學校檔案管理工作中電子檔案的應用

張存芬

【摘要】隨著我國信息技術的不斷發展，推動著各行各業不斷進步，提高了不同行業的工作效率。現階段，不同層次的學校對于檔案的管理都實現了信息化管理代替傳統管理模式。本文主要針對在學校檔案管理中采用電子檔案的重要性進行詳細闡述，并就學校應用電子檔案過程中出現的問題進行討論分析，給出行之有效的解決方案。

【關鍵詞】學校檔案管理;電力檔案;應用

進入21世紀后，電子信息技術得到了巨大的發展，并且在社會各個領域都有著廣泛的應用。許多學校對檔案的管理依然使用著傳統的管理模式，而電子檔案的出現極大提高了檔案管理工作的效率，并且可以用報表、圖案、視頻等方式全方位展示相關的數據信息。在現階段學校的檔案管理工作中扮演著極其重要的角色，下文闡述學校應用電子檔案的必要性。

一、學校檔案管理過程中應用電子檔案的必要性

（一）順應時代發展方向。現階段我國信息化多媒體技術發展日新月異，在這樣的時代背景下，學校已經充分應用這項技術，不但實現了多媒體教學、多媒體辦公，而且正在推進信息檔案電子管理化。采用信息化管理檔案能夠與現代信息化教育模式相匹配，更好地滿足時代對學校提出的新要求。

（二）促使學校制定正確的發展方針。對學校的運營來說，正確的決策直接影響到學校的長久發展。對于任何正確的方針都離不開數據的統計，所以在學校面對機遇和挑戰的關鍵期，相關負責人能夠根據科學合理的數據信息對學校的發展決策進行正確的調整，對學校的長久穩健發展起到促進作用。這些是學校實施電子信息檔案管理的重要因素之一，使得各類檔案信息能夠實現快速分析判斷，對有關領導作出關鍵決策提供有力的信息數據。

二、現階段學校檔案管理過程中出現的問題

（一）檔案信息管理任務量過大。在一些人數較多的學校中，每個學年需要更改的數據信息有很多，比如學生的升學信息、轉校信息、新生入學信息等，在信息管理的過程中存在著各種人為或非人為的不利因素，導致了整個檔案更新管理過程任務量過大，并且檔案管理過程十分繁瑣，需要學校投入大量的人力物力資源進行管理。

（二）提升電子檔案信息化管理水平。電子檔案作為一種高效率的檔案管理模式，很多學校并沒有充分利用電子檔案管理模式中的優勢作用。在大部分學校的檔案管理工作中，還是采用紙質檔案為主的管理方式，只是在檔案索引、檔案編號備案等方面使用了電子檔案的功能。與電子檔案應用在檔案管理的初衷相違背，這種傳統的檔案管理模式難以滿足實際要求，并且在許多學校對電子檔案的應用處于初級階段，存在工作人員不能熟練操作檔案管理業務，并且沒有采用專業技術人員進行對應的檔案操作，這些問題的出現導致了電子檔案在學校的檔案管理應用過程中沒能發揮出最大的功效。

（三）電子檔案管理工作操作水平層次不齊。由于不同學校的實際情況不同，存在一些學校由于硬件設備等問題無法將電子檔案操作工作落在實處，這就導致了電子檔案的管理規章制度和管理標準難以實現統一水平。所以存在不同學校之間的電子檔案管理規章制度標準參差不齊、甚至有的條款相互違背。所以現階段如何制定統一合理的電子檔案管理制度迫在眉睫。

三、學校檔案管理工作中電子檔案的應用

上文已經對現階段學校檔案管理過程中出現的問題進行了詳細的分析，可以看出現階段學校檔案管理過程中存在三個方面的問題：檔案信息管理任務量過大，提升電子檔案信息化管理水平、電子檔案管理工作操作水平層次不齊。其中電子檔案管理工作操作水平層次不齊這個問題較為嚴重。根據上文分析的問題以及在實際檔案管理過程中面臨的問題給出以下幾個方面行之有效的建議。

（一）強化電子檔案的安全性。在實際工作過程中，借助網絡對檔案信息傳遞的過程中存在安全性的問題，對于檔案信息安全要時刻重視起來，采用技術手段和人為力量相結合保障數據的安全。主要有如下幾種手段：對電腦軟件進行按時殺毒、及時更新和維護軟件、對于網絡服務器進行定時更換，避免長期使用一個網絡服務器進行數據傳輸工作。同時學校應該招聘相應的網絡安全人員，對不同年份的文件和檔案進行定時檢查和備份，對于一些重要的檔案要做到重點備份。采用多種技術手段和管理方法，保證數據的安全，將文檔信息傳輸過程中可能遇到的風險降到最低。

（二）完善管理制度。工作中首先要保證工作人員的業務水平能夠滿足檔案管理的要求，并且有著良好的職業操守。定期開展工作人員的技能管理培訓，使得工作人員的管理技能不斷提升。在管理電子檔案的過程中，需要建立科學合理的管理制度，根據學校的不同情況，做到具體問題具體分析，不能教條主義，保證整個管理制度構建的標準合理。

（三）提升服務水平。學校的檔案管理人員，在工作中要注重信息的收集、加工、處理的過程，結合現代信息技術對信息資源進行科學處理。并且在保障安全的情況下進行信息共享。提升服務水平，可以有利于學校檔案的管理工作順利開展，對學校的整體管理工作也起到促進作用。科學的管理服務體系，能夠為師生提供各種所需要的服務。

四、總結

總而言之，隨著時代的發展，學校的檔案管理工作轉化為電子檔案管理是時代所趨，在電子檔案的管理過程中依然存在許多問題，相關部門的研究人員要不斷優化管理模式，制定更加完善的管理制度，讓電子檔案技術更好地服務于校園工作。

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