信息化建設(shè)下的人社檔案管理初探

鄭麗梅

摘 要：當(dāng)前人社檔案信息化管理還具有較多不足，譬如軟硬件經(jīng)費(fèi)投入較為匱乏、檔案管理人員信息化管理觀念及專業(yè)素養(yǎng)較差等，故使得信息化管理效果差強(qiáng)人意。因而，必須對(duì)人社管理信息化問(wèn)題予以分析，從而提出改進(jìn)建議，以增強(qiáng)人社檔案服務(wù)能力，確保人社檔案信息安全、完善，以為民眾、企事業(yè)單位提供更加高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化；人社檔案；檔案管理

1 引言

信息化建設(shè)下的人社檔案管理系統(tǒng)可以大大提高工作效率，不再需要投入大量的人力物力進(jìn)行繁瑣的檔案調(diào)閱和復(fù)雜的檔案管理，降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，壓縮了管理成本，提高了管理效能。檔案的整個(gè)生命周期都由平臺(tái)支撐實(shí)現(xiàn)檔案的采集、處理、上傳、存儲(chǔ)、調(diào)閱和管理，強(qiáng)大的索引功能使得各個(gè)業(yè)務(wù)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地得到所需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的共通共享。

2 信息化建設(shè)下的人社檔案管理特點(diǎn)

2.1 技術(shù)手段豐富

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)讓人社檔案管理更加多樣化，同時(shí)在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案管理比較費(fèi)時(shí)，且容易受到外界環(huán)境的影響，丟失和缺損是主要問(wèn)題。在紙質(zhì)檔案管理中，資源消耗較大，管理工作者的任務(wù)量大，從記錄到整理到備檔等，均需要通過(guò)人工來(lái)完成，這樣就是的其準(zhǔn)確度下降，容易出現(xiàn)失誤。互聯(lián)網(wǎng)則是信息存儲(chǔ)變得十分方便，將檔案以電子的方式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，方便使用者隨時(shí)調(diào)取和查看，且檔案可以以多種形式進(jìn)行存儲(chǔ)，便于檔案的分類管理，降低了管理成本和工作強(qiáng)度，管理手段越來(lái)越豐富。

2.2 拓展服務(wù)空間

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，大信息量狀態(tài)是人社檔案管理的普遍問(wèn)題。與以往比較來(lái)看，紙質(zhì)檔案顯然無(wú)法跟上信息增長(zhǎng)的節(jié)奏。并且占用空間遠(yuǎn)超過(guò)電子檔案管理。而在空間成本逐年增加的基礎(chǔ)上，信息的增長(zhǎng)無(wú)疑是提高了成本。在這一背景下，互聯(lián)網(wǎng)以虛擬空間的形式出現(xiàn)，極大的降低了檔案占有空間。并且計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間與現(xiàn)實(shí)意義上的空間在概念上存在不同，檔案的實(shí)際占有面積降低了，其管理成本也自然的降低。位于計(jì)算機(jī)中的檔案信息可以隨時(shí)供企業(yè)人力資源等部門查閱，使企業(yè)員工信息更加清晰，便于員工的調(diào)度及安排，突破了空間的限制，顯示出檔案管理專業(yè)化。

3 信息化建設(shè)下的人社檔案管理現(xiàn)狀

3.1 缺乏完善的人社檔案管理機(jī)制

目前，很多地區(qū)人社部門的檔案管理都采用分類管理的方式，將不同的檔案內(nèi)容分類到不同的管理部門進(jìn)行管理，以提升檔案管理的水平。這種管理方式存在一些問(wèn)題，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)只有多個(gè)部門全方面協(xié)調(diào)，才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理的檔案管理。檔案達(dá)到一定的管理數(shù)量后，調(diào)取和查詢檔案時(shí)，檔案管理的工作難度較大，易出現(xiàn)檔案遺失的問(wèn)題。另外，進(jìn)行人社部門的檔案保證工作時(shí)，面對(duì)繁多的個(gè)人信息資料，很難順利開展工作。

3.2 財(cái)力投入不夠，基礎(chǔ)設(shè)施落后

信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是人社檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。要加強(qiáng)人社檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)首先具備一定的硬件條件，配備服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、打印機(jī)等信息化設(shè)備。但是有些單位在這方面資金投入不足，出現(xiàn)硬件設(shè)施配備不全，或是規(guī)格不同不能互相兼容，導(dǎo)致其信息共享和信息服務(wù)的質(zhì)量不高。

3.3 檔案管理人員信息化管理觀念及專業(yè)素養(yǎng)較差

該專業(yè)為冷門專業(yè)，不具備較好的人才基礎(chǔ)，故部門的檔案學(xué)專業(yè)人員匱乏，且是該專業(yè)出身并具備較好信息技術(shù)能力的復(fù)合型人才少之又少。盡管該部門有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行入職、在職培訓(xùn)，但與該專業(yè)、信息技術(shù)相關(guān)的培訓(xùn)較少，故使得人社檔案管理工作人員不具備較好的信息化管理觀念及專業(yè)素養(yǎng)。

4 信息化建設(shè)下的人社檔案管理的有效開展

4.1 健全制度，規(guī)范檔案管理

要想檔案管理工作可以切實(shí)有效落實(shí)，就要完善人社單位的檔案管理制度，按照《檔案法》的明確規(guī)定，明確落實(shí)檔案管理人員的職責(zé)，并改革與完善當(dāng)前單位中的管理?xiàng)l例，分類檔案管理人員的工作，嚴(yán)格要求檔案管理人員按照單位的管理制度進(jìn)行工作。從一些成功單位的管理情況來(lái)看，只有有效落實(shí)單位管理制度，才能有效提升單位檔案管理人員的工作效率，減少工作失誤。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革，需要存入檔案的資料越來(lái)越多，如職工的入職/離職檔案、崗位調(diào)動(dòng)檔案、學(xué)歷證明檔案等，這給檔案管理人員增加了新的工作要求；因此，實(shí)際工作應(yīng)用中，檔案管理人員必須加強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，進(jìn)而滿足檔案管理的需求。

4.2 加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

只有完善軟硬件設(shè)施，才能為人社檔案管理信息化建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)保障。首先，可采取國(guó)家財(cái)政和政府支持與自籌資金相結(jié)合的方法籌集經(jīng)費(fèi)，加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入。其次，應(yīng)以檔案部門的內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)和黨政機(jī)關(guān)專網(wǎng)的建設(shè)為重點(diǎn)，配備成套的計(jì)算機(jī)設(shè)施，并安裝專業(yè)的軟件系統(tǒng)和與檔案管理信息化相關(guān)的掃描、打印等設(shè)備。

4.3 加快檔案管理信息化建設(shè)，將檔案室變成人社系統(tǒng)的信息中心

一是對(duì)保存的檔案從價(jià)值、實(shí)用和利用頻率等方面進(jìn)行鑒定，把需要長(zhǎng)久保存、利用率高的紙質(zhì)檔案優(yōu)先進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為電子檔案，按類別歸檔，方便查詢。二是開發(fā)人力資源社會(huì)保障檔案管理信息系統(tǒng)，以社會(huì)保障卡號(hào)碼為目錄索引建立數(shù)據(jù)信息庫(kù)，為每個(gè)人建立電子檔案，把所有人的人社部門信息都納入信息數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案室要建立個(gè)人電子檔案與養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、再就業(yè)、人事管理、勞動(dòng)監(jiān)察等系統(tǒng)化管理體系的對(duì)接，對(duì)個(gè)人電子檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，逐步實(shí)現(xiàn)職稱、干部調(diào)動(dòng)信息、人事檔案、參保繳費(fèi)等信息均可按人名和社會(huì)保障卡搜索。用戶可以通過(guò)人社檔案?jìng)€(gè)人信息查詢終端，輸入自己的社會(huì)保障卡號(hào)碼就可以查詢到自己的招聘錄用、社保繳費(fèi)、待遇領(lǐng)取、就業(yè)培訓(xùn)等情況，使檔案信息查詢更加便捷和高效，提高工作效率。三是建立內(nèi)部信息共享機(jī)制。對(duì)人社電子檔案目錄實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，檔案管理服務(wù)部門要加強(qiáng)與其他經(jīng)辦部門的信息互通和數(shù)據(jù)銜接，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與經(jīng)辦業(yè)務(wù)處理信息化實(shí)時(shí)對(duì)接，保證各部門能按照權(quán)限共享信息資源，逐步達(dá)到依據(jù)檔案材料可出具相關(guān)證明的，不再轉(zhuǎn)遞檔案；可查詢到的信息資源，不需要辦事群眾查詢提供。通過(guò)人社系統(tǒng)的檔案信息平臺(tái)，可有效提高各部門辦事效率，逐步做到辦事群眾憑一張身份證或社會(huì)保障卡便可辦理所有業(yè)務(wù)，進(jìn)一步優(yōu)化人社部門的服務(wù)內(nèi)涵和水準(zhǔn)。

4.4 注重檔案信息復(fù)合型人才的引進(jìn)與培育

首先，領(lǐng)導(dǎo)大力關(guān)注，提升人才引進(jìn)門檻，創(chuàng)設(shè)專業(yè)的檔案信息化管理隊(duì)伍。人社部招聘時(shí)，需單列檔案員編制計(jì)劃，且于招聘標(biāo)準(zhǔn)中注明檔案學(xué)專業(yè)等要求；其次，對(duì)檔案管理人員的信息化專業(yè)培訓(xùn)予以強(qiáng)化。不但需安排專職檔案管理工作者參與上級(jí)人社系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，還應(yīng)對(duì)所有員工的信息化培訓(xùn)予以強(qiáng)化，促使其明確檔案管理屬于系統(tǒng)工程，需所有人齊心協(xié)力開展工作；最后，對(duì)高層次檔案信息化管理者的交流學(xué)習(xí)予以強(qiáng)化，重視對(duì)人社檔案信息化管理操作、研究等人才的分類培育。

5 結(jié)束語(yǔ)

在建設(shè)檔案信息管理過(guò)程中加快步伐，一方面可以推動(dòng)我國(guó)現(xiàn)代檔案管理信息化的進(jìn)程，另一方面還能使檔案管理朝更加有序和規(guī)范的方向發(fā)展。人社檔案管理工作極為關(guān)鍵，能確保社會(huì)秩序穩(wěn)定，并給國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、事業(yè)建設(shè)給予有力支撐。此次研究主要針對(duì)人社檔案信息化管理問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)改進(jìn)建議，望以此促使人社檔案信息化管理工作具備更好效果。

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