淺談怎樣提升國(guó)有企業(yè)檔案管理的工作效率

馮睿

摘要：檔案資料的管理是國(guó)有企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行的重要依據(jù)。但當(dāng)前我國(guó)的國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中仍存在許多問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理的工作效率不高。本文通過(guò)簡(jiǎn)單分析我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，進(jìn)一步探討如何有效提升國(guó)有企業(yè)檔案管理的工作效率。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；檔案管理；提升效率

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。如何在信息化的時(shí)代背景下有效地提升國(guó)有企業(yè)檔案管理的工作效率，是企業(yè)管理工作的關(guān)鍵。通分析當(dāng)前國(guó)有企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合信息技術(shù)，探索有效的檔案管理方法，通過(guò)多種途徑提升工作效率。

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，我國(guó)的部分國(guó)有企業(yè)中對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺少專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，檔案信息化水平較低，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案管理的工作效率不高。

（一）對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

我國(guó)的部分國(guó)有企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案資料的保存和管理不重要。檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的管理方式，沒(méi)有安排專(zhuān)業(yè)的管理人員，通常是由其他工作人員兼任或者管理者缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)。在日常的檔案管理和保存中，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的分類(lèi)和集中管理。

（二）檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性

檔案管理工作不是能夠直接迅速產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的工作，因此，在實(shí)際的管理工作中常常被認(rèn)為不重要。企業(yè)在引進(jìn)管理人才的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)忽略檔案管理人才這一塊內(nèi)容。通常企業(yè)會(huì)選擇非專(zhuān)業(yè)的人員管理檔案，而檔案管理工作內(nèi)容本身比較枯燥，導(dǎo)致人員流動(dòng)性比較大，同時(shí)也導(dǎo)致檔案管理工作交接的不完整。

（三）檔案管理信息化水平

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需要。部分國(guó)有企業(yè)沒(méi)有隨著信息技術(shù)發(fā)展和更新檔案管理工作方式，嚴(yán)重制約著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

二、國(guó)有企業(yè)檔案管理工作效率的提升途徑

要提升國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，首先必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)行檔案智能化管理。

（一）充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性

國(guó)有企業(yè)的管理者必須摒棄傳統(tǒng)的檔案管理觀念，站在企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度上客觀看待檔案管理工作的重要意義，改變固有的錯(cuò)誤認(rèn)知，重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作本身的作用。企業(yè)管理者的思想觀念以及職業(yè)認(rèn)知在很大程度上影響著企業(yè)員工的工作態(tài)度，因此，國(guó)有企業(yè)管理者首先要肯定檔案管理工作的重要性，檔案管理工作是企業(yè)管理工作中重要的環(huán)節(jié)，也是為企業(yè)其他經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供重要信息的來(lái)源，是提高其他工作效率和質(zhì)量的必要條件。其次，要做好檔案管理工作內(nèi)容及其意義的宣傳教育工作，檔案資料記錄著企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料，能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供有效的數(shù)據(jù)支持，及時(shí)了解和掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，有利于為企業(yè)調(diào)整經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供準(zhǔn)確的依據(jù)。最后，檔案管理工作能夠完整地記錄企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果和企業(yè)發(fā)展歷史，對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展具有深刻意義。

（二）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平

檔案管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)、具有持續(xù)性和長(zhǎng)期性的工作，對(duì)管理人員的素質(zhì)要求比較高。因此，要提升國(guó)有企業(yè)檔案管理的工作效率首先要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。國(guó)有企業(yè)的檔案管理大多數(shù)沿用傳統(tǒng)的管理方式，在檔案的收集、整理、分類(lèi)、立卷以及歸檔工作中，難以形成有效的管理。國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，在日常工作中加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)。企業(yè)可以定期組織相關(guān)人員參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員到企業(yè)中進(jìn)行講座和工作指導(dǎo)，向其他優(yōu)秀的檔案管理企業(yè)學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識(shí)，提高檔案管理人員的的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和素質(zhì)。同時(shí)，企業(yè)管理者要盡可能地保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，降低人員流失率。在產(chǎn)生人員流動(dòng)時(shí)，應(yīng)該保證檔案資料交接的完整性。

（三）建立健全檔案管理制度

健全的檔案管理制度是順利開(kāi)展檔案管理工作，提高檔案管理水平和工作效率的重要基礎(chǔ)。國(guó)有企業(yè)應(yīng)該結(jié)合當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息的時(shí)代背景以及企業(yè)實(shí)際情況，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)的檔案管理規(guī)定，建立健全企業(yè)檔案管理制度。制度中應(yīng)該清晰地指出檔案管理工作的重要性、檔案管理人員的工作內(nèi)容和工作職責(zé)、檔案管理的收集歸檔、保管與查閱、檔案信息化建設(shè)管理等內(nèi)容。完善的檔案管理制度明確了檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容，有利于快速提升國(guó)有企業(yè)檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

（四）檔案管理工作智能化

在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)信息化和智能化管理。國(guó)有企業(yè)的檔案資料數(shù)量龐大，保管和查閱流程時(shí)間長(zhǎng)，大大影響了檔案管理的工作效率。國(guó)有企業(yè)應(yīng)該注重引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案信息化管理制度，加大對(duì)信息技術(shù)設(shè)施設(shè)備的資金投入。國(guó)有企業(yè)管理者要更新管理觀念和管理方式，參考和學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理信息技術(shù)，適當(dāng)?shù)匾M(jìn)適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)。從傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資料的信息化儲(chǔ)存和管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子文件信息的一致性和完整性，使國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作郵箱數(shù)字化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化，從而有效地提升國(guó)有企業(yè)檔案管理的工作效率。此外，國(guó)有企業(yè)可以在條件允許的情況下建立檔案資源信息共享，通過(guò)信息技術(shù)有效地進(jìn)行檔案資料的查閱和運(yùn)用。

結(jié)語(yǔ)：

當(dāng)前，我國(guó)部分的國(guó)有企業(yè)檔案管理工作正面臨信息技術(shù)時(shí)代的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。國(guó)有企業(yè)管理者要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，建立健全企業(yè)檔案管理制度，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)行檔案智能化管理，是有效提升國(guó)有企業(yè)檔案管理工作效率的重要途徑。

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