做好單位檔案管理工作的高效方法探

董宏剛

摘要：伴隨信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的更新，單位可供利用的技術(shù)手段愈發(fā)的多元化，檔案管理朝著規(guī)模化、體系化和高效化的方向發(fā)展。單位對(duì)檔案資源進(jìn)行高效化管理，能夠更好地處理多種形式的檔案資源，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效利用。本文以單位檔案管理為研究藍(lán)本，探索檔案管理高效化的路徑，以期能夠大幅度提升檔案作用，提高單位處理各種信息資源的能力。

關(guān)鍵詞：高效化；信息技術(shù)；管理人員；檔案管理

一、高效化管理的意義

（一）改善檔案工作氛圍

現(xiàn)階段，許多單位的檔案管理部門氣氛沉悶，檔案部門缺乏相應(yīng)的靈性，檔案工作不被領(lǐng)導(dǎo)所重視。之所以出現(xiàn)這種問題，主要是因?yàn)闄n案管理效率過于低下，檔案工作人員的工作壓力大，檔案工作人員心態(tài)容易出現(xiàn)問題。為了改善檔案工作氛圍，有必要提升檔案管理效能，提高檔案資源的流通率，增強(qiáng)檔案部門的活力。檔案高效化管理能夠激發(fā)檔案管理人員的積極性，降低檔案管理人員壓力，從而使得單位檔案管理活動(dòng)呈現(xiàn)出嶄新的面貌。

（二）提升檔案部門整體地位

隨著社會(huì)個(gè)體之間信息交流頻率加快，信息資源在單位建設(shè)中的作用愈發(fā)突出，部分單位管理層開始轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，開始重視檔案管理。檔案管理高效化能夠凸顯檔案資源的作用，為單位其他部門提供便利的信息服務(wù)和決策咨詢服務(wù)，進(jìn)而提升檔案部門的整體地位。需要注意的是，檔案管理只有走向高效化的道路，單位領(lǐng)導(dǎo)才能看到檔案資源的潛在價(jià)值。檔案管理長(zhǎng)期低效，單位領(lǐng)導(dǎo)自然不愿意在檔案建設(shè)環(huán)節(jié)投入過多的資源。因此，檔案高效化管理對(duì)于檔案部門意義重大，是檔案部門必須堅(jiān)持的基本準(zhǔn)則。

（三）提高單位運(yùn)行效率的需要

不同的檔案資源具有不同的特性，其對(duì)單位的作用也有所不同。檔案高效化管理是提高單位運(yùn)行效率的必要保障。例如，對(duì)人事檔案進(jìn)行高效管理，能夠推動(dòng)人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，使單位更好地做好選人、用人和育人工作。人事檔案中客觀反映了某一職工的歷程、工作能力和思政素養(yǎng)。人事部門參考人事檔案則可以對(duì)崗位進(jìn)行科學(xué)的設(shè)置，并對(duì)職務(wù)進(jìn)行科學(xué)的分析，實(shí)現(xiàn)人力配置效能最大化。

二、高效化管理中存在的問題

（一）人才資源問題

許多單位在推進(jìn)檔案高效管理進(jìn)程中，沒有制定人才戰(zhàn)略，檔案管理人員的素質(zhì)與實(shí)務(wù)工作脫軌，難以應(yīng)對(duì)愈發(fā)科技化、復(fù)雜化的檔案管理工作。一方面，部分單位的培訓(xùn)內(nèi)容中不包括互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，檔案管理人員只是單純的利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文件進(jìn)行電子化管理，與真正意義上的檔案信息化建設(shè)相比仍有差距。另一方面，部分單位則忽視了對(duì)檔案管理人員服務(wù)能力的培養(yǎng)，檔案管理長(zhǎng)期停留在“被動(dòng)型”的層面，服務(wù)質(zhì)量不高。典型表現(xiàn)在檔案管理人員缺乏與其他員工進(jìn)行溝通，不能了解其他部門的檔案需求，檔案數(shù)量不斷增多的同時(shí)，檔案利用率和流通率卻不斷減少。

（二）檔案信息化建設(shè)問題

信息技術(shù)是檔案高效管理模式的有力推手，也是減輕工作人員壓力，提高工作績(jī)效的有力抓手。首先，檔案管理實(shí)務(wù)工作中，許多單位的檔案信息化建設(shè)停留在表面層次，既沒有建立檔案綜合信息庫(kù)，也沒有搭建檔案“云服務(wù)”平臺(tái)。其次，許多單位沒有及時(shí)對(duì)設(shè)備予以更新和改造，檔案硬件設(shè)施的信息處理能力低，檔案系統(tǒng)落后，在提供檔案服務(wù)時(shí)效率不高。最后，許多單位沒有搭建信息化管理機(jī)制，沿用傳統(tǒng)手工管理機(jī)制，檔案工作缺乏規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。例如，單位沒有制定統(tǒng)一的文件處理格式和文件轉(zhuǎn)化格式。檔案管理人員在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描過程中，要么保存為pdf格式，要么保存為word格式；檔案管理人員在轉(zhuǎn)化音像檔案、圖片和影視檔案時(shí)，也沒有轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的格式。電子檔案格式不統(tǒng)一將直接阻礙檔案云服務(wù)工作，不利于檔案工作的長(zhǎng)期開展。

三、高效化管理的路徑

（一）打造人才隊(duì)伍

檔案管理的核心在于人才，人才是檔案管理體系中最為關(guān)鍵的部分。因此，單位必須從人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)入手，打造一批具有真才實(shí)學(xué)的檔案管理人才。首先，單位應(yīng)當(dāng)改良培訓(xùn)機(jī)制，根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理的方向來(lái)培養(yǎng)人才。單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，搭建培訓(xùn)效果測(cè)評(píng)體系，對(duì)人才進(jìn)行全方位培養(yǎng)。在培訓(xùn)內(nèi)容層面，單位不僅要加強(qiáng)基礎(chǔ)檔案管理理論的培訓(xùn)，也要結(jié)合時(shí)代發(fā)展特征，重點(diǎn)培養(yǎng)檔案人才操控計(jì)算機(jī)和運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的能力。在培訓(xùn)效果測(cè)評(píng)上，單位要注重與員工進(jìn)行溝通，傾聽員工對(duì)于培訓(xùn)工作的意見，有針對(duì)性的開展下一次培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)效果。其次，單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案人才的服務(wù)能力進(jìn)行培養(yǎng)，打通部門之間溝通的阻礙。

（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

單位在采購(gòu)設(shè)備時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能采購(gòu)性能優(yōu)化的設(shè)備，防止數(shù)碼電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代過快，節(jié)約單位的資金資源。最后，單位應(yīng)當(dāng)搭建檔案云服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共通與共享。單位應(yīng)當(dāng)將云儲(chǔ)存技術(shù)運(yùn)用到檔案建設(shè)領(lǐng)域，將網(wǎng)絡(luò)云盤或者網(wǎng)絡(luò)云儲(chǔ)存端與檔案管理系統(tǒng)相連，開發(fā)檔案“掌上云”服務(wù)功能。所謂掌上云服務(wù)，就是在APP終端或者微信公眾號(hào)終端設(shè)置相應(yīng)的檔案查詢路口，提升檔案查詢和檢索的效率。本文認(rèn)為，從節(jié)約單位成本的角度，單位應(yīng)盡量選擇利用微信公眾號(hào)來(lái)開通“掌上云”服務(wù)功能，為單位其他工作部門的人員或者其他單位的人員提供更為高效化、品質(zhì)化的檔案服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

單位檔案作為單位項(xiàng)目管理、研發(fā)、基本建設(shè)和生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的原始憑證，是單位創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的重要信息保障，也是單位進(jìn)行決策的重要參考依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案管理模式，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的規(guī)模化、體系化和高效化處理，檔案資源利用率不高，檔案對(duì)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的推動(dòng)作用不明顯。本文重點(diǎn)研究信息技術(shù)對(duì)檔案管理的推動(dòng)作用，并提出幾點(diǎn)建議，希望能夠豐富相關(guān)理論學(xué)說的同時(shí)，為檔案實(shí)踐工作提供有益的參考。隨著電子智能技術(shù)以及人工智能技術(shù)的發(fā)展，未來(lái)單位可供利用的技術(shù)會(huì)增多，檔案管理會(huì)愈發(fā)的高效化。因此，檔案管理人員必須提升自己的素質(zhì)，更好地適應(yīng)檔案工作變化，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

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