檔案管理工作在信息化時代下的創新與發展

喻緋

【摘 要】眾所周知，檔案工作是一個企事業單位生存發展的基本工作，可以維護職工的相關權益，推動經濟發展與精神文明建設。一個企業只有安排好檔案管理工作，才能更好地對信息資源進行利用。檔案工作的順利開展一方面可以為外部的相關合作提供堅實的基礎，另一方面可以為管理工作提供服務，使管理人員可以準確及時地獲取單位的整體信息。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；創新

一、信息化技術對檔案管理工作的重要意義

1.有利于提高檔案管理的安全性與規范性

檔案管理工作的信息化發展可以提升其安全性與規范性。安全化的檔案管理可以幫助檔案更加長久的保存下去，檔案管理的信息化使其擺脫了傳統紙質化檔案資料的弊端，不會再因為環境的影響而縮短其壽命。另一方面檔案的信息化管理對權限的要求更為嚴格，無關人員無法輕易的查閱檔案的具體內容，提高了檔案資料的保密性。

檔案的規范性進一步的提高了管理工作的效率與質量，工作人員可將案卷進行集中管理并分類登記，這些準備工作為后面的日常工作提供了保障。信息化管理的環境下，工作人員可以運用信息化軟件對檔案信息進行記錄，形成電子版檔案與紙質版檔案共存的管理模式。

2.有利于提高檔案管理工作的效率

信息化技術的不斷發展，使得檔案的信息化管理進入了各行各業之中。提高了檔案管理工作的效率，同時這一技術的引用促進了企業的管理人員與檔案管理工作人員觀念的革新。要想更好的完成檔案管理工作就必須積極學習信息化的相關技術與知識，提升自身的綜合素質。另外，企業要想革新檔案管理技術，就要在引進新技術的同時更換硬件設備。如果企業在這一變化中一直依賴傳統的工作方式，將阻礙企業的進一步發展。

3.有利于促進檔案管理工作的進步

在當前的社會環境下，傳統的檔案管理方法的弊病逐漸顯露出來。傳統的檔案管理方式效率低，且檔案資料的壽命較短。更新后的檔案管理方式不僅方便快捷，并且安全性高、保密性好。這一改革不僅提高了各個企事業單位的檔案資料管理水平，并且也推動了整個檔案管理行業的技術進步，提高了管理技術水平，有利于行業的穩步發展。

二、信息化時代檔案管理工作存在的不足

1.檔案管理意識薄弱

檔案管理這一工作不單單局限于政府部門，一些企事業單位也存在著單獨的檔案管理部門。范圍極為廣泛，從政府內部延伸到外部，從政府部門延伸到各個基層單位，檔案管理工作部門數不勝數。但是，有些管理部門的思想過于滯后，能力相對不足，且服務意識較差，不注意檔案資料的保密工作，供人隨意查閱的現象有很多，非常不利于檔案的信息化建設。

2.相關法律制度不健全

雖然目前的檔案管理信息化工作正在逐步開陣，但是值得注意的是，這一新興的信息管理模式還沒有一個統一的規范與標準，也沒有得到法律的保障與認可，法律界限比較模糊。在這種情況下，很容易出現意外問題，從而影響檔案工作信息化建設的進一步發展。

3.不能實現檔案共享

在傳統的檔案管理過程中雖然工作效率較低，但是在檔案信息的共享方面十分便捷，在信息查閱上也十分人性化。但是在信息化的發展過程中，信息的共享變得有些困難，雖然檔案的信息化管理以互聯網媒體為載體，但是如果信息平臺上沒有共享的功能，那么這一環節就會受到阻礙，不利于信息的共享工作。

三、檔案管理工作在信息化時代下的創新措施

1.創新檔案管理模式

在當今的社會環境下，經濟發展飛速，科學技術也得到了迅猛發展，網絡技術進一步侵占了人們的日常生活，因此，企業在業務發展的過程中應當妥善保管好相關的資料文件。目前情況下，企業的檔案管理水平高低會直接影響企業的發展水平。在這種背景下，企業應切實創新檔案的管理儲存模式。一方面企檔案管理人員應當樹立全新的管理方法，深入挖掘檔案信息資料的使用價值，為企業的發展做出貢獻。另一方面要保證檔案管理的規范與科學，結合企業的發展狀況，為公司提供一套完整的檔案管理服務，在建設信息化管理模式的同時與其他管理系統實現無縫對接，保證一個完整的信息鏈條。

2.提高管理人員的綜合素質

在檔案工作的管理工程中，最為基礎的便是檔案管理工作人員，他們工作水平的高低直接影響著檔案管理工作的水平。因此，提升檔案管理人員的綜合素質是做好檔案管理工作的堅實基礎。這其中綜合素質包括工作人員的業務能力、政治素養、科學素質以及經濟素質等等。在工作人員入職時要針對性地開展培訓學習工作，選擇業務能力強、綜合素質高的員工進入檔案管理工作崗位，并對其進行計算機技術的相關培訓，培養良好的復合型人才，從而帶動檔案管理工作的進步與發展。

3.提高服務水平

企業應建立相應的檔案服務系統，提高使用者的使用體驗，針對不同的用戶進行相關的推送。同時在企業內部也應當利用好資料的價值，不要記錄在冊之后就將其放到一邊，要充分利用信息中的資料數據，提高檔案的使用效率，同時提升檔案信息化管理系統的服務水平。

四、小結

在當前的經濟與科技形勢下，信息化技術得到了迅速地發展，為檔案管理的信息化發展提供了技術支撐。檔案信息工作中的信息化技術應用提高了管理工作的工作效率，同時也有利于檔案的查找與檢閱工作。因此，我們應該采取相關措施，提高檔案管理的信息化水平，從而推動企事業單位的全面發展。

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