互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位檔案管理探討

吳偉

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步以及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，以信息化和數(shù)據(jù)化的服務(wù)內(nèi)容成為時(shí)代的主流。新技術(shù)的進(jìn)步，科技水平的提高，相關(guān)事業(yè)單位部門需要適應(yīng)新的變化，用先進(jìn)技術(shù)、先進(jìn)思維帶動(dòng)各方面的發(fā)展，才能促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理工作高效、準(zhǔn)確進(jìn)行。因此，在互聯(lián)網(wǎng)+的背景下，事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理的方式已經(jīng)是必然趨勢。本文針對互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位管理檔案的工作現(xiàn)狀和引入信息化、數(shù)字化檔案管理的必要性進(jìn)行分析，主要探討了互聯(lián)網(wǎng)+獨(dú)特的優(yōu)勢，并且為事業(yè)單位檔案管理工作提出有效的建議。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；事業(yè)單位；檔案管理；信息化；探究

目前，整個(gè)社會(huì)是屬于信息化的時(shí)代，信息化的時(shí)代給社會(huì)各行各業(yè)的人帶來了便捷、高效的好處，事業(yè)單位也在不斷探索如何更好地提高效率，而互聯(lián)網(wǎng)+正好提供了機(jī)會(huì)。國內(nèi)已經(jīng)在紙質(zhì)檔案文件的基礎(chǔ)上引用了信息化管理系統(tǒng)，與互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)通為事業(yè)單位管理加快了效率，管理更加現(xiàn)代化，由此看出國內(nèi)事業(yè)單位的檔案管理工作在開展信息化方面的工作已經(jīng)取得了一定的成效，然而對比于發(fā)達(dá)國家，我國在信息化檔案管理領(lǐng)域還有較大的差距。因此，相關(guān)人員在信息化檔案管理工作方面仍需要進(jìn)一步研究。

1 互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位引入信息化檔案管理的必要性分析

1.1 提供科學(xué)的決策依據(jù)

從21世紀(jì)以來，我國正式進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，我們的生活和工作與互聯(lián)網(wǎng)息息相關(guān)著，無時(shí)無刻都在與互聯(lián)網(wǎng)之下的大數(shù)據(jù)打交道。信息技術(shù)也是被看作最為重要的一部分，它被廣泛應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，利用信息技術(shù)，社會(huì)得到更進(jìn)一步的發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)平臺上，能夠及時(shí)地得到信息的交流溝通分享，不再受到時(shí)間和空間的限制，能夠最大化的利用資源。通過互聯(lián)網(wǎng)+，機(jī)構(gòu)的檔案管理人員可以隨時(shí)在網(wǎng)絡(luò)上檢索平臺上的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，對存檔信息的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，優(yōu)化各種檔案資源的分配，并有利于機(jī)構(gòu)根據(jù)這些有科學(xué)依據(jù)的信息進(jìn)行管理決策。

1.2 促進(jìn)我國檔案的公開性與透明度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的有效性能夠真實(shí)反映單位的財(cái)務(wù)和經(jīng)濟(jì)狀況，促進(jìn)我國檔案的公開性和透明性。事業(yè)單位檔案管理關(guān)乎著我國國家管理重要內(nèi)容，必須保證公開性和透明性，禁止出現(xiàn)損害人民利益的情況。信息化檔案管理在一定程度上嚴(yán)格控制單位檔案的真實(shí)性，能夠避免工作人員的非法操作，進(jìn)而有利于提升事業(yè)單位自身的公信力。

2 互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案管理的問題體現(xiàn)

在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，事業(yè)單位對檔案管理信息化創(chuàng)新已經(jīng)是必然趨勢。然而，不少事業(yè)單位對信息化價(jià)值沒有充分的認(rèn)識和足夠的重視，相關(guān)的硬件軟件設(shè)施、專業(yè)技術(shù)人員沒有被引進(jìn)，使得事業(yè)單位的檔案管理信息化沒有得到更好的發(fā)展，從而影響到檔案管理工作。

2.1 信息化管理觀念跟不上網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展

目前，事業(yè)單位在信息化管理方面仍然存在很多問題，其中最嚴(yán)重的是缺乏信息化檔案管理觀念，大部分的事業(yè)單位沒有形成信息化管理的觀念。需要在一定條件下才能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檔案管理，由于信息難以普遍滲透的原因，檔案管理的工作不能夠及時(shí)進(jìn)行更新，使檔案資料不完整、信息缺失記錄不到位。另一方面，一些事業(yè)單位不能在第一時(shí)間內(nèi)對軟件系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級，造成數(shù)據(jù)錯(cuò)亂、軟件不能使用等問題，投入的人力物力不足以支撐信息化的需求，不僅會(huì)擾亂工作人員高效率完成檔案管理工作，還會(huì)嚴(yán)重阻礙信息化檔案管理的發(fā)展。

2.2 檔案管理的建設(shè)達(dá)不到信息化的高度

相比之下，中國的信息化技術(shù)比西方發(fā)達(dá)國家相差較大，雖然我國的科學(xué)技術(shù)正在迅速發(fā)展進(jìn)步，但是高新技術(shù)、數(shù)據(jù)信息化的管理還沒有應(yīng)用在我國的各個(gè)事業(yè)單位中，對于事業(yè)單位的檔案管理工作少有先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的投入，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作難以滿足互聯(lián)網(wǎng)背景下信息整合的需求。另一方面。事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化水平較低，工作人員對于信息化、現(xiàn)代化管理的知識和理解不到位，不能夠用準(zhǔn)確的信息和高效的決策服務(wù)，從而嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)行。

2.3 檔案管理工作人員的工作能力不強(qiáng)

事業(yè)單位的檔案管理工作難度大、分量大，工作人員需要對檔案進(jìn)行分類、核對、審查和備份等，要求對不實(shí)或者缺失的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)研考核、改正錯(cuò)誤以及補(bǔ)登錄，及時(shí)查看是否有檔案備份，保證檔案的內(nèi)容與事實(shí)相符合等等。而在事業(yè)單位從事檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)只能做一些基礎(chǔ)的統(tǒng)計(jì)記錄，難以實(shí)現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)、高精細(xì)度的數(shù)據(jù)處理，以達(dá)到信息化的數(shù)據(jù)管理。在一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，雖然有先進(jìn)的設(shè)備，但是檔案管理人員的老化難以適應(yīng)信息技術(shù)化的發(fā)展，仍然實(shí)現(xiàn)不了事業(yè)單位檔案的信息化管理。

3 互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位檔案管理工作信息化的措施

3.1 完成互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位檔案管理工作的思維轉(zhuǎn)變

基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下，首先是事業(yè)單位檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變管理觀念和自身工作觀念，加深認(rèn)識信息化管理的價(jià)值，并且形成檔案管理信息化的思維理念。工作人員應(yīng)該習(xí)慣利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立電子檔案，將各項(xiàng)檔案資料的數(shù)據(jù)利用數(shù)據(jù)軟件進(jìn)行有效地整理，在檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺中完成整個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫，保證檔案管理工作完全踐行信息化技術(shù)。在信息化檔案管理下，管理人員還需要具有數(shù)據(jù)共享思維。可以授予一定的權(quán)力給關(guān)鍵使用人員，有針對性的提供檔案數(shù)據(jù)信息，利用統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫使檔案使用人員更加深入分析挖掘信息價(jià)值，為使用和決策提供更加有價(jià)值、有意義的信息，幫助其他部門的人員完成各項(xiàng)工作。

3.2 在互聯(lián)網(wǎng)+背景下積極落實(shí)數(shù)字化服務(wù)

檔案管理工作人員應(yīng)該將思維轉(zhuǎn)化成服務(wù)化思維，充分利用各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，掌握獲取大數(shù)據(jù)的方法，這樣能夠更好地完善所管理檔案的完整性，高效率、高質(zhì)量地完成檔案信息的儲存、記錄以及核實(shí)。得到了充分的檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)要落實(shí)數(shù)字化的服務(wù)功能。檔案管理人員在信息化的數(shù)據(jù)中更容易挖掘出有價(jià)值的信息，使數(shù)據(jù)得到真實(shí)有效地利用，為相關(guān)用戶提高高質(zhì)量的服務(wù)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作真正有效地開展，實(shí)用性得到提升。

3.3 配備良好軟硬件設(shè)備

事業(yè)單位需要重視檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，良好的軟硬件設(shè)備是建立信息化檔案管理的基礎(chǔ)。它能夠儲存完好的檔案資料，可以快速獲得基于統(tǒng)計(jì)分析的結(jié)果，有利于使用人員對數(shù)據(jù)更好的分析挖掘，減輕管理人員的工作程序，有效地提高管理效率。

4 總結(jié)

互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位的檔案管理工作更好地進(jìn)行，不僅有利于事業(yè)單位公信力和影響力的提升，更加有利于在數(shù)據(jù)化、信息化基礎(chǔ)上的信息資源共享，推動(dòng)信息化技術(shù)的進(jìn)步。在互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位檔案管理需要積極地落實(shí)信息化的改革，確保落實(shí)數(shù)字化服務(wù)的檔案管理工作，檔案管理工作人員也應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變管理觀念和自身工作觀念，加深認(rèn)識信息化管理的價(jià)值，充分利用各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，掌握獲取大數(shù)據(jù)的方法，更好地完善所管理檔案的完整性。

參考文獻(xiàn)

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