淺述檔案信息資源開發利用工作

張國鈺

摘 要：在知識經濟條件下，人們對檔案的需求呈現多元化。檔案部門只有以豐富館藏、優化結構為基礎，以利用現代化技術手段和提高檔案管理隊伍整體素質為條件，才能深化對檔案信息的開發，滿足社會的利用需求。

關鍵詞：檔案信息資源；開發利用；條件

在知識經濟條件下，人們對檔案的需求呈現多元化。檔案部門只有以豐富館藏、優化結構為基礎，以利用現代化技術手段和提高檔案管理隊伍整體素質為條件，才能深化對檔案信息的開發，滿足社會的利用需求。

1 豐富館藏和優化結構是開發利用檔案信息資源的基礎

檔案工作要想滿足社會信息需求，服務經濟建設，檔案館（室）就必須保存門類齊全、內容豐富、結構合理和價值珍貴的檔案資料。因此，豐富的館藏是開發利用檔案信息資源的物質基礎和先決條件，改變檔案館（室）內存缺乏、門類單一的現狀，廣泛收集優質信息資源來進一步豐富館（室）藏是開發利用檔案信息資源的中心工作。由于歷史原因，目前絕大部分檔案館所保存的檔案以反映機關工作活動為主。這些檔案在平反冤假錯案、編史修志等項工作中，確實起到了無法替代的作用。但是，在知識經濟條件下，人們對檔案信息需求的內容將呈多元化趨勢，這就將出現館藏檔案與社會需要不相適應的矛盾。一方面社會需要的檔案信息的范圍不斷擴大；另一方面檔案館又缺乏可供各方面利用的信息資料。這就需要積極開展檔案收集工作。收集工作質量的高低會直接影響到檔案工作與其它環節的工作質量。只有門類齊全、結構合理的館藏檔案資源，才能滿足利用者的各種信息需求。為此，檔案工作者應加強調查研究，掌握檔案信息的利用規律，使館藏檔案盡可能與利用者需求相吻合。在收集過程中我們不僅要收集足夠數量的檔案材料，還必須盡量保證檔案信息的優質化，齊全和完整。收集后的檔案要進行系統的管理，檔案的分類組卷要能反映一定的歷史聯系，有章可循，讓人看了一目了然。案卷的排列要有規律，力爭一實現規范化、標準化，保證查找的順利，方便人們的利用。簡而言之，就是要使檔案信息由無序狀態變為有序狀態。在館藏檔案的收集中，要改變過去坐等接收的辦法，要面向社會，通過各種方式，開辟多條渠道，積極主動地進行收集。總的說來，館藏檔案要體現在廣度、質量和特色三個方面。在接收檔案的內容上要注意宏觀和微觀的結合，廣采博收，以質量為中心，把散存于社會上的真正優質的檔案信息資源收全、存好、用活。首先，在廣泛調研掌握立檔單位檔案狀況的基礎上，制定接收計劃，把屬于本館范圍的各種檔案資料接收進館；其次，要從有利于保護，有利于保護檔案作用的實際出發，加快進館速度；最后，要不斷擴大檔案的收集范圍，注意收集保存各個時期、各門類、各載體、各類型的檔案。就種類而言，不但要注重黨政檔案的收集，也要注重科技檔案、專業檔案等的收集，還要注意征集有保存和開發價值的集體、個人所有的檔案；從年代上看，既要有早期的檔案，也要有現代的檔案、資料；從內容上看，既要有反映機關日常工作的檔案，也要有知名人物、典型單位的檔案；從載體上看，既要有紙質的又要有音像、光盤，軟盤以及實物性檔案材料，尤其是具有地方特色、民族特色的檔案，以優化館藏結構，逐步建立起內容豐富、形象鮮明、特色凸顯的館藏體系。只有館藏豐富了，才能為開發利用檔案信息資源奠定堅實的物質基礎。此外，還要建立健全切實可行的規章制度，強化有關人員的檔案意識，提高其業務素質和責任感，做到凡屬歸檔范圍內的檔案材料都能夠按要求歸檔，該進館的檔案都能夠進館。只有積累起門類齊全、內容豐富、質量較高的檔案信息資源，才能擴大信息量更好地為經濟建設和社會利用服務。

2 提高檔案人員的綜合素質是開發利用檔案信息資源的重要條件

檔案信息資源的開發利用是一項涉及面廣、綜合性較強的工作。在檔案信息資源開發利用工作中，檔案人員是檔案信息資源開發利用的主體，他們的素質直接影響開發利用的成效。因此，只有不斷提高檔案人員的綜合素質，才能使檔案信息資源開發利用工作更優質、高效地開展。檔案人員隊伍必須具備合理的知識結構和素養，以適應檔案信息資源開發利用對檔案人員素質的要求。具體來看，應具備以下三種素質：1）良好的知識素養檔案工作本身就是一項“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的萬年百世之事。傳統檔案都是用語一言文字一記載的，檔案工作者時時刻刻都在跟文字材料打交道。檔案是歷史的記錄，每一時期的檔案都與當時的社會歷史有一定的聯系，只有懂得歷史，了解檔案產生的歷史背景，才能夠準確鑒別檔案真偽，準確鑒定檔案價值，并管好和用好檔案，開發檔案信息利用的價值。這就要求檔案人員必須具備一定的語言文字素養和豐富的歷史文化知識。同時，檔案人員還要廣泛接觸各行各業的利用者，時刻都離不開語言表達、文字交流，所以檔案工作者只有具備豐厚的語言文字功底，才能夠準確了解檔案內容，滿足利用者的需求。隨著中國加入世貿組織，中外交流的領域日益擴大，檔案信息資源開發利用的范圍也在不斷拓展和延仲，這就要求檔案人員還必須具備一定的外語知識，能夠熟練處理有關檔案信息資源開發利用的外文資料。此外，檔案人員具備一定的法律知識，依法開發利用檔案信息資源的能力也是必要的。2）熟練的信息處理能力。因特網的廣泛應用和發展，使世界范圍內的信息資源共享成為現實。它大大拓寬了人類的信息空間，并日益成為檔案信息資源開發利用工作的管理平臺和技術支撐。目前，全國省級以上檔案館（局）已基本建立檔案信息網。在不久的將來，市、縣檔案館（局）也都建立起網站后，檔案館不僅成為各種檔案信息的保管基地，而且會成為這些信息的開發利用中心。因此，檔案人員不僅要適應網絡信息技術操作的要求，還要具備運用數字化、網絡化技術手段進行檔案（文件）信息管理系統的軟件開發、檔案信息網站的設計與維護、數字檔案館的構建等能力。所以檔案人員只有具備了熟練的信息處理能力，才能夠深層次地開發利用檔案信息資源，真正實現檔案信息資源共享。