建筑工程檔案資料有效管理措施

何加麗

摘要：建設工程的檔案資料的管理是項目建設的一部分，也是不可或缺的一部分。建筑工程檔案資料是建筑活動期間形成的數據和情況的真實記錄。因此，建筑工程檔案資料的管理具有重要意義。本文根據當前建設工程檔案數據管理的重要性、內容特點、存在的問題，闡述了如何有效管理建筑工程檔案資料的措施。

關鍵詞：建筑工程；檔案資料；檔案管理

建筑工程檔案是原始記錄，是建筑活動中形成的保存價值的實際記錄和實際反映。它記錄建筑活動，如建筑物、結構、地下管道等。在投資規劃、設計、動工、使用、維護和再建造等活動中形成的檔案。在管理建設項目質量、總體成本和建設周期的前提下，建設工程檔案資料管理作為建設項目管理的一部分，其重要作用越來越受到人們的重視。

一、工程檔案的重要性

在社會和科技以及信息等高速發展的今天，國家對基礎設施的投入明顯增強，對建設項目質量和進度的要求也越來越嚴格，越來越規范。由于工程項目通常都有一定的隱蔽的特性，工程質量的檢查和規范必須通過檔案資料反映出來。檔案的完整與規范直接影響這個項目的質量，所以工程檔案資料的管理是一個非常重要的組成部分。建設工程檔案是建設項目建設活動全過程的重要內容也是建筑工程十分重要組成部分。

二、建筑工程檔案資料有效管理措施

1.及時記錄和收集工程數據，防止數據丟失

項目數據檔案是建設項目質量的真實反映和質量記錄。所以，必須根據施工進度及時收集和分類各種材料。有必要指定專門的人負責工程材料的管理，負責逐項跟蹤和收集質量保證數據，并制作各種原始記錄，使工程和資料處在一個進度上，做到內容連續及時收集項目前的數據，如中標通知、調整報告、地質調查報告、各種合同、施工組織設計和計劃。由于及時收集數據，項目完成后不會缺乏信息。施工過程中，現場施工管理技術人員應當在同一天及時編制施工項目信息，不得堆放在一起臨時突擊，否則將導致數據丟失或錯誤。項目部門指定人員每月收集和檢查每個在建工程項目的數據，即使有遺失的情況，還可以及時補充，并且可以及時發現數據中的問題和錯誤并及時糾正。工程項目結束時，有必要及時收集施工單位各種安全功能的檢驗驗收數據，如消防驗收、人防驗收、防雷電驗收，室內環境測試數據、沉降觀測數據、電梯驗收數據、節能試驗數據等和及時收集設計單位的設計變更、勘探單位地質調查的變更、監理單位的管理工作清單、監理工程師的通知和各分包商的信息。

2.健全與完善施工管理制度，加強檔案材料管理

在工程建筑檔案資料管理中，檔案資料應按檔案管理規則編制，如此才是工程建設單位的基本標準。形成高質量工程文件的材料主要取決于編制檔案材料的過程。工程建設單位必須明確自己的檔案管理責任，必須不斷培養和培訓單位檔案人員檔案編制技術，提高建設項目檔案水平。工程項目管理層應對項目建設施工等進行監督管理，并定期審查和指導檔案材料的編制。滿足單位對檔案材料的要求將，為項目下一階段的順利進行奠定堅實的基礎。為了使項目檔案材料能夠系統地記錄在檔案中，為便于對上級領導進行審查，并明確責任，有必要將檔案管理分為整體工程計劃中去。目前，許多工程項目都是通過招標來實施承包項目，許多承包商又會把項目進行二次承包出去。在這種工程項目被多次承包轉手的情況之下，工程檔案的對應承包合同（各種材料的收集，其質量積累和整合的過程等）需要詳細地包含在文件管理的內容中，減少建筑工程進行當中的失誤。

3.統一的數據管理軟件，實行標準化執行制度

目前，該行業有許多與數據管理相關的軟件，各有各的優缺點。目前還沒有一個統一的規范，網絡化也不完善。因此應積極鼓勵軟件開發公司大力開發能夠盡早實現利用網絡技術數據收集和管理的軟件。由于項目中不同施工管理人員的個人職位對應的資料不同，為了保證數據的真實同步，需要這樣的軟件使不同的技術人員能夠在不同的計算機上完成個人數據，而數據管理員的計算機也可以在同一時間更新和收集相關數據。因此落實與使用網絡化辦公數據管理軟件，統一數據管理軟件，能夠盡快地實現未來電子檔案資料的交接，取代傳統的紙質解決方案。

4.對檔案管理人員進行素質教育，提高管理技能

全面提高工程檔案管理人員素質，對提高檔案資料的準確性和嚴謹性有很大的作用。要培養管理人員的責任心，讓他們明白這個工作中對整個項目的建設和后期維護具有重要意義，消除當前草率的文件記錄和管理；另一方面，有必要加強對檔案管理員的現代化技能培訓，充分利用計算機的優勢，更加科學地進行建筑工程中檔案資料管理工作。

三、結語

目前，中國建筑市場面臨嚴峻挑戰和激烈競爭，檔案資料管理體制將逐步改革。這對于工程檔案資料管理來說既是機遇也是挑戰，我們應以積極學習一些國外的經驗和技術，在結合我國自身的優勢，大力加強建筑工程檔案資料管理的人才培養和機制的完善，更好地為社會主義和諧服務。

參考文獻：

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