電子檔案管理中若干問題研究

畢淑敏

摘 要：伴隨著信息化進步、科技時代的來臨，結(jié)合電子檔案的高效快捷以及節(jié)約省時間的優(yōu)勢特點，社會對電子檔案管理運用越發(fā)重視，而且電子檔案已經(jīng)走入人們的生活之中，電子檔案逐漸發(fā)展替代傳統(tǒng)檔案管理模式也是趨勢必然。本文將結(jié)合電子檔案的特點以及管理原則進行綜述，淺析電子檔案工作管理上的現(xiàn)狀以及尚還存在的一些問題，同時結(jié)合電子檔案現(xiàn)狀的給出相應(yīng)的看法與意見。

關(guān)鍵詞：電子檔案;特點;問題研究;建議

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）02-0060-02

電子檔案是通過在社會不斷的實踐活動創(chuàng)造而形成的，電子檔案主要是依靠計算機處理大量的檔案數(shù)據(jù)，并及時保存有價值數(shù)據(jù)檔案的一類手段工具。跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)性檔案對比，電子檔案在管理上、儲存上都廣泛運用到現(xiàn)代的科學與技術(shù)中，它針對龐大而又繁瑣的檔案數(shù)據(jù)簡化處理，幫助管理人員進行檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一規(guī)劃整理及儲存，做到繁而不亂，有條不紊。

1 電子檔案與其特點

隨著社會的進步發(fā)展，檔案管理工作也逐步向著數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化、電子化的方向進行發(fā)展，這也是檔案管理上的劃時代變化。電子化檔案帶給目前社會的不僅僅是檔案管理水平的提高，更是一種前有未有的挑戰(zhàn)，給檔案管理帶來了一次信息管理改革的機遇。目前我們所說的電子檔案，主要是通過代碼形式進行記錄在磁盤或者光盤、甚至磁帶等載體中，依靠計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行儲存可在計算機上傳輸流轉(zhuǎn)的文件檔案。電子檔案與紙質(zhì)檔案在儲存方式上有著本質(zhì)的不同[1]。

1.1 電子檔案存儲數(shù)字化信息

對于計算機系統(tǒng)來說，通過硬盤與光盤的組合，而電子檔案管理是利用數(shù)字化編碼的程序，在計算機的內(nèi)部生成、存儲以及傳輸處理電子信息。它可以將紙質(zhì)化的檔案館變成數(shù)字化電子化的信息，存放在電腦系統(tǒng)里或者光盤上，將數(shù)十億的字壓縮到小小的磁盤上，這種巨大改革變化，成果也是非常驚人的[2]。

1.2 電子檔案具有信息獨立性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的內(nèi)容，與所需要的載體是無法分開的整體。而電子檔案管理卻不同，電子檔案對于存儲的內(nèi)容位置不固定，操作簡單隨意，甚至在不同載體之間進行轉(zhuǎn)換傳遞，且保證內(nèi)容不會出現(xiàn)變化，具有一定的獨立性與可操作性。

2 電子檔案包含的管理原則

當然為了保證電子檔案管理上的質(zhì)量，實現(xiàn)檔案信息化戰(zhàn)略目標，在進行電子檔案中的管理工作上一定要遵循特有的原則[3-4]。

2.1 規(guī)范性的原則

電子檔案管理的規(guī)范性原則是開展數(shù)據(jù)信息進行電子化中最重要的，也是為了保證電子化的信息檔案具有可用性的條件之一。規(guī)范性的原則主要要求是：針對所有的檔案信息，必須要經(jīng)過特有的文本格式、技術(shù)模式以及國際通用的工作標準去進行電子化操作。而且檔案信息進行電子化管理的目的主要是去利用計算機網(wǎng)絡(luò)這種新科技去傳遞信息，并為檔案信息管理提供服務(wù)。因此，對于電子化檔案信息的管理組織，以及傳遞必須要采取統(tǒng)一的規(guī)范和標準執(zhí)行。這樣不僅可以減低因存儲格式與計算機軟件平臺不同轉(zhuǎn)換之間浪費的資源，進一步的提高檔案信息存儲以及傳輸效率，也有助于去選擇最優(yōu)的檔案信息電子化技術(shù)管理方案。

2.2 效率的原則

對所有紙質(zhì)的檔案信息進行電子化操作，這是一項既是工程量大，且又消耗時間浪費財力的工作，這就需要十分注重工作上效益和效率。首先，通過充分的分析研究，然后選擇最優(yōu)的電子化信息檔案管理方案，包括利用最合理、最優(yōu)化、最適宜的工作流程和技術(shù)模式。因為利用合理的技術(shù)組織方案可以決定著整個電子化檔案工程的成敗與效率性，而且良好的電子化管理系統(tǒng)進一步幫助檔案信息管理的飛躍性改革。雖然前期電子化檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)配置需要大量資金與設(shè)備的投入，但是它卻有著投資一次而長久受益的優(yōu)點。所以建設(shè)良好的電子化檔案信息管理系統(tǒng)，將會極大地提高檔案信息管理電子化的速度以及發(fā)展的進程。

3 電子檔案管理中存在的現(xiàn)狀問題

3.1 信息安全性的問題

計算機的信息化技術(shù)是進行電子檔案管理工作的基礎(chǔ)，對于檔案信息的搜集以及傳輸歸檔性的工作，都需要通過計算機的設(shè)備來完成。不同于傳統(tǒng)性的紙質(zhì)檔案信息整理與分類保存的手動型工作，電子化檔案的工作效率得到了大幅度的提高，而且進行資料的查閱也是更加的便捷。但是因為電子化檔案信息管理主要依據(jù)電腦系統(tǒng)軟件，這些檔案信息在電腦上進行發(fā)送接收以及保存歸檔過程中，可能會因為病毒入侵電腦，造成一些檔案信息被泄露或者竊取等問題，這些電子化安全性問題也是需要檔案的管理者時時提醒注意的，在我們的生活中，常常會出現(xiàn)一些不法分子利用電腦植入病毒，竊取電子檔案資料，也會給我們的電子化檔案管理上造成一定的困擾[5]。

3.2 管理人員的素質(zhì)問題

電子檔案中的管理工作對于工作人員有著極高的素質(zhì)要求，不僅需要熟練的計算機操作能力與檔案管理的理論知識，還有個人自我約束的能力與自身的思想政治水平的要求，也是有利于發(fā)揮檔案信息電子化管理工作優(yōu)勢的重要因素。對于檔案管理人員，日常的工作量比較大，對于人員在電子檔案管理上的時間與精力十分的有限，而且往往檔案管理崗位薪酬較低，工作人員的流動性比較強，也會影響著電子檔案管理穩(wěn)定的長期發(fā)展。

3.3 管理制度的完善問題

無論是以信息還是文字為主進行紙質(zhì)管理檔案的時期，管理檔案的工作人員對于檔案信息的保存都要有深刻重要的認知，而且紙質(zhì)性檔案管理的信息都是羅列于紙質(zhì)的載體之上，在經(jīng)過將備份的數(shù)據(jù)列入到檔案登記簿之上，那么管理檔案信息的工作基本上就完成了一半多。但是對于電子檔案的信息進行一定處理中，管理人員工作的思路還通常在過渡的轉(zhuǎn)變期，而且對于電子檔案的物質(zhì)載體保存卻缺少一定的認識，目前常用電子存儲手段，主要包括光盤和U盤以及移動硬盤等這些電子化存儲設(shè)備。因為這些都是管理者自己對信息進行存放安排，所以在進行許多重要的數(shù)據(jù)與文檔進行保存?zhèn)浞輹r卻毫無頭緒，什么樣的數(shù)據(jù)需要去保存，還有以何種電子化儲存介質(zhì)去保存?zhèn)浞荩@些都是電子檔案管理中的工作內(nèi)容。但是在目前形式政策下，電子檔案管理人員因為缺少具體的參照標準，因此對于電子檔案信息的備份工作進行的比較混亂，這樣就會不利于電子檔案管理工作的長久穩(wěn)定發(fā)展。還有防范與制止拷貝電子檔案信息的行為，相關(guān)法律管理制度以及安全防范制度都沒有進行有效的規(guī)范措施，這就說明了電子檔案信息管理在安全方面仍存在著漏洞。我國的相關(guān)部門以及管理人員要高度的給予重視，努力的通過制定與完善規(guī)章制度，進一步的保證電子檔案管理上的安全性與有效性[6]。

4 完善電子檔案管理方面的建議

4.1 完善相關(guān)的規(guī)章制度

為了讓電子化檔案的管理朝著正規(guī)的方向發(fā)展，對于電子檔案中管理方面的規(guī)章制度的完善是十分重要的，完善的制度可以有利于檔案的電子化管理科學化與規(guī)范化。目前我國大部分的單位雖然已經(jīng)建了檔案的電子化管理體系，但也普遍的缺乏一定的管理制度，為了提高電子檔案的利用效率，有關(guān)的規(guī)章制度應(yīng)完善對檔案信息文件的收集、制作、整理、審核以及歸檔保管等環(huán)節(jié)都做好明確規(guī)定，還有各個企業(yè)單位也要可以結(jié)合自身的實際情況與檔案文件的特征及時的去補充和完善規(guī)章制度。

4.2 加大資金投入，完善檔案管理工作環(huán)境

檔案電子化的管理對于檔案管理是重大的創(chuàng)新措施，依據(jù)現(xiàn)代化的設(shè)備和依靠先進的管理技術(shù)可以很好的促進檔案管理工作的進行。由于存在區(qū)域之間經(jīng)濟發(fā)展不同，許多先進的檔案管理設(shè)備無法被一一的滿足。這是一個現(xiàn)實的經(jīng)濟性問題，對于檔案管理部門要積極的承擔起責任區(qū)督促，積極的去向領(lǐng)導(dǎo)申請費用支出，改善檔案管理的設(shè)備條件以及工作的環(huán)境，積極的促進檔案管理步入現(xiàn)代化電子化管理領(lǐng)域。不僅如此，管理部門還要積極推出通用的檔案管理軟件，結(jié)合統(tǒng)一設(shè)計與統(tǒng)一規(guī)劃原則，使檔案管理工作可以節(jié)省更多時間，以及財力、物力、人力，進一步的提高工作的效率。

4.3 培養(yǎng)檔案管理人才

電子檔案相對于傳統(tǒng)檔案具有很高的優(yōu)越性，無論是對電子檔案進行的開發(fā)，還是對其的利用都是更加的方便與快捷，而且檔案本身的實用性也是得到了大大的提升。但是，電子檔案管理的水平與管理人員的能力大小有著直接關(guān)系，對于檔案管理專業(yè)的人才培養(yǎng)，首先就要保證人員流動性控制在合理小范圍里。因為電子檔案的管理工作需要極強的專業(yè)性，且工作面涉及廣泛，工作人員的實踐管理經(jīng)驗都是非常珍貴的，所以對于人員的流動要盡可能的去避免頻繁流動，從而保證工作的長期性與延續(xù)性，才可以有效的培養(yǎng)出專業(yè)的檔案管理人才。不僅要積極地組織培訓(xùn)檔案管理人員，也要管理人員對自己進行嚴格的要求，及時去更新補充知識結(jié)構(gòu)，不斷的提升自己的信息應(yīng)用技術(shù)與職業(yè)道德，努力的去培養(yǎng)綜合性素質(zhì)較高的人才，從而更好地去適應(yīng)當代電子檔案管理的發(fā)展需要[7]。

4.4 完善軟硬件管理設(shè)備

高配置的軟硬件設(shè)備是保障電子檔案的管理工作進行平穩(wěn)運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，檔案管理的部門應(yīng)該配置高性能與高安全性的系統(tǒng)與軟件，嚴禁使用市場上不知名的系統(tǒng)或者軟件。在工作的期間，檔案管理人員也要定時、定期去進行安全電腦體檢以及殺毒，利用電腦上的殺毒軟件和防火墻等可以保護電腦的軟件系統(tǒng)進行及時更新，進而去保障電子檔案管理系統(tǒng)的功能性與安全性。

5 結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理都是依靠管理人員的手工來操作完成，這種通過人力操作的工作既浪費時間又工作效率低下。但是通過利用計算機電子技術(shù)操作后，在計算機平臺上管理檔案，借助計算機的多種功能，隨時隨地進行檔案數(shù)據(jù)信息的整理與歸納等操作，節(jié)省了時間，也提高了工作效率，使得檔案管理變更加的快捷。同時要注重進一步的促進檔案管理制度的完善，健全管理體系，提升工作人員的綜合素養(yǎng)以及融合的現(xiàn)代計算機技術(shù)，進而促進電子檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻

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