電子發(fā)票系統(tǒng)與財務(wù)共享服務(wù)中心的升級融通

■//王竹君

一、現(xiàn)狀與綜述

2015年，國家稅務(wù)總局按照黨中央和國務(wù)院推薦“互聯(lián)網(wǎng)＋”的戰(zhàn)略部署制定了《“互聯(lián)網(wǎng)＋稅務(wù)”行動計劃》，隨后電子發(fā)票逐漸推廣。同年12月，《會計檔案管理辦法》出臺，明確了電子檔案的合法地位，為今后互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在財會行業(yè)的深度運用奠定了基礎(chǔ)。在企業(yè)層面上，越來越多的大型集團利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的發(fā)展，建立了財務(wù)共享服務(wù)中心，將原本分散在在世界各地的子公司和業(yè)務(wù)部門的財務(wù)信息集中到一起，提高了財務(wù)工作的效率，節(jié)省了企業(yè)的成本。電子發(fā)票系統(tǒng)和財務(wù)共享中心二者看似并無直接關(guān)聯(lián)，確均運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)改變傳統(tǒng)財會行業(yè)的工作方式，提高工作效率，節(jié)約社會資源（陳立、劉纖云，2016）。而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用的深入，未來二者具備融通的可能性，這種融通結(jié)合將會對財會工作產(chǎn)生跨階段式的影響。

雖然互聯(lián)網(wǎng)在財務(wù)工作中已有不少用武之地，但運用只在起步階段。大部分業(yè)務(wù)僅運用了互聯(lián)網(wǎng)的傳輸數(shù)據(jù)功能，解決了傳統(tǒng)處理方式的粗放性、延時性和地域性等問題，沒有將其強大的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)保存的功能充分運用。目前，財會行業(yè)初步運用到互聯(lián)網(wǎng)的有以下兩個典型。

（一）電子發(fā)票系統(tǒng)

電子發(fā)票系統(tǒng)是以國家為主導開發(fā)的以電子記錄的形態(tài)在網(wǎng)上存儲、流通發(fā)票的系統(tǒng)。該系統(tǒng)為企業(yè)節(jié)約了成本，提高了辦事效率，且便于稅務(wù)部門監(jiān)管。由于系統(tǒng)運行不久，其在提供便利的同時尚存在一些問題。首先，電子發(fā)票目前僅涵蓋增值稅發(fā)票，大量其他類型發(fā)票仍以紙質(zhì)發(fā)票形式存在。其次，目前電子發(fā)票系統(tǒng)只對開票單位開放，收票單位后續(xù)使用查驗不便進行，可能出現(xiàn)重復報銷和圖片修改的風險（譚婉君、何毅、李潔妮，2017）。再次，在仍然保留傳統(tǒng)記賬存檔方式的企業(yè)，電子發(fā)票還需要重新打印報銷，仍然出現(xiàn)資源浪費的情況。最后，開票方僅將PDF或JPG格式文件的電子發(fā)票發(fā)送給接受方，發(fā)票背后的數(shù)據(jù)化信息并未提供。接收方需要人工或者利用圖文轉(zhuǎn)換工具識別其中的有用信息。以上現(xiàn)狀總結(jié)起來可以歸納為電子發(fā)票系統(tǒng)未全方位全階段覆蓋，并且發(fā)票數(shù)據(jù)化信息缺失。此現(xiàn)狀限制行業(yè)對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的更深一步運用。

（二）財務(wù)共享服務(wù)中心

在以企業(yè)主導的財務(wù)共享服務(wù)中心方面，財務(wù)共享中心在對標準化業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化為賬務(wù)數(shù)據(jù)時，多采用人工或圖形轉(zhuǎn)換工具識別電子發(fā)票信息的方式，而報銷單和紙質(zhì)發(fā)票原件則采用郵寄方式寄送到共享服務(wù)中心存檔，人力物力資源浪費依然嚴重。其次，共享中心的電子檔案系統(tǒng)中保存的多是各種電子發(fā)票、紙質(zhì)發(fā)票掃描件的圖片信息，沒有保存發(fā)票的數(shù)據(jù)化信息。再次，目前大部分財務(wù)共享服務(wù)中心的共享服務(wù)功能僅解決了財務(wù)業(yè)務(wù)集中化處理、報銷票據(jù)圖形電子化處理的問題，未從根本上改變?nèi)斯ぷ鲑~的流程。導致報銷或付款流程一旦出現(xiàn)錯誤，退回流程需要花費比傳統(tǒng)方式更多的時間和精力。最后，由于財務(wù)共享中心的財務(wù)人員需要重復處理大量來自各地的報銷業(yè)務(wù)，工作枯燥，上升空間小，人員離職率高（孫輝、侯春曉，2017）。以上現(xiàn)狀總結(jié)起來可歸納為互聯(lián)網(wǎng)＋技術(shù)的計算和存儲功能沒有得到充分運用，發(fā)票和其他原始憑證未真正實現(xiàn)數(shù)字化產(chǎn)生、傳輸和接收，導致共享服務(wù)中心的共享服務(wù)功能受到局限，基層財務(wù)人員并未從財務(wù)標準化工作中解放出來，賬務(wù)處理的效率和準確性也未得到進一步提高。

電子發(fā)票系統(tǒng)和財務(wù)共享服務(wù)中心尚未充分運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的現(xiàn)狀表明，原始憑證信息源頭和企業(yè)接收信息的終端系統(tǒng)尚未實現(xiàn)數(shù)據(jù)標準化對接，進一步運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深化改革存在一定障礙。只要將信息提供方和接收方的數(shù)據(jù)表達方式標準化，人工識別和圖文轉(zhuǎn)化的操作將不復存在，財務(wù)標準化工作的效率將得到顯著提高。

二、電子發(fā)票系統(tǒng)與財務(wù)共享中心的升級融合

財務(wù)后臺數(shù)據(jù)的融合需要雙向進行。首先，電子發(fā)票系統(tǒng)功能需要升級。系統(tǒng)要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)增加系統(tǒng)相關(guān)用戶，升級為多用戶發(fā)票平臺（李本貴，2014）。制定發(fā)票標準后臺數(shù)據(jù)格式并提供發(fā)票相關(guān)企業(yè)圖形化和數(shù)據(jù)化發(fā)票，增加發(fā)票閉環(huán)流程。同時，以企業(yè)為主導的財務(wù)共享中心后臺接受電子發(fā)票標準數(shù)據(jù)格式的引入。報銷申請人發(fā)起報銷流程，同時提供發(fā)票號碼作為附件，流程經(jīng)過審核后共享中心確認引入。通過電子發(fā)票系統(tǒng)對發(fā)票驗真，并采集需要的發(fā)票數(shù)據(jù)化信息，完成發(fā)票接收方入賬。雙方接口一旦暢通，將大大提高財務(wù)工作的效率和準確性。電子發(fā)票系統(tǒng)與財務(wù)共享中心的升級融合具體涉及以下方面。

（一）電子發(fā)票系統(tǒng)功能升級

1.多用戶發(fā)票平臺。目前，電子發(fā)票系統(tǒng)使用者僅限于稅務(wù)局與開票方，溝通機制為雙向溝通。發(fā)票接收方僅存有發(fā)票圖形文件。功能升級后，稅務(wù)局、開票方與收票方均為系統(tǒng)用戶，稅務(wù)局作為監(jiān)管者、稅收征收部門統(tǒng)領(lǐng)全局。發(fā)票系統(tǒng)變雙向溝通的軟件為以互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)為支撐的大型多用戶發(fā)票平臺。每個企業(yè)均可注冊使用。每個企業(yè)是開票方，同時也是收票方。用戶對所有與自身相關(guān)的發(fā)票可見。此步驟也為后續(xù)閉環(huán)發(fā)票奠定了基礎(chǔ)。

2.制定標準數(shù)據(jù)格式并發(fā)送數(shù)字化發(fā)票。電子發(fā)票系統(tǒng)產(chǎn)生的發(fā)票需要有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)化格式，在發(fā)票開具時同時產(chǎn)生圖形化文件和數(shù)據(jù)化文件，兩個文件均以發(fā)票號碼相關(guān)聯(lián)。發(fā)票接收方在接收并使用發(fā)票時，輸入發(fā)票號碼，該發(fā)票數(shù)據(jù)化文件即可讀取并具備輸入企業(yè)賬務(wù)系統(tǒng)的條件。例如以數(shù)據(jù)化方式記錄發(fā)票的類型、開票日期、雙方單位信息、內(nèi)容、單價、數(shù)量、金額、稅率、稅額、總價等要素，以備接收企業(yè)賬務(wù)系統(tǒng)自動識別錄入。

3.增加發(fā)票閉環(huán)流程。增加發(fā)票閉環(huán)流程能將發(fā)票的全周期記錄下來，此功能有助于避免假票出現(xiàn)和發(fā)票重復使用，每張真實發(fā)票有且僅有一次流程。某企業(yè)開具發(fā)票后，發(fā)票狀態(tài)為“已開具”，接收企業(yè)收到入賬后，發(fā)票狀態(tài)顯示為“已使用”，繼而閉環(huán)。如果發(fā)票開具有誤，接收方退回發(fā)票，發(fā)票顯示“已退回”，開票方根據(jù)業(yè)務(wù)具體需求選擇作廢發(fā)票還是修改后重開。發(fā)票閉環(huán)流程增加后，每張發(fā)票都能被追溯，稅務(wù)局也可根據(jù)發(fā)票的狀態(tài)進行監(jiān)管。

利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)形成電子發(fā)票多用戶平臺、制定標準數(shù)據(jù)格式并提供數(shù)據(jù)化發(fā)票、增加發(fā)票閉環(huán)流程均對現(xiàn)有電子發(fā)票系統(tǒng)的功能有較大提升，可以解決發(fā)票接收方查驗入賬不便、電子發(fā)票信息人工識別、發(fā)票全周期監(jiān)管欠缺等問題。多用戶發(fā)票平臺建立后，就需要企業(yè)用戶升級相應(yīng)軟件與之對接。

（二）財務(wù)共享服務(wù)中心功能升級

1.接受電子發(fā)票標準數(shù)據(jù)引入。企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)中心開放電子發(fā)票系統(tǒng)的標準數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)外部輸入發(fā)票號碼后，服務(wù)中心能調(diào)出發(fā)票數(shù)據(jù)化信息并讀取有用信息入賬。例如，某企業(yè)接收某張發(fā)票并申請報銷流程，流程中的發(fā)票不是圖形化文件，而是發(fā)票號碼，共享中心在處理該張發(fā)票時點擊發(fā)票驗證使用，系統(tǒng)自動從電子發(fā)票系統(tǒng)中調(diào)入該發(fā)票全部要素信息，共享中心再根據(jù)本企業(yè)預先設(shè)計的入賬所需要素選取所需要素直接入賬。該功能節(jié)省了發(fā)票打印、人工核票、人工入賬帶來的資源浪費，提高了報銷的效率和準確性。

2.開通業(yè)務(wù)報銷申請流程與賬務(wù)系統(tǒng)的單向輸入口。全自動處理標準化報銷流程還需要將企業(yè)的OA報銷申請系統(tǒng)與財務(wù)共享服務(wù)中心的賬務(wù)系統(tǒng)輸入口連接。考慮到財務(wù)共享服務(wù)中心的安全性和數(shù)據(jù)的封閉性，企業(yè)可根據(jù)自身實際情況選擇該輸入口自動連接還是手動連接。如果企業(yè)擔心自動連接會影響共享服務(wù)中心的數(shù)據(jù)運行環(huán)境，可選擇手動導入申請流程的數(shù)據(jù)。在制定好導入規(guī)則后，財務(wù)共享服務(wù)中心事先設(shè)計好與OA系統(tǒng)各項報銷流程接口的標準憑證。例如OA系統(tǒng)的差旅費報銷流程一旦引入，賬務(wù)系統(tǒng)后臺自動調(diào)出差旅費報銷標準憑證模版，賬務(wù)系統(tǒng)隨后接收報銷流程中的流程申請和附件——發(fā)票號碼。隨后，賬務(wù)系統(tǒng)在調(diào)取了電子發(fā)票平臺中該發(fā)票號碼的對應(yīng)數(shù)據(jù)信息后自動生成記賬憑證。此舉大大提高了記賬效率和準確性。

企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)中心通過自身的優(yōu)化、與電子發(fā)票系統(tǒng)的互通兩個方面，為提高財務(wù)工作的效率找到具體落腳點，提升財務(wù)工作效率、優(yōu)化財務(wù)工作效果、轉(zhuǎn)化財務(wù)人員工作重心。

三、案例分析——以材料采購為例

假設(shè)A集團公司的財務(wù)共享服務(wù)中心與多用戶電子發(fā)票平臺數(shù)據(jù)對接，同時A集團辦公OA系統(tǒng)的各項報銷流程申請與財務(wù)共享服務(wù)中心賬務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)單向手動導入。a業(yè)務(wù)員在B公司采購X材料一批金額10000元，增值稅1600元，選擇銀行對公轉(zhuǎn)賬付款方式，如圖1所示。B公司在電子發(fā)票平臺開具發(fā)票，備注付款方式，并提供a業(yè)務(wù)員電子發(fā)票號碼。a業(yè)務(wù)員在收到材料后，在A公司線上申請報銷，將發(fā)票號碼導入作為附件。經(jīng)審批后該流程到財務(wù)共享服務(wù)中心，共享中心人員點擊報銷流程引入，后臺系統(tǒng)在接收到“材料采購流程”指令后，調(diào)出材料采購標準憑證模版，引入報銷流程中的報銷人姓名等申請流程中企業(yè)自產(chǎn)的必要信息作為憑證摘要，例如a業(yè)務(wù)員采購X材料。同時賬務(wù)系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票號碼自動匹配多用戶電子發(fā)票平臺中的對應(yīng)發(fā)票，如果發(fā)票為真實發(fā)票，系統(tǒng)即可接收該發(fā)票所有數(shù)據(jù)化信息，隨后選取發(fā)票中的材料名稱X材料、總價10000元、進項稅額1600元和付款方式銀行轉(zhuǎn)賬，生成記賬憑證。該憑證在審核完成后付款流程到達出納處，出納調(diào)出電子發(fā)票中的對方銀行賬號信息，完成線上付款。與此同時，在A集團通過電子發(fā)票平臺驗證并使用發(fā)票時，電子發(fā)票平臺顯示該發(fā)票閉環(huán)。此發(fā)票狀態(tài)A、B公司均能搜索查看。以上便是多用戶電子發(fā)票平臺和企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)中心融通后，材料采購標準化流程的處理方式。類似的操作可運用于企業(yè)的各項標準化賬務(wù)處理流程中，例如差旅、會議、辦公用品購置等費用報銷流程（見下圖）。

四、影響與不足

利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將電子發(fā)票系統(tǒng)升級為多用戶發(fā)票平臺，制定標準數(shù)據(jù)格式并產(chǎn)生數(shù)字化發(fā)票，同時增加發(fā)票閉環(huán)流程，實現(xiàn)了電子發(fā)票系統(tǒng)的升級。同時，企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心接受電子發(fā)票標準數(shù)據(jù)引入，企業(yè)OA報銷流程數(shù)據(jù)單向引入財務(wù)共享服務(wù)中心，共享服務(wù)中心的賬務(wù)系統(tǒng)根據(jù)流程自動設(shè)定模式化憑證，通過電子發(fā)票號碼引入所需記賬信息直接入賬，實現(xiàn)了財務(wù)共享服務(wù)中心審核與入賬流程自動化、標準化。

實現(xiàn)電子發(fā)票系統(tǒng)與企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的升級融通，將產(chǎn)生多方面積極影響。

（一）實現(xiàn)電子發(fā)票全覆蓋、全周期管理

多用戶發(fā)票平臺容納所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)相關(guān)者，涉及所有發(fā)票類型，讓監(jiān)管者、參與者能在同一平臺上交流溝通，讓開票方與收票方通過平臺直觀查看并使用發(fā)票。同時，與企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的升級融通為電子發(fā)票閉環(huán)提供條件，發(fā)票開具后是正常使用還是退回、長期未使用，系統(tǒng)上均可查詢，為稅務(wù)機關(guān)監(jiān)管發(fā)票和經(jīng)濟業(yè)務(wù)提供了更為便捷的平臺。

（二）提高標準化賬務(wù)處理的效率和準確性

雙方融通對財會行業(yè)產(chǎn)生巨大影響。標準化報銷流程將基本實現(xiàn)自動化處理，對基層財務(wù)工作中重復程度高、占用時間長且復雜程度低的賬務(wù)處理而言，工作效率將大幅提高。數(shù)據(jù)化發(fā)票的直接導入避免了人工查驗計算的出錯可能性，業(yè)務(wù)處理的準確性也得以提升。

（三）提供財務(wù)人員更多職業(yè)發(fā)展空間

在標準化報銷流程實現(xiàn)自動化處理后，財務(wù)人員將從大量基礎(chǔ)重復性勞動中解放出來，工作重心向非標準業(yè)務(wù)、財務(wù)管理、賬務(wù)系統(tǒng)維護等方向轉(zhuǎn)移，為財務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展提供更廣闊的空間。

由于時間所限，舉例過程中僅提出正常情況下的標準化業(yè)務(wù)處理流程，暫未就出現(xiàn)問題的業(yè)務(wù)處理流程予以說明。另外，對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下如何保障數(shù)據(jù)的安全性未予以充分闡述。希望今后在后續(xù)研究中對這兩方面進行深入研究。