我國電子文件研究發展趨勢分析

王艷麗

【摘要】進入21世紀以來，電子文件大量產生在人們的工作和生活中，逐漸成為重要的社會記錄形式，我國對電子文件的研究也日益成熟并呈現出了一定的特色。本文從理論與實踐兩個層面對電子文件的發展趨勢進行了分析，以期我國的電子文件研究在未來更成熟化和體系化。

【關鍵詞】電子文件;發展趨勢;可信性;標準化;管理技術

回顧過往，可以發現，在經歷了電子文件的快速發展之后，國內對于電子文件的研究更加理性化;暢想未來，國家戰略的精心構建，新技術、新環境的強勢介入，讓學者們對于電子文件的研究又燃起了新的熱情。對于電子文件的發展方向探究并結合2010年以來的研究熱點，筆者認為可以從理論和實踐兩個層面進行分析。

一、理論層面

（一）電子文件的可信性。電子文件在社會活動的廣泛使用，使得電子文件的憑證功能和需求被無限放大，但電子文件容易被修改的特點導致了電子文件憑證功能上存在先天不足。因此，電子文件的可信性將成為電子文件未來的一個重要的理論研究點。目前，電子文件可信性的研究集中在了對電子文件可信性的概念、電子文件可信性的內涵、保障電子文件可信性的方法，缺乏對電子文件可信性標準方面的研究。同時，在實踐內容上，也缺少對電子政務文件的可信性研究。

（二）電子文件的鑒定。檔案本身始終存在著精練與龐雜、有用與無用的矛盾。雖然相較于紙質檔案，電子文件的存儲空間問題并不突出，但是從有效發揮檔案價值的角度看，矛盾始終存在。鑒定是解決這一矛盾的有效途徑，但傳統的年齡鑒定論、職能鑒定論、文件雙重價值論等鑒定思想在電子文件時代受到了沖擊。在傳統鑒定理論的基礎上，以馮惠玲為代表的學者提出了電子文件雙重鑒定思想，通過文件內容鑒定和技術狀況的雙重鑒定，保證電子文件內容與載體狀況的真實性與可靠性。同時，結合信息技術的發展，有學者提出了基于元數據的電子文件鑒定理論。未來，隨著電子文件更加廣泛的應用以及技術的進步，電子文件鑒定的需求將進一步提高，也需要更加深入與豐富的鑒定理論，從而可以更好地指導電子文件鑒定的實踐工作。

二、實踐層面

（一）電子文件的標準化建設。加快電子文件的標準化建設是國內檔案界學者們的共識，也是橫亙在許多學者面前的一座大山。加強電子文件的標準化建設，要從電子文件自身標準化建設、電子文件管理系統/平臺標準化建設、電子文件管理制度的標準化建設三個大的方面入手。第一，對于電子文件自身的標準化建設，電子文件的載體和格式是關鍵，而元數據作為描述電子文件而存在的信息，在未來，也將是推進電子文件自身標準化建設的重點。第二，在電子文件管理系統/平臺的標準化建設上，學者在未來需要進一步明確電子文件管理系統的功能需求標準及其實現方式，除了我國的有關標準外，也可以借鑒國外成熟的電子文件管理系統設計標準，如歐盟電子文件管理系統模型需求、國際檔案理事會電子辦公環境中文件管理原則與功能要求。第三，針對電子文件管理制度的標準化建設，學者們可以從頂層設計、基層建設、區域協作3個角度進行研究與討論，發表一些建設性的意見，構建具有中國特色的電子文件管理體系。

（二）電子文件的管理與現代技術。從2010年以來的研究主題分析，不難發現，電子文件研究在信息安全、計算機技術、網絡技術、云計算、長期保存等方面發展較快，隨著與技術相關的研究數量的增長，也彰顯了電子文件管理與現代技術之間的緊密聯系。隨著“互聯網+”、大數據、云計算、智慧城市等新詞的出現，電子文件也受到了強烈的沖擊，未來電子文件的研究和現代技術的發展之間聯系將更加緊密，難以分離。工具和技術的大量使用，將是電子文件未來的一個重要的研究發展趨勢。

（三）專業電子文件的管理。隨著電子文件在實踐中的大量使用，電子文件和各行各業的實際工作更加緊密地聯系在一起。政府、各大高校、醫院、企業等等都將電子文件運用在日常的工作運轉之中。例如，電子政務環境下的電子證照、醫療領域開始普及的電子病歷、高校和企業普及的電子檔案等等都是在實踐中產生的專門電子文件。

三、結論

回顧電子文件的發展歷程，不難發現，我國電子文件的研究不論是從數量上還是內容上都取得了極大的成就，但美中不足的一點就是電子文件的理論研究與電子文件管理實踐的聯系有待加強。為了指導我國電子文件的研究在未來更豐富、更成熟、更體系化，在理論體系的建設上，需要高屋建瓴，構建高度、深度和廣度上都有所突破的體系，在實踐工作中，受到“互聯網+”、大數據的沖擊，電子文件管理在方法和技術上要有革新，勇于借鑒國外的先進經驗，使我國電子文件的研究在理論和實踐上聯系的更加緊密，檔案界的學者們要勇于創新，深入研究，挖掘電子文件更大的研究價值，真正實現檔案強國的目標。

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