技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策分析

文梁

[摘 要]檔案管理是技工學(xué)校管理的重要組成部分，在技工學(xué)校發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用。通過檔案管理收集和保存技工學(xué)校發(fā)展中留下的寶貴資料，能夠反映技工學(xué)校的發(fā)展歷程、歷史面貌和學(xué)校精神等，并服務(wù)于實(shí)際教學(xué)、科研和就業(yè)工作，可見，檔案工作與技工學(xué)校發(fā)展息息相關(guān)。在信息化時(shí)代，檔案管理信息化是必然的趨勢(shì)，但在此過程中還存在很多問題，會(huì)影響技工學(xué)校信息化建設(shè)的成效。基于此，本文分析了技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并提出了相關(guān)對(duì)策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]技工學(xué)校;檔案管理;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.087

[中圖分類號(hào)]G717.24;G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）06-0-02

1? ? ?研究背景

技校教育是我國職業(yè)教育的重要組成部分，重在培養(yǎng)具有熟練操作技能和動(dòng)手能力的一線技工人員。近年來，國家大力發(fā)展職業(yè)教育，技工學(xué)校獲得了長足進(jìn)步，為社會(huì)輸送了大批高素質(zhì)的勞動(dòng)力。同時(shí)，技工學(xué)校的快速發(fā)展對(duì)學(xué)校各項(xiàng)管理提出了挑戰(zhàn)，檔案管理是技工學(xué)校管理的重要組成。所謂技工學(xué)校檔案是指技工學(xué)校在長期辦學(xué)過程中，在日常教學(xué)、科研和黨政管理等工作中所形成和保存下來的具有珍貴價(jià)值的各種圖片、視頻和文字等記錄。檔案資料是技工學(xué)校的寶貴財(cái)富，主要包括師生檔案、教學(xué)檔案、財(cái)務(wù)檔案、學(xué)校史記、實(shí)驗(yàn)檔案等。所謂檔案信息化建設(shè)是指在不改變檔案資料內(nèi)容的前提下，利用信息技術(shù)搜集、傳輸、處理和應(yīng)用檔案資源，是提高檔案管理效率、實(shí)現(xiàn)資源共享的重要形式。隨著信息化時(shí)代的到來，技工學(xué)校檔案管理信息化是必然的趨勢(shì)。

2? ? ?技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

2.1? ?有利于統(tǒng)計(jì)和共享各類數(shù)據(jù)，提高歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

技工學(xué)校在長期發(fā)展過程中積累了大量的數(shù)據(jù)資料。尤其是近年來，技工學(xué)校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，在校師生數(shù)量增多，人員流動(dòng)性增強(qiáng)，檔案材料也越來越多，原來紙質(zhì)管理檔案的方法已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，大量檔案資料的搜集和整理加重了檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，且紙質(zhì)方式管理檔案需要大面積的檔案室，對(duì)檔案管理?xiàng)l件的要求也十分嚴(yán)格。紙質(zhì)方式管理檔案還容易造成檔案破損和丟失。最重要的是，隨著技工學(xué)校教學(xué)改革的不斷推進(jìn)以及多媒體等信息技術(shù)的廣泛使用，技工學(xué)校在日常教學(xué)、科研工作中積累了大量的電子檔案、光盤資料。技工學(xué)校通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，可以在極短的時(shí)間內(nèi)完成檔案收集、分類、立卷、編目工作，提高了歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2.2? ?有利于檔案資料的挖掘利用

技工學(xué)校檔案的最終目的是通過檔案管理來提高檔案資料的利用價(jià)值，為技工學(xué)校的日常教學(xué)和管理提供重要的幫助。然而，在紙質(zhì)檔案時(shí)代，檔案資料被集中起來管理，調(diào)用檔案十分煩瑣，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力才能找到需要的檔案材料。技工學(xué)校通過檔案信息化建設(shè)可以構(gòu)建規(guī)范的、完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案人員通過查找和搜索關(guān)鍵詞，就可以從海量的檔案資源中找到需要的檔案材料，從而將檔案人員從繁重的檔案編研信息工作中解放出來，不僅提高了工作效率，也大大提高了檔案的利用價(jià)值。

2.3? ?增加檔案信息的存儲(chǔ)量

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只能存儲(chǔ)文字、圖片等信息，利用信息技術(shù)、縮微技術(shù)等手段，可以將紙質(zhì)文件掃描成電子文件，大大增加了信息的存儲(chǔ)數(shù)量，存儲(chǔ)密度也比紙質(zhì)檔案高出許多倍。同時(shí)，檔案管理信息化還可以在一份文檔中同時(shí)儲(chǔ)存文字、圖片、聲音、視頻等媒體信息，存儲(chǔ)速度快。此外，與紙質(zhì)檔案相比，電子文件的存貯條件比較簡單，對(duì)空間和環(huán)境要求較低。

3? ? ?技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

3.1? ?不重視檔案工作，缺乏信息化意識(shí)

近年來，在國家大力發(fā)展職業(yè)教育的政策指引下，我國技工學(xué)校發(fā)展迅猛，但由于生源數(shù)量不斷減少，技工學(xué)校之間的競爭也日益激烈。為了生存和發(fā)展，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將主要精力用于招生、就業(yè)、校企合作等主要工作上，對(duì)檔案管理工作缺乏重視，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作十分簡單，就是保管材料而已，甚至認(rèn)為檔案管理部門是學(xué)校發(fā)展的累贅。在這種思想的影響下，很多技工學(xué)校沒有建立規(guī)范的檔案管理制度，對(duì)檔案管理的資金和人力投入不足，甚至讓教師家屬或者離退休的職工從事檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理發(fā)揮不出應(yīng)有的價(jià)值。技工學(xué)校的教職工群體也對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不清，不配合檔案管理部門的工作，導(dǎo)致重要的檔案資源不能得到及時(shí)收集和整理，很多資料甚至破損和丟失，更何談檔案管理信息化建設(shè)。

3.2? ?檔案管理手段落后，信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢

目前，信息化辦公在技工學(xué)校辦學(xué)中得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理也逐漸擺脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公時(shí)代。但很多技工學(xué)校的檔案信息化建設(shè)仍處于初始階段，盡管技工學(xué)校都投入一定的資金用于檔案信息化建設(shè)，但由于意識(shí)不到位以及資金不足的現(xiàn)實(shí)困難，只有少部分資料被掃描上傳到檔案管理系統(tǒng)，仍有大量的檔案資料以紙質(zhì)狀態(tài)存儲(chǔ)。技工學(xué)校檔案信息化的設(shè)備配備也供應(yīng)不足，檔案管理信息化技術(shù)匱乏，檔案利用仍處于人工查詢的狀態(tài)，導(dǎo)致檔案利用率低下。

3.3? ?檔案管理人員的素質(zhì)和能力低下

開展檔案信息化工作需要一支高素質(zhì)、專業(yè)化的人才隊(duì)伍。一直以來，由于不重視檔案工作，技工學(xué)校檔案管理人員思想保守，因循守舊，安于現(xiàn)狀，缺乏繼續(xù)學(xué)習(xí)和深造的積極性，很多檔案管理人員的觀念和能力已經(jīng)滯后于新時(shí)期檔案工作的需要。尤其是隨著檔案管理信息化的開展，檔案管理人員不僅要具有扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)以及熟練的檔案工作技能，還要具有一定的信息素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。然而現(xiàn)實(shí)中大多數(shù)檔案從業(yè)人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對(duì)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)比較陌生，影響了檔案工作的有效性。

3.4? ?檔案管理工作制度不健全

無規(guī)矩不成方圓。技工學(xué)校要想順利開展檔案管理工作也需要規(guī)范的、科學(xué)的制度做支撐。然而，由于各種因素的影響，很多技工學(xué)校沒有出臺(tái)相應(yīng)的檔案管理制度，對(duì)歸檔的時(shí)間、方式都沒有嚴(yán)格的規(guī)定，導(dǎo)致大量的檔案資料散落于各系部和職能部門，沒有得到及時(shí)搜集和整理。有的檔案資料被掃描歸檔，有的仍然是紙質(zhì)形式，也沒有明確界定檔案管理權(quán)限，非檔案管理人員也可以進(jìn)入檔案室，隨意查找檔案。此外，檔案借閱制度也不健全，檔案被借走后不能及時(shí)歸還，影響后續(xù)使用。

4? ? ?技工學(xué)校檔案信息化建設(shè)的策略

4.1? ?增強(qiáng)檔案信息化的管理意識(shí)

技工學(xué)校檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要全校領(lǐng)導(dǎo)、師生的共同配合，才能充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。作為技工學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性以及檔案信息化建設(shè)的必要性，學(xué)校要成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)整個(gè)學(xué)校的檔案信息化建設(shè)工作，并將檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校的工作議程上，每年投入一定的資金、設(shè)備和人員，保證檔案信息化建設(shè)工作順利開展;檔案管理部門要以身作則，積極宣傳檔案管理工作的價(jià)值和作用。檔案管理部門可以配合宣傳部門，到各系部和職能部門去開展講座，系統(tǒng)宣傳檔案管理工作，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和教職工群體的檔案意識(shí)，使其了解基本的檔案資料收集方法，能夠主動(dòng)配合檔案管理部門開展工作，加快技工學(xué)校檔案信息化建設(shè)的步伐。

4.2? ?提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)與技能

檔案工作人員是檔案信息化工作的具體執(zhí)行者，也是檔案管理工作的核心。從某種程度上講，檔案管理人員的信息化素質(zhì)與技能，直接關(guān)系技工學(xué)校能否順利開展信息化建設(shè)。針對(duì)技工學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)和能力欠缺的問題，技工學(xué)校要采取措施來提高檔案管理從業(yè)人員的能力，使其適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理工作的需要。首先，技工學(xué)校要摒棄傳統(tǒng)的、過時(shí)的用人思想，積極從人才市場上招聘具有檔案專業(yè)背景和豐富工作經(jīng)驗(yàn)的人員，充實(shí)檔案人員隊(duì)伍，提高檔案管理工作效率，杜絕使用離退休人員和家屬。其次，技工學(xué)校要?jiǎng)?chuàng)造條件，對(duì)在職的檔案管理從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，一方面鼓勵(lì)檔案管理從業(yè)人員積極學(xué)習(xí)，了解國家檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)文化知識(shí)，提高檔案管理技能。另一方面，技工學(xué)校可以邀請(qǐng)專家到學(xué)校開展講座，幫助檔案管理人員了解檔案管理的前沿狀態(tài)，選派工作能力強(qiáng)的人員到高校深造，也可以通過開展檔案知識(shí)競賽等諸多活動(dòng)，來提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。

4.3? ?構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度

技工學(xué)校檔案信息化建設(shè)需要科學(xué)、規(guī)范的制度作保障。首先，技工學(xué)校要建立檔案管理責(zé)任制，明確檔案管理部門、職能部門和教學(xué)系部在檔案管理中的責(zé)任，并將責(zé)任層層分解，落實(shí)到每一位教職工身上，讓檔案管理人員可以做到有章可循、有法可依，提高檔案管理工作的規(guī)范性。其次，建立監(jiān)督管理機(jī)制。檔案管理具有嚴(yán)謹(jǐn)性和專業(yè)性。為了促使檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確制定資料搜集的范圍，在此基礎(chǔ)上制定資料搜集的時(shí)間、應(yīng)當(dāng)呈現(xiàn)的格式、資料保密和共享等。如果沒有履行必要的程序，任何人不得私自借閱檔案資料，確保每一位工作人員在登錄檔案系統(tǒng)的過程中都能夠得到監(jiān)督。

4.4? ?創(chuàng)新檔案管理技術(shù)手段

管理技術(shù)的信息化水平直接決定著檔案管理工作的效率，在檔案信息化管理中，加密技術(shù)以及數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用是非常有必要的。加密技術(shù)是最常用的安全保密手段，檔案管理人員可以通過應(yīng)用加密技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行加密，讓其變成不可讀的文件，從而就可以保證檔案的安全性。優(yōu)秀的軟件是檔案信息化建設(shè)中不可或缺的元素，軟件在設(shè)計(jì)階段就要考慮用戶管理檔案的多變性和不確定性，注意增強(qiáng)軟件功能使用的易用性和可擴(kuò)展性，提高檔案工作的效率。

5? ? ?結(jié) 語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，技工學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是必然的趨勢(shì)。技工學(xué)校要提高認(rèn)識(shí)、轉(zhuǎn)變思想，迎合信息化時(shí)代檔案工作的需要，積極采取各種有效的措施和手段來提高檔案信息化建設(shè)的成效。

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