干部人事檔案中的規(guī)范管理

閆璐

摘 要：干部人事檔案是單位在選撥和任用干部時的重要文字參考依據(jù)，干部人事檔案可以真實的體現(xiàn)出個人的基本信息、成長經(jīng)歷及工作情況等，本文對干部人事檔案中的規(guī)范管理進(jìn)行了簡單的分析和研究。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案 規(guī)范管理 意義 措施

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）03-00-01

引言

干部人事檔案管理作為單位管理中的重要內(nèi)容，也是單位干部在調(diào)遣或升職過程中的重要參考資料，因此，在實際工作中就需要不斷的加強(qiáng)和規(guī)范干部人事檔案管理工作，為人事的選撥和聘任提供真實可靠的參考依據(jù)，以便更加合理的分配和使用人才。

一、干部人事檔案規(guī)范管理的重要意義

1.為考察和了解干部提供重要依據(jù)

干部人事檔案記載了干部的基本信息、成長經(jīng)歷及工作業(yè)績等方面的真實情況，是反映干部基本情況和工作情況的重要的、真實的文字載體。通過干部人事檔案，組織和人事等部門可以全面的考察和了解干部的真實情況，將人事檔案記載情況和現(xiàn)實調(diào)查情況相結(jié)合，就可以更加準(zhǔn)確的對干部進(jìn)行科學(xué)的評價。近幾年，干部的選撥和任用發(fā)生了很大的改變，但是查看干部人事檔案仍然是一項比較重要的途徑和方法。

2.是維護(hù)和保障干部權(quán)益重要憑證

干部人事檔案是最為原始的記錄干部基本情況和工作經(jīng)歷的重要資料，其中，很多的資料是對應(yīng)的主管部門在其工作過程中給予和形成的，并且由個人簽字認(rèn)可之后經(jīng)過組織和人事部門再次確認(rèn)進(jìn)而產(chǎn)生的原始資料，所以干部人事檔案具有一定的歷史性，可作為一種不可辯駁的證據(jù)，當(dāng)干部遇到無法澄清或者損害人身合法權(quán)益的情況時，可以將其作為維護(hù)和保障個人合法權(quán)益的法律憑證[1]。

3.是豐富和全面的人才資源信息庫

換句話說，干部人事檔案也是干部信息的外在體現(xiàn)，其較為全面且系統(tǒng)的記錄了干部所有的信息資料，通過分析和總結(jié)檔案中干部的信息，在選用干部時可以做出具有個性化和針對性的方案，確保其工作崗位和個人能力比較相符。另外，通過分析和了解干部人事檔案，還可以及時掌握其工作情況，方便對其進(jìn)行有效的教育和培養(yǎng)，更好的服務(wù)于工作崗位。

4.有規(guī)范和監(jiān)督干部人事工作作用

干部人事檔案是由組織和人事部門對干部工作的真實記錄，其可以客觀、真實的反映干部的任用、考核及審查等多個方面的工作情況。查閱人事檔案，還可以發(fā)現(xiàn)和掌握人事部門的工作成就，人事部門的干部人事檔案管理工作是不是按照主管部門的規(guī)定和要求落實、執(zhí)行的，因此在一定程度上，干部人事檔案管理工作還體現(xiàn)了人事部門的工作情況，干部人事檔案也就成為了規(guī)范、監(jiān)督、檢查人事部門工作質(zhì)量的重要依據(jù)。

二、干部人事檔案管理中規(guī)范管理的措施

1.規(guī)范化收集和歸檔干部人事檔案資料

首先，對形成的干部人事檔案資料要進(jìn)行劃分、歸類工作，完成基礎(chǔ)分類以后，需要對其進(jìn)行再次篩選和核對，最終完成較為細(xì)化的分類，并且按照對應(yīng)的編目和排序完成裝訂。其次，在整理干部人事檔案的過程中，要認(rèn)真的分析和研究干部人事檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等情況，再次進(jìn)行必要的分類歸檔工作，其中，如果遇到干部人事檔案資料不規(guī)范、破損、清晰度差、排序錯誤等檔案資料就需要運用技術(shù)手段對其進(jìn)行再次加工和修訂。最后，在裝訂干部人事檔案資料時，一定要確保裝訂干凈整齊，檔案文字不會被遮擋、檔案內(nèi)容不會被遺漏，實現(xiàn)干部人事檔案歸檔管理完整、真實、歸檔過程更加規(guī)范化[2]。

2.創(chuàng)新干部人事檔案管理方式

隨著社會步入信息化時代，為適當(dāng)社會發(fā)展需求，干部人事檔案管理工作也需要不斷創(chuàng)新，目前干部人事檔案信息化管理處在基礎(chǔ)階段，需要先制定信息化管理的發(fā)展戰(zhàn)略，然后再有計劃、分階段的開展和實施，為實現(xiàn)人事檔案信息化管理奠定堅實的基礎(chǔ)。首先，要按照實用性、合理性、科學(xué)性的原則，制定干部人事檔案信息化管理的長遠(yuǎn)計劃和近期計劃，以干部人事檔案的收集、管理、使用為前提，搭建干部人事檔案信息化管理平臺，逐漸改善傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中各自為政、通用性欠缺、科學(xué)性較差等問題，實現(xiàn)信息化干部人事檔案管理，提高干部人事管理的規(guī)范性和效率。

3.建立規(guī)范的干部人事檔案管理程序

在干部人事檔案管理工作中，要想實現(xiàn)規(guī)范管理，就必須要建立規(guī)范的干部人事檔案管理程序。在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)和管理層對干部人事檔案的重視度不夠，因此，要建立規(guī)范的干部人事檔案管理程序，先要更新領(lǐng)導(dǎo)和管理層的理念，讓其意識到干部人事檔案管理工作的重要性，并且將干部人事檔案管理工作作為人事管理的重要內(nèi)容，在干部人事檔案管理中不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和管理方法，與單位自身情況相結(jié)合，制定干部人事檔案管理計劃方案。其次，提升人事部門和人事管理人員的認(rèn)知，在干部人事檔案管理工作中，要對管理人員進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，促使管理人員可以嚴(yán)格按照干部人事檔案管理計劃和管理制度進(jìn)行檔案管理工作。

4.優(yōu)化干部人事檔案管理機(jī)制

在干部人事檔案管理工作中，管理機(jī)制是干部人事檔案規(guī)范管理得以正常實施的保障，因此，在管理工作中，要不斷的優(yōu)化干部人事檔案管理機(jī)制，并且完善長效的管理體系和管理機(jī)制。首先，要建立科學(xué)合理的檔案收集模式，運用不同的收集形式，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和積極性，提高檔案收集工作的效率。其次，拓寬干部人事檔案資料的來源和途徑，以此來使干部人事檔案資料更加完整，但需要注意的是，人事檔案資料的來源和途徑一定要科學(xué)和合理，確保人事檔案資料具有真實性和可靠性。最后，要不斷完善和優(yōu)化干部人事檔案監(jiān)督和管理制度，及時清理干部人事檔案資料中與實際情況不符、弄虛造假等資料，并且拓寬干部監(jiān)督渠道，最大限度的公布關(guān)于干部的基本信息和工作業(yè)績，延長信息公示期和干部考察期，接受群眾的監(jiān)督和舉報，有效的監(jiān)督和管理干部人事檔案管理工作，進(jìn)一步實現(xiàn)干部人事檔案規(guī)范管理[3]。

5.完善干部人事檔案審核過程

近年來，干部人事檔案造假現(xiàn)象偶有發(fā)生，為社會帶來了極大的負(fù)面影響，為此，國家也頒布和下發(fā)了很多關(guān)于處理該問題的通知及辦法，加大了對干部人事檔案弄虛造假問題的管理力度，對造假行為和相關(guān)責(zé)任人給予嚴(yán)厲的處罰。因此，為實現(xiàn)干部人事檔案中的規(guī)范管理，就必須要不斷完善干部人事檔案審核過程，首先，為確保干部人事檔案資料真實有效，檔案收集的來源和渠道一定要正規(guī)，其次，要確保干部人事檔案資料的完整性和連續(xù)性，對其進(jìn)行嚴(yán)格的審核，對于無本人簽字和單位蓋章的檔案資料拒絕接收，對于需要補(bǔ)充的檔案資料，要及時更新和替換原有資料信息，避免出現(xiàn)同一內(nèi)容不同版本的檔案資料。再者，要嚴(yán)格審核干部人事檔案資料在形成過程中的真實性，并且確保檔案中記錄的信息與可觀實際情況相符。最后，對干部人事檔案中比較重要的信息進(jìn)行常態(tài)化審核，對干部人事檔案中干部的身份信息和學(xué)歷信息，通過干部信息庫和學(xué)歷信息庫進(jìn)行認(rèn)真核實，并且對其成長經(jīng)歷和工作業(yè)績進(jìn)行推敲研究，確保干部人事檔案資料極具可靠性。

6.規(guī)范干部人事檔案的使用

在干部人事檔案管理工作中，保密制度是干部人事檔案使用的關(guān)鍵制度，也是實現(xiàn)干部人事檔案中規(guī)范管理的重要保障。因此，在干部人事檔案使用過程中，要不斷加強(qiáng)對干部人事檔案的保密措施，確保干部人事檔案文本和資料信息得到妥善的維護(hù)。其次，在查閱干部人事檔案過程中，一定要嚴(yán)格按照查閱制度和轉(zhuǎn)遞制度等查閱和使用檔案資料，其中，需要注意的是要處理好檔案的使用和保密之間的關(guān)系，干部人事檔案的存在是為了服務(wù)于組織和人事工作，保密并不意味著不可以使用檔案資料，而是為了進(jìn)一步保證干部人事檔案的真實性、完整性、安全性，所以，在查閱和使用干部人事檔案過程中，一定要嚴(yán)格遵守國家制定的干部人事檔案保密相關(guān)的法律法規(guī)，實現(xiàn)干部人事檔案存在的價值，使其更好的服務(wù)于組織和人事部門[4]。

結(jié)束語

總之，在單位的管理和發(fā)展過程中，干部人事檔案管理是一項比較重要的工作，發(fā)揮的作用和影響也比較大，因此，在干部人事檔案管理過程中，要及時發(fā)現(xiàn)和找出存在的問題，并制定最為有效的解決措施，從干部人事檔案的收集工作入手，創(chuàng)新檔案管理模式，建立規(guī)范的檔案管理流程，優(yōu)化檔案管理機(jī)制，完善檔案審核過程，并規(guī)范檔案的保密和使用，以此實現(xiàn)干部人事檔案規(guī)范管理，提高檔案管理工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]付艷.干部人事檔案中的規(guī)范管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（22）：173+185.

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[3]李薇，王琳，韓旭.淺析事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].中國衛(wèi)生人才，2017（05）：80-87.

[4]王家龍.干部人事檔案管理中存在的問題及對策[J].人力資源管理，2016（08）：242-243.