新時期企業檔案收集工作中存在的問題及對策

陳秀明

【摘要】本文對當前檔案收集工作的難點以及潛在的問題做出了詳細的分析，以此為依據提出了一系列可行的創新舉措，為提高檔案收集工作的質量提供參考。

【關鍵詞】檔案收集;難點分析;存在問題;有效措施

檔案管理工作作為企業資源管理中的一部分，能夠為企業提供真實可靠的資源信息。而在該項管理工作中，檔案收集是重中之重，關乎檔案質量，也是所有管理環節的基礎。只有檔案收集工作落到實處，就會確保企業所需資料的真實性、完整性和準確性，才能發揮出應有的價值。

一、新時期檔案收集工作難點分析

（一）難以有效銜接起檔案的收集與利用。隨著經濟的發展和社會的進步，人們對檔案的種類、質量認知及使用需求在逐漸增加，收集工作中出現的問題也越來越明顯，這就使得收集到的檔案資料無法全面滿足使用群體的需求，導致收集工作與利用無法實現統一。

（二）難以有效減輕收集工作的難度。雖然目前的收集方法縮短了工作時間和環節，減輕了勞動強度，但也由于網絡本身的一些弊端而使檔案會出現篡改等，真假難辨更為困難，而計算機等使用設備的損壞、維修以及管理軟件的更新速度加快，也讓收集工作的技術含量和難度提升了一個高度。

二、新時期企業檔案收集工作存在的問題

（一）缺乏正確的認識。首先忽視了檔案收集工作在整個管理工作中的全面性和整體性，只將工作重心放在產品的開發和市場占有率上，普遍認為檔案管理工作只是一項單純的對人力資源信息、企業發展信息等進行保存的文職工作，在財力、人力和物力上的支持較為匱乏，存有人員短缺、管理滯后的現象。

（二）人員建設有待加強。首先，檔案收集工作的在職人員并不是唯一和固定的，流動性較大，一旦在職人員不在該崗位上，而交接工作也沒有落實到位，甚至有些非常重要的文件、資料等不知道放在哪里、丟失或因為利于使用而占為己有，就會導致大量的文獻資料出現空缺。其次，檔案收集工作由于不受重視，在職人員隊伍整體的綜合水平呈現出不平衡性，不僅技藝不精，思想覺悟也不高，缺乏工作積極性和主動性，沒有樹立起責任意識和服務意識，很容易造成檔案資料的泄漏和丟失。

（三）缺乏完善的制度保障。首先，在工作制度上由于缺乏正確的認識，在檔案管理的各環節上沒有相關的管理體系和工作考核制度進行管制和約束，從而使企業的檔案信息無法完整地進行收集。其次，方便用戶檢索查詢利用的智能檔案資源優化問題。一般我們對資料的查詢都是按照既定的模式和程序來操作，一旦這些資源的主題、來源、檔號模糊不清或丟失，就無從查起，對用戶來說具有一定的局限性。

三、新時期提高企業檔案收集工作質量的措施

（一）強調重要性，加強重視程度。首先要加強重視，正確認識，并給予相應的支持。設置專門的管理機構，在進行人員培訓和部門會議時著重強調該項工作的重要性，使現代化的檔案管理理念深入到每個員工的心里，落實到項目建設的各個環節中去，另外，要建立嚴格的工作制度，將責任進行具體化和落實，同時宣傳相關的法律法規，并從外部進行調整，學習和借鑒其他相關經驗，內外結合，實現檔案收集工作與企業發展。

（二）加強管理隊伍建設。加大對檔案收集工作的支持力度給予一定的經費、場所，企業領導也應該通過充分發揮帶頭模范作用，加強對從業人員的培訓，采取“請進來走出去”的方式，擴大員工的對外交流和學習平臺，從根本上轉變從業人員的思想。另外鑒于檔案工作的內容復雜多樣且含量大，因此對人員的培訓也要從不同角度來進行。企業應該在選拔和任用人才初期，對其思想覺悟和專業知識進行嚴格的考核和審查，擇優錄取。

（三）完善工作制度。檔案管理部門要從市場實際需求、用戶實際需求、企業自身的發展需求出發，建立完善的檔案管理制度，并要明確收集工作的范圍、責任以及獎罰類型、結果等，實現依法建檔。其次，結合競爭和服務并存意識，出具一定的工作制度和文件，以規范服務行為和思想，定期對用戶反映、日常表現等收集工作的效果進行考核，落實責任到人制度，創新考核機制，為工作人員提供一定的激勵和約束。

（四）合理利用網絡平臺，拓展收集渠道。首先要通過各類媒體終端、手機、平板等，利用各類聊天和應用軟件，創造全方位的服務工作，企業也要及時監管網絡環境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被盜外流現象，不僅可以針對客戶的實際需要快捷查詢所需信息，也利于企業的遠程掌控和服務。其次，針對用戶需求不同、檔案價值不同進行多樣化的收集和管理，避免管理過于集中，造成工作量的加大。

四、結語

隨著社會的發展，檔案的作用越來越突出，檔案收集工作是提高檔案管理質量和水平的基礎和關鍵。新時期，企業要從自身出發，從用戶角度出發，加強對該項工作的重視，提高工作人員的綜合素質，并利用現代化信息技術創新收集工作模式和平臺，以其準確性、完整性來確保檔案資料社會和經濟價值的充分發揮。

【參考文獻】

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