學校檔案信息化管理中的問題和對策探析

陳靜

摘 要：最近幾年以來，我國在科學技術方面取得了許多成就。互聯網信息技術就是科學技術方面的優秀產物。為了迎合我國社會的發展，教育機構要求各個學校必須改變傳統的檔案管理模式，即利用信息化方式對學生檔案進行管理。接下來，筆者將就學校檔案信息化管理方面出現的問題進行針對性分析，并且提出相關解決措施。

關鍵詞：教育機構；檔案管理；信息化管理；存在問題；應對措施

傳統的學校檔案管理模式為：利用紙質文件進行學生檔案信息的登記，并且將登記在冊的學生檔案存儲在檔案庫中。而當前信息化的學校檔案管理模式為：以學生紙質檔案為管理提前，利用互聯網信息技術和計算機設備來進行學生檔案信息存儲備份。通過實際調查發現：我國各個學校在信息化檔案管理方面還存在很多問題。

1 對學校檔案進行信息化管理建設的重要性進行分析

對學生檔案進行信息化管理，有利于學校在整體教育方面進行發展。當前我國在科學技術方面不斷獲得突破性進展，這使得我國的互聯網信息技術也不斷進步。將互聯網信息技術應用在學校檔案建設與管理方面，使學生檔案實現信息化、數字化、自動化發展。另外，使用計算機設備對學生檔案信息進行上傳，對于學生檔案信息安全而言，無疑是多了一份保障。信息化的學生檔案信息，在進行翻閱瀏覽時，查找起來也非常方便。并且，廣大師生隨時隨地都可以對這些檔案信息進行瀏覽。除此之外，檔案信息化管理模式，使得我國眾多學校在學生檔案建設和管理方面工作效率直線上升。

2 對學校檔案信息化管理建設中的存在問題進行分析

2.1 學校管理人員在檔案信息化管理建設方面缺乏重視

學校在進行檔案信息化建設時，需要滿足以下幾個外界條件。第一，計算機設備；第二，互聯網信息技術；第三，專業檔案管理人員。但是，一部分學校在檔案信息化建設方面，缺乏充足的資金投入，導致其檔案信息化建設工作無法順利進行。另一方面，學校內部管理檔案信息的工作人員，缺乏檔案信息化建設意識，也會導致該學校在檔案信息化管理方面出現紕漏。

2.2 學校在檔案信息化管理方面缺乏完善制度

學校在檔案信息化管理方面存在的問題還包括：檔案管理分散、混亂。這種現象主要集中體現在教職工檔案管理和學生檔案管理方面。由于這兩種檔案種類不同，因此這些檔案的管理部門也不一樣，并且這些檔案都由不同的管理人員進行看管。利用信息化方式對其進行管理時，就無法通過數據庫整合，使其變得規范、可控制。學校檔案信息化管理的制度缺乏完善性，就會給一些管理工作人員提供可乘之機，管理人員工作時間段擅離職守的現象屢禁不止。

3 對學校檔案信息化管理建設方面采取的應對措施進行分析

3.1 不斷提高學校管理人員的思想認識，以推動檔案信息化管理建設發展

在學校檔案信息化管理建設方面，首先要做的就是：通過管理培訓的方式，來提高檔案管理人員的信息化管理意識。同時，讓檔案管理人員清楚地意識到，信息化檔案管理的重要性。這樣才能使檔案管理人員在工作時保持高度注意力，能夠有條理地進行檔案信息編研、查找和存儲工作。通過這樣的方式，我國學校檔案信息化管理建設發展越來越好。除此之外，學校領導階層還可以通過引進新型檔案信息化管理設備的方式，來提高檔案信息化管理水平。例如：引進數量充足的檔案信息掃描儀設備，打印和傳真設備，計算機設備以及存儲器設備。

3.2 不斷完善學校檔案信息化管理機制，以加強檔案信息化管理系統的兼容性

學校為教職工進行業務檔案建立，以及為學生進行學籍檔案建立，目的就是為了掌握這兩大在校人群的信息數據。以供學校根據廣大師生的實際情況，制定出符合他們個人發展的教育教學模式與制度。因此，有關學校檔案信息化管理建設方面，不僅要建立系統化的檔案信息管理體系，而且還要按照該管理體系進行統一規劃工作的執行。除此之外，還要求學校管理系統進行各子系統的檔案信息兼容工作，使所有人員的檔案信息都能被上傳到學校網絡系統，以供相關人員查詢應用。

4 結束語

綜上所述，在學校檔案管理方面，實施信息化管理模式，是我國社會時代發展的必然選擇。盡管我國在學校檔案信息建設與管理方面，還存在一系列的問題（管理工作復雜，難以掌控等）；但是，只要主管學校檔案信息的工作人員，能夠秉著與時俱進的檔案管理原則，并且與學校全體師生相互配合，必定能夠做好學校檔案信息化建設和管理工作。對于學校機構而言，領導階層必須要在檔案信息化管理方面給予足夠多的注意力，以發展的眼光看待問題，盡快實現學校檔案信息化管理的統籌發展。

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