優化辦公室秘書公文寫作能力的對策思考

牛凌霞

【摘要】在企業中，辦公室是重要的部門，要轉達各方面的消息，這就對辦公室秘書做出了嚴格要求，尤其是在公文寫作方面，要具有良好的寫作能力，能夠準確表達領導的意見。本文介紹了公文寫作的類型及要求，分析了辦公室秘書的寫作現狀，提出了優化公文寫作的對策。

【關鍵詞】辦公室;秘書;公文;寫作能力;對策

當前社會各個行業的競爭越來越激烈。辦公室是公司的重要的部門，在辦公室中，秘書扮演著重要角色，對領導的日常工作具有很大影響。作為辦公室秘書，最關鍵的工作就是輔助領導做好各項工作，最關鍵的就是要負責公文寫作。由于公文寫作會涉及方方面面，辦公室秘書不僅要具備良好的寫作能力，還要掌握豐富的知識。因此，加強辦公室秘書的寫作能力非常重要。

一、公文寫作的類型以及要求

公文具有一定的法律效應，往往代表著書面命令，主要與組織機構內部以及行政命令有關，也會涉及一些管理工作，需要管理人員通過公文的發布，下達一些管理命令。從廣義視角分析，主要包括三類：一是不同層級的黨政機構;二是公司的階層;三是事業單位應用的書面通知。根據現階段的管理情況來說，對相關組織進行管理的過程中，經常需要公文寫作，這是十分重要的。在寫作公文的過程中，應該根據寫作的類型，區分對待，表達支持、反對等觀點。

對公文進行寫作時，要符合國家的政策方針與公司的有關規定。在公文寫作之前，一定要正確理解國家的相關政策，并且要堅定政治立場。在公文的寫作內容方面，一定要真實、有效，讓寫作內容一目了然，表述的內容應該條理清晰。在公文寫作中，應該對人物、地點、以及引序等明確標記出來，同時，在文末，所著的寫作時間應該精確到年月日。

二、辦公室秘書公文寫作能力現狀

（一）公文寫作單一化和格式化。在公文寫作的過程中，不少辦公室秘書將精力放在了公文的格式方面，有的秘書過度關注內容的標準以及寫作的格式，以此為前提進行寫作，這就會使寫作內容比價單一，格式化較嚴重，實際使用價值不高。

（二）公文寫作的經驗不足。對于辦公室秘書，在實際寫作公文的過程中，應該根據具體的寫作對象，對相應的內容做出適合的調整，應該體現出較強的針對性、實用性。不過，根據目前的寫作情況來說，因為受到了教育體制等諸多方面的影響，不少辦公室秘書均是畢業之后直接從事辦公室工作，沒有與相關的組織機構進行充分接觸，缺少實際工作經驗，由于工作經驗的不足，導致寫出的公文不具有較強的實用性。

（三）公文寫作的積極性不高。對于辦公室的秘書人員，很多人的基本出發點都是為了自己的工作能夠足夠舒適，希望享受安逸的生活，而不是自身真正喜歡的工作。辦公室的工作比較單調，重復性比較強，很多辦公室秘書都會出現抵觸情緒，在公文寫作方面，缺少積極性，也不能寫出高水準的公文。

三、優化辦公室秘書公文寫作能力的對策

（一）提前完成領導安排的工作。對于領導安排的任務，應該提前完成，幫助領導人員提供可靠的決策依據。作為辦公室秘書，應該事先收集整理相應的資料，在開始會議之前，需要對前期的工作進行統籌。在領導人員進行批閱文件之前，辦公室秘書就應該將相關的處理文件準備妥當，與領導積極交流，準確掌握領導的想法，了解領導的工作模式，擬出符合企業發展目標的公文。

（二）深化擴展領導所批示的工作。當領導人員明確了某項事務的決策之后，身為辦公室秘書，應該根據相關的指導文件，開展公文的寫作，寫作之后，要將領導的表達意見公開，及時傳達給各個部門，在部門間，通過文件的形式，能夠準確傳達領導命令，避免理解偏差。另外，辦公室秘書還應該根據領導的具體指令，及時處理相關的事務，對相關事務要進行合理調整，進而成為領導人員的得力助手，發揮輔助作用。

（三）需要具有深厚的閱讀積累。在日常工作中，要想寫出優秀的公文，要具備良好的寫作功底，不斷積累方方面面的知識，所以，辦公室秘書應該不斷積累公文的寫作經驗，跟上時代步伐，及時掌握新生事物，更新自身的知識，廣泛閱讀，進而接受更多的新生事務，強化自身的寫作水平。除此之外，辦公室秘書也要充分重視與自身工作有關的閱讀，明確與秘書工作有關聯的內容。在平時工作中，不斷積累閱讀經驗，通過知識的融合，強化自己的寫作能力，在實際寫作中，可以運用準確的文字，表達出正確的意見。

（四）養成日常寫作的習慣。為了真正強化寫作能力，在日常工作中，應該積極寫作，養成寫作的習慣。作為辦公室秘書，應該隨時記錄、寫作。對于寫作能力，不是一天養成的，知識的積累需要不斷的學習，因此，辦公室秘書應該堅持學習，形成自身的知識系統，在實際工作中，能夠找到適合的文字，寫出高質量的公文。

（五）堅持正確的政治方向。在寫作的過程中，辦公室秘書應該堅持正確的政治立場，遵循國家的有關政策、方針，體現政治的正確性。對于公文寫作，基本國情是基礎，在實際寫作的過程中，應該將我國的體制、思想等體現出來。在正式寫作之前，準備工作要做足，例如：收集信息，組織討論，明確公文格調，構建寫作框架等。同時，辦公室秘書還要反復修改公文內容，提升公文的寫作水平。

四、結語

在組織機構中，辦公室是重要的部門，是各種信息的中轉站，與各個部門都要打交道。所以，作為辦公室的秘書，應該及時掌握各個方面的動態信息，促進組織內外的交流，不斷擴展公文寫作，開闊自己的眼界。在實踐工作中，還應該積極總結寫作經驗，進而強化自身的寫作能力，成為領導的得力助手，為辦公室工作作出應有的貢獻。

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