淺談高校重大活動檔案收集

孫薇

【摘要】近年來，隨著我國高等教育的快速發展，高校各類重大活動的數量和規模日益增加，其檔案的種類及存放載體也呈現出量多、類雜的趨勢，但高校對重大活動檔案的收集工作認識程度還不夠，在結合重大活動特點整理檔案資料方面還存在著諸多不足。本文通過對高校重大活動檔案的范圍、收集現狀等情況進行分析，提出了相應有效的收集措施。

【關鍵詞】高校;重大活動;檔案收集;管理

高校重大活動檔案收集是高校檔案工作的重要組成部分之一。近年來，隨著我國高等教育改革的不斷深入，高校各類重大活動形式多種多樣，檔案資料呈現出數量增多、存放載體多元化等特點，使高校重大活動的檔案收集管理工作難度日益增大。為能夠有效發揮重大活動檔案資料的歷史價值和推動實際工作的現實作用，高校檔案工作人員應充分結合重大活動檔案資料的特點加強其收集管理，并確保工作的效率與質量。

一、高校重大活動檔案范圍

（一）重大活動。當前各高校重大活動主要包括：1.黨和國家領導人在高校的視察、考察等活動。2.中央和國務院各部委主要負責人，各省、直轄市、自治區主要領導人，省直及市級主要負責人在高校的視察、調研等活動。3.外國元首、政府首腦等高級政界人士和境外各界知名人士、友好團體在高校的考察、訪問等重要外事活動。4.國內知名專家學者在高校進行的學術交流、考察、訪問等活動。5.高校領導出席的重要公務活動（包括外事出訪活動）。6.高校黨代會、教代會、團代會、學代會、高校及其學院等等舉辦的重大慶典和重要紀念活動等。7.由高校承辦的國際、國內學術會議。8.高校參與的嚴重自然災害和重大事故搶救處理活動。9.高校內其他具有重大影響或者較大規模的活動。

（二）收集內容。當前各高校重大活動檔案收集的內容主要包括：重大活動直接形成的對學校和社會具有保存價值的文字（含合同、協議、題詞等）、照片、音視頻文件、電子文件、標志性實物等不同形式的歷史記錄。

二、高校重大活動檔案收集現狀

（一）意識淡薄。目前，各高校針對人事、學籍、基建、財務等方面無論從檔案收集、整理、歸類還是開發利用等方面都已形成了完備的工作程序和相應規章制度。但因高校在舉辦各類重大活動時涉及多個職能部門或學院，且很多高校不重視重大活動檔案資料的收集與管理，存在認識不到位、管理意識薄弱等現象，導致高校重大活動檔案因沒有及時收集或妥善保管而丟失。

（二）專職檔案管理人員介入不夠。各高校組織重大活動時，往往只針對活動的開展成立領導小組或工作組，明確相關單位工作職責，推進活動順利開展。但就活動過程中的檔案資料收集常常只是口頭強調，而沒有具體的責任清單，更沒有針對舉辦重大活動而專門建立檔案收集管理機構，沒有專人負責對高校重大活動檔案進行監督檢查和指導，最終導致檔案材料來源分散、質量不高。

（三）檔案資料不規范。由于高校重大活動檔案資料的記錄形式并沒有相應的標準，因而各高校重大活動檔案的收集整理往往不規范，如有關活動的文字材料記錄不全面、活動影象資料清晰度不達標、實物資料不齊全等等，這樣無疑給檔案資料的收集管理造成了困難。

三、高校重大活動檔案收集的有效措施

（一）建章立制，規范重大活動檔案收集工作。從當前高校對重大活動檔案的收集管理實際情況來看，許多高校對這項工作的重視程度仍然不夠，致使高校重大活動檔案的收集管理工作無法有效開展，其中最主要的原因之一就是高校沒有建立起相應的檔案收集管理的規章制度。因此，高校要提高重大活動檔案收集管理的工作效率和工作水平，首要任務則是根據學校的實際情況建章立制，明確重大活動檔案管理的工作范疇、工作流程、獎懲措施以及工作人員的職責任務，使高校的檔案管理人員能夠在工作中有章可依、有章可循，真正實現檔案收集管理的科學化、規范化。

（二）提前介入，專職檔案人員加強指導與監督。高校組織策劃重大活動時，應將檔案收集工作列入組織方案，作為籌備工作任務的一部分。要在重大活動的各組織環節指定具體的檔案收集工作人員，并由學校檔案部門專職檔案人員提前進行培訓，就活動的主要形式和檔案的記錄形式進行劃分及講解說明，使工作人員能夠站在對歷史負責的高度，在重大活動檔案形成的第一時間便對檔案材料進行全面收集整理，確保高校重大活動檔案資料收集管理工作的完整性與齊全性。在重大活動結束后，學校檔案部門的專職檔案人員還應第一時間通知重大活動各組織環節中的檔案收集人員認真做好檔案資料的移交、歸檔。

（三）利用信息化手段加強數字檔案建設。高校重大活動檔案資料不僅包括組織方案、領導講話稿、合同協議等文字資料，還包括錄音、視頻、照片等資料。檔案資料的載體不同，則占用空間、收集管理標準等各不相同，且鑒于日常工作中高校管理人員對重大活動檔案資料的檢索、利用率高，因此在重大活動檔案資料收集管理工作中應充分利用信息化技術手段，加強數字檔案建設，有效發揮數字檔案信息的高可用性和高有效性特點。

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