統一采購單位基于供應鏈視角的信息化審計問題研究

/中國航天科工防御技術研究院物資供應站

供應鏈是單位用來設計、生產、銷售、交付以及對產品起輔助作用的各種活動的集合體。具體到制造業行業，其供應鏈活動包括設計環節、采購環節、生產環節、銷售環節以及財務環節，其中采購和銷售環節是直接創造并形成價值的經營活動，通過對這2個環節實施統一管理即可將原材料、供應商、用戶連成一體，形成供應鏈。而財務環節是通過對創造價值的環節提供支持來增加價值，這種供應鏈鏈條可以幫助單位透析價值創造的主要環節以及各環節間的聯系，進而具備通過調整或優化環節為單位增加價值的條件和基礎。基于統一采購的供應鏈審計就是對采購、銷售以及財務等3個核心鏈條進行審計，以期能夠更好地發揮內部審計在防范風險、價值創造方面的職能，并有助于提供一整套系統的增值型內部審計方法和程序。

一、面臨的形勢變化

供應鏈信息系統作為集信息技術與管理思想于一身的管理系統，主要針對單位內部的物流、資金流、信息流進行管理，具有集成性、完整性、開放性。通過將與供應鏈有關的業務范圍囊括一體，實現所有業務的透明化與數據的一致性。

以往的內部審計工作各環節相對封閉且不具備開放性，而供應鏈信息系統的主要特點便是開放性，即可通過一處業務聯查至其他與之相關的經營活動。因此，在供應鏈信息系統下實施線上審計較以往傳統審計方式會發生以下3點變化。

一是內部審計范圍擴大。傳統的內部審計是對財務計量、確認、報告、記錄方面的內容進行審計，關注點主要在事后審計。但供應鏈信息系統下會將業務與財務、內控與風險、制度與流程方面的內容進行關聯與集成，實施審計時的范圍將會擴大。

二是審計取證效率提升。在以往的審計活動中，審計人員通過記賬、憑證、報表等方式進行手工查找，而利用信息化手段實施供應鏈審計后，所有的經營活動均通過系統程序化運行，數據及單據傳遞方式發生變化，實施審計時的取證效率有所上升。

三是風險審計成為審計工作的重點。供應鏈信息系統緊密融合了業務部門和財務部門的業務，在各部門間建立高效的聯動機制，但也極有可能出現鏈條前端出現問題導致整個供應鏈數據發生偏離的情況。因此，進行線上審計時應著重關注業務開展的風險點，以確保信息系統狀態受控。

二、審計的理論基礎

綜合供應鏈審計對象和供應鏈信息系統2個方面內容，實施供應鏈信息化審計是開展統一采購業務內部審計的新渠道，通過穿行測試信息系統、結合內部控制關鍵要素，運用信息手段和規范方法，檢查和評價統一采購過程中的業務活動、風險管理和流程管理的有效性，揭示統一采購過程中存在的問題和待改進環節，找到解決供應鏈運行存在的問題并提出建議。

1.審計特點

與傳統的供應鏈審計相比，實施信息化供應鏈審計具有以下特點：一是以統一采購業務鏈條評價為核心，對所有功能點進行審計有助于保證審計功能的發揮；二是有助于審計人員統籌識別風險，突出審計重點領域，甄選審計手段和提出審計改進措施，從而提升審計工作的針對性和有效性；三是實施供應鏈審計是以信息系統記錄的業務活動為基礎，具有全流程可追溯、可跟蹤的特點，因此具備了以供應鏈流程審計為基準，對供應鏈各個業務環節開展流程審計的可能，從而使供應鏈審計工作更高效、精準。

開展供應鏈內部審計時還可以利用信息化手段延伸至供應鏈所涉及的其他關聯單位。此時，開展信息化供應鏈內部審計不僅要考慮單位經營活動對整個供應鏈的影響，更重要的是平衡自身在供應鏈中獲得的利益與風險。

2.審計內容

根據開展信息化供應鏈審計的目標和特點，實施審計時主要包括以下內容：一是主要針對信息系統中供應鏈主要業務的管理方法和績效進行審計，評價供應鏈運行效益和效率，通常應結合企業內部控制應用指引對供應鏈信息系統上業務開展的準確性，運行的成本、效率、效益，系統使用者操作的質量等進行評價；二是在實施管理績效審計的基礎上，結合信息化系統中的功能模塊設置，有針對性、有重點地開展供應鏈采購、銷售、庫存、財務等方面審計。在開展審計的過程中，圍繞供應鏈信息系統控制環境、信息系統控制活動、信息系統風險評估、信息系統三員使用、供應鏈基礎數據等要素進行審計，業務活動涵蓋供應鏈訂單、結算、查詢、賬簿等主要功能節點。

三、實例分析

1.實施背景

自2009年中國航天科工防御技術研究院印發院級型號物資統一采購實施方案后，研究院物資采購由分散式管理轉為集中采購，物資部開始承擔研究院型號物資統一采購工作。為進一步深化統一采購作用，滿足采購業務轉型升級要求，2015年出臺了研究院型號物資統一采購實施方案，要求進一步強化物資統一采購。

實施統一采購政策以來，研究院物資部年均集中采購額達到16.21億元，與此同時，日益增加的業務規模不僅對物資部的管理能力提出極大挑戰，也對內部審計和監管能力提出極高要求。作為物資統一采購主體實施單位，物資采購的供應鏈管理和內部監管涉及到眾多復雜因素，如何把戰略管理和供應鏈管理與價值流結合，在信息系統中落實內部控制中的關鍵點，確保內部審計滿足日常業務開展和需要，是實施基于統一采購視角下信息化供應鏈審計研究的初衷和基礎。

物資部通過以用友軟件為基準自行開發的供應鏈深化應用系統與中國航天科工集團有限公司開發的協同供應鏈系統深度集成為契機，將統一采購鏈中所有與物資部相關的業務納入到信息化平臺進行管理，按照制度化、流程化、閉環優化的思路構造信息化條件下的供應鏈管理體系，將物資部的內控要求、制度規定等與采購、銷售、財務流程進行有機融合，為實施統一采購視角下的信息化供應鏈審計奠定基礎。

2.實施概況及審計過程

根據統一采購實施信息化供應鏈審計理論，結合物資部物資保障業務實際，在信息化供應鏈審計的實施過程中主要開展以下工作。

結合信息系統分析物資部主要的供應鏈流程。風險評估、問題剖析、缺陷認定等供應鏈主要審計工作都需要圍繞供應鏈核心業務流程展開，因此在審計過程中運用關鍵崗位溝通交流、穿行測試、繪制流程圖等方法確定物資部主要供應鏈流程。

針對供應鏈主要流程，結合信息系統主要功能模塊，以風險為導向開展針對性評價和內部控制審計。根據供應鏈審計理論，運用專業的流程風險分析手段對流程的主要風險進行分析和評估，包含透過供應鏈業務單據聯查財務記賬憑證、通過供應鏈功能關聯單筆業務所有環節、對單據傳遞流程進行全生命周期追溯等，具體涉及供應鏈功能和財務會計功能2個部分，如圖1所示。

圖1 物資部供應鏈主要流程示意圖

在對供應鏈主要流程進行審計的基礎上，以提升效率和增加價值為主要目標開展供應鏈管理審計。該審計是在完成上述內部審計的基礎上，更側重于主要風險領域的流程分析和增值評價，對日常經營活動中存在問題的認定，則主要以流程作業或經營活動對物資部經營績效的影響程度為主要評價標準。物資部基于統一采購視角的信息化供應鏈審計主要流程管理缺陷及相應的改進建議（見表1）。

物資部通過實施信息化供應鏈審計，逐步組建了信息化流程管理與內控體系，通過將各項平臺、標準以及風險控制點嵌入流程與信息系統，有效降低了經營風險、財務風險與合規風險。以銷售/應收業務流程為例，通過有機協調整合業務信息與財務信息來規避業務風險，如圖2所示。

物資部借助信息化審計初步實現了統一采購業務鏈條下的環境監控、風險防范、控制活動、內部監督、信息傳遞、流程穿刺、科目解析等，由以往的事后發現問題轉變為事前規避問題。同時還可利用信息系統定期對供應鏈主要流程進行內控檢查，開展以改進績效和增加價值為主要目標的流程管理審計，此舉不僅可以實現對業務主要風險領域進行流程分析與增值評價的目的，而且可以把在日常經營管理活動中對流程作業或經營活動對績效的影響程度作為主要評價標準，為不斷優化和改進信息系統提供依據。

表1 供應鏈流程缺陷認定與改進建議

圖2 信息系統內部控制關鍵節點示意圖

3.審計效果和實現效益

物資部根據上述審計提出的改進建議對業務、財務以及供應鏈信息系統進行了一系列調整，取得了一定經濟效益和管理效益，在一定程度上防范了風險，實現了價值增值。

在業務管理方面，通過對供應鏈流程缺陷進行認定并調整信息系統，可以掌握準確的物資變更信息以及動態的預警信息。通過系統處理后，采購計劃自動生成，使采購信息能夠動態、即時地反映在整個業務鏈條。同時結合統一采購業務特點，以訂單類型為基礎，以流程審批、控制為核心，以內部控制要求為關鍵點，在流程統一的基礎上實現自動規范管理，強化業務的監督執行，信息化條件下的體系運行效果良好。

在財務管理方面，通過實施審計進一步規范了供應鏈信息系統管理流程，并簡化了單據流轉過程，將物流、資金流、控制流有效結合，為資金合理使用提供有力支持；同時將財務管理與合同、結算單據、存貨相結合，既可以了解合同與結算單據的執行狀況，為資金分配提供依據，也可以及時了解物資入庫驗收、發放情況，便于獲得庫存資金的準確占用信息，簡化料單的稽核工作，提高工作效率。

實施審計后，實現內部資源信息共享，在減少大量重復性勞動基礎上，各類問題的處理周期由原有的7天減至1.5天；財務核算結賬用時大幅縮短，效率提升且風險降低，通過減少財務人員大量手工計算處理，核算及結賬工作量由原有的5個工作日變為2個工作日，按照小時費率進行測算，一年節約管理成本552萬元。

與此同時，“共享化”與“精準化”是實施供應鏈審計后取得的管理效益，其中“共享化”指所有的系統原始數據均為一次輸入，只讓有權限的人“通透”地共享，合理規范了物資采購的各個流程，對物流、資金流、信息流強化監督控制，以計劃為主線，基礎數據唯一，數據共享，減少了大量的重復性操作；“精準化”則指所有的原始數據一經輸入，且不可以手工更改，只能在系統中通過逆流程等操作修正，通過計算機控制，留下操作痕跡，以規范各類人員的操作。

四、啟示及后續發展

在信息化條件下開展統一采購的供應鏈內部審計是隨著供應鏈管理方式的持續調整和不斷深入而逐漸發展變化的。通過物資部實施信息化供應鏈審計的案例，可以得出以下結論：審計在風險分析與問題評估的前提下開展風險管理和內控評價，重點內容在于風險識別、問題評估和關鍵節點管控。供應鏈審計不僅強調監督，更關注評價和控制，強調審計的有效性。在執行以信息化手段為重點的供應鏈審計時，應著重關注與供應鏈相關的業務活動和其他關聯管理活動的合理性，針對供應鏈路中存在的風險點提出改進措施和有效建議，以保障業務活動開展的效益及效果。

隨著統一采購工作不斷深入，供應鏈管理的顆粒度也將日趨精細。類似物資部這種三地協同辦公的單位內部垂直分工越來越普遍，同時伴隨著企業資源計劃系統物資領域投入使用，越來越多的單位將意識到信息化供應鏈審計的重要性。因此，后續要有效管理新形勢下的供應鏈就必須對鏈條上的各個環節進行評價，并應用更加科學、高效的方法，才能保障供應鏈更有效地運行，同時降低時間、人力資源與協調溝通成本，使信息化條件下的供應鏈審計運用范圍越來越廣泛。