高校檔案工作信息化管理的有效策略

摘 要：檔案管理是高校綜合管理體系中的基本構成，教育改革不斷深化且信息技術普遍適用性越發明顯時，高校檔案工作的開展可以將信息化管理作為一個調整與優化的方向。但也需要看到，現階段高校檔案管理狀況并不良好，想要實現信息化管理的目的目標，并釋放出信息化管理的正向影響和價值也并不輕松。文章將對高校檔案管理現狀進行分析，并就高校如何更為有效地進行檔案信息化管理提出合理化建議。

關鍵詞：高校;信息化;檔案管理

互聯網時代下，信息技術已經被廣泛應用到了各個領域，企事業單位組織常規管理活動的開展更是同互聯網進行了有效融合。高校檔案管理工作的開展也能可以對互聯網及信息技術進行運用，實行信息化的檔案管理更加是高校檔案工作開展上的一個不錯選擇。其不僅可以大為提升檔案管理的實際效率，更加可以促進檔案管理在形式上與內容上的創新。但很多高校對信息化檔案管理的進行較為茫然，探尋出高校更好進行檔案信息化管理的一般性策略也十分必要。

一、高校檔案管理現狀

整體上來看，高校檔案管理的平均水平與能力已經有了一定程度提升，檔案管理作為高校常規管理中的基本構成，其管理地位雖然沒有得到有效提升，但管理活動開展的受重視程度正在不斷增加。最近幾年時間里，檔案管理在內的常規管理活動創新開展事宜得到了較多關注，信息技術越發成熟且應用極為普遍下，檔案的信息化管理也成為了一種顯著趨勢，且在一般性的檔案工作開展中，信息化管理所具備的優勢也得到了越來越多的認可。但高校檔案管理中依然存在著一些共性問題，諸如檔案管理人員管理理念與能力相對不足、信息化管理實際進程較為緩慢、檔案信息整合與利用程度較低等問題長期存在時，高校檔案信息化管理的現實壓力也相對較高。

二、高校檔案工作信息化管理的具體策略

（一）不斷提升檔案管理人員信息化管理意識與能力

高校檔案工作信息化管理的關鍵在于高校能否真正地認同檔案信息化管理，特別是具體的檔案管理人員，其對檔案信息化管理的認同程度，以及真實管理能力高低與否不僅會影響到檔案信息化管理進程，更加會影響到檔案信息化管理實際成效。因此，高校更好地進行檔案信息化管理首先要注重檔案信息化管理環境的營造，在此基礎上，則要注重檔案管理人員管理理念的調整，使得檔案管理主體能夠認同、接受并進行具體的信息化管理嘗試。不僅如此，高校需要對檔案管理人員信息化管理能力進行不斷培養，諸如開展一些檔案信息化管理技能專項培訓活動，使得檔案管理主體能夠對什么是信息化管理，以及怎樣進行信息化管理等事宜形成較好認識。在高校檔案管理人員幾倍了較強的信息化管理理念與信息化管理能力后，高校檔案信息化管理才能較為順利地進行。

（二）增強資金檔案信息化管理相關投入與支持

傳統的檔案管理模式與方式方法之所以能夠被廣泛沿用與其本身對管理資源消耗較小有直接關聯，高校檔案的信息化管理需要較大成本與技術支持也成為了其全面實施的難點。為了更好地推動高校檔案管理信息化程度的提升，高校需要增加檔案信息化管理相關的資金投入，增強對檔案信息化管理的支持。資金上的投入增加是高校檔案管理向信息化管理過渡的基礎性條件，購買一些檔案信息化管理軟件也是檔案信息化管理能夠成為“現實”的必要保障。但單純的給予檔案信息化管理以資金投入和技術支持并不足夠，高校核心管理層需要在充分認識到檔案信息化管理的基礎上，構建出檔案信息化管理的基本規劃，有步驟地進行檔案信息化管理嘗試，并幫助檔案管理主體克服、解決一些檔案信息化管理進程中存在的問題。

（三）大數據理念下進行檔案信息化管理平臺建設

高校進行檔案的信息化管理主要是將信息化管理的優勢發揮出來，特別是要將信息技術的優勢轉化為檔案管理的優勢。信息技術不斷成熟下，大數據理念越發深入人心，在大數據理念影響和驅動下，高校檔案的信息化管理可以考慮構建專門的信息化管理平臺。信息化管理平臺的存在能夠真正實現高校檔案管理在形式上的創新，傳統模式下較為零散的檔案管理工作在開展上也能夠集中在信息化管理平臺上進行。此外，檔案的信息化管理程度不斷提升后，數字檔案會成為高校檔案管理工作開展中不可忽視的一個重要層面，檔案歸集工作以及檔案信息的變更等在信息化管理平臺上進行也可以大為提升高校檔案管理實際效率。伴隨著檔案信息化管理平臺運轉的越發良好，高校在檔案信息化管理上得主動性優勢也能夠越發增強，檔案信息化管理效率更加可以不斷提升。

三、結語

高校檔案工作信息化管理是一種明顯趨勢，北京、上海等地的某些高校已經進行了信息化的檔案管理嘗試，且取得了不錯成效。其它高校在檔案信息化管理嘗試進程中可以對相關經驗進行適當借鑒，但更多的需要從自身檔案管理實際出發，并探尋出自身檔案管理活動開展同信息化技術融合的切入點。在具體的信息化管理嘗試中，高校領導層以及檔案管理主體也要積極地對檔案信息化管理事宜進行審視，不斷地進行信息化管理調整，借此將檔案信息化管理的優勢逐漸釋放出來。

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作者簡介：龍潔（1985.01- ），女，漢族，湖南湘潭人，本科，初級，研究方向：檔案系列。