息化的管理，首先應(yīng)該建立完善的檔案管理制度。機關(guān)單位可以在每個科室都配置一個檔案管理人員，配合檔案檔案室材料的收集。形成以檔案室為中心，以其他科室為輔助的檔案管理工作結(jié)構(gòu)。從而保證檔案收集的完整性。另外還要根據(jù)國家的檔案法對檔案管理規(guī)定進行完善，機關(guān)單位應(yīng)該根據(jù)本單位的實際情況依照《檔案法》完善檔案管理的制度和工作人員的職責(zé)，包括檔案的歸檔、檔案的保管、檔案的利用制度和檔案的保密工作等，都要進行規(guī)范。機關(guān)建立的制度要以可行性強和簡單明了為目標，還要根據(jù)機關(guān)單位的實際情況規(guī)定檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)定，用于指導(dǎo)檔案信息化管理的建設(shè)。最后，每個崗位的工作人員都應(yīng)該明確自身的職責(zé)，出現(xiàn)失誤時，第一時間找出是誰的責(zé)任。相關(guān)制度一旦確立，工作人員就要嚴格的遵守，這樣才能促進機關(guān)檔案信息化管理的發(fā)展。

3.4 對檔案信息進行及時的備份

促進機關(guān)單位檔案信息化管理還應(yīng)該對檔案的信息進行及時的備份，從而加大檔案信息的安全管理。信息化的管理可以對檔案進行大量的儲存和對信息進行高速的處理。但是與此同時，信息化管理也會影響到檔案的安全問題。這也是互聯(lián)網(wǎng)信息化的一個弊端之一。所以，工作人員對檔案進行信息化管理時，應(yīng)該做好檔案的保密工作，以免信息的泄漏。根據(jù)我國法律的規(guī)定，還應(yīng)該對沒開放的數(shù)據(jù)進行保密工作，檔案工作的設(shè)備嚴禁運用磁盤等設(shè)備進行下載。在對信息庫進行嚴防的同時，還應(yīng)該健全數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，做好數(shù)據(jù)的備份，定期對數(shù)據(jù)庫進行檢查，在脫機的模式下進行檢查，還可以將數(shù)據(jù)上傳到云端，但是要設(shè)置相應(yīng)的防火墻，保護好機關(guān)檔案的安全。通過對檔案信息的及時備份，可以防止數(shù)據(jù)庫中信息的丟失，保護好數(shù)據(jù)的安全。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息時代的背景下，信息化檔案管理模式已經(jīng)逐漸的取代了傳統(tǒng)的檔案管理模式，并為檔案管理人員帶來很多的便利。加強檔案信息化管理工作，積極探索檔案管理的新模式，可以保證檔案管理更加的科學(xué)化與高效化。

參考文獻

[1]趙文玉.優(yōu)化機關(guān)檔案信息化管理模式的相關(guān)探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（1）：34-34.

[2]高金娥.新時期機關(guān)檔案信息化管理的創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（1）：54-54.

[3]唐微.淺談機關(guān)檔案信息化建設(shè)的實踐與創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2017（s1）：62-62.