論如何利用信息化提高文書檔案歸檔效率和質(zhì)量

孔德慧

摘 要：我國一貫以來就十分重視文書檔案，一直采用傳統(tǒng)的手段對其進行保護和管理。隨著社會信息化程度的不斷加深，使用傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會公眾對信息資源的使用需求。因此，文書檔案的管理工作急需改革和創(chuàng)新，如何利用信息化技術提高文書檔案的歸檔效率和質(zhì)量，發(fā)揮文書檔案在我國經(jīng)濟文化建設和社會發(fā)展中的價值和作用，是迫切需要所有文書檔案管理工作者進行思考和鉆研的問題。

關鍵詞：信息化；文書檔案；歸檔效率質(zhì)量；原則；策略

文書檔案是記錄經(jīng)濟社會發(fā)展的重要資料和資源。我國信息化水平的飛速發(fā)展帶來龐大的信息量，使得文書檔案的復雜程度也前所未有，極易出現(xiàn)難以歸檔的現(xiàn)象。想要提高文書檔案的歸檔效率和質(zhì)量，必須在文書檔案的管理過程中充分利用信息化技術，使得文書檔案管理的整體水平得到提升，更好的發(fā)揮文書檔案在社會發(fā)展過程的價值和作用。下面就檔案的具體管理過程中如何利用信息化來提高歸檔效率和質(zhì)量進行闡述。

1 利用信息化提高文書檔案歸檔效率和質(zhì)量的策略

1.1 改革錄入方式，提高檔案錄入效率

傳統(tǒng)的檔案入檔采用人工書寫錄入的方式，存在錄入速度緩慢、字跡潦草，難以辨認、對錄入員精神消耗極大、工作效率低下等缺點，而且一旦出現(xiàn)資料不全或漏入現(xiàn)象，就得重新拆卷，將已經(jīng)歸檔的檔案全部重新編寫目錄、頁碼，使工作人員把時間和精力浪費在重復工作上。但在信息社會，檔案的錄入已經(jīng)不限于書寫錄入，還可以采用鍵盤錄入，文檔掃描錄入、圖像掃描錄入等等。在檔案錄入工作中利用多種信息化技術進入錄入可以避免出現(xiàn)傳統(tǒng)錄入的弊端，大大提高歸檔效率和質(zhì)量。

檔案錄入人員在工作中可以采取兩個途徑有效提高數(shù)據(jù)錄入的速度。一是明確主題標引和分類標引，避免對檔案主題進行重復標識。因為計算機在進行檢索時，既可以按一個著錄項顯示，也可以結(jié)合幾個項目進行檢索，所以在對檔案進行標識編注時，以快捷為第一原則選用最準確的標識項。比如可以按分類號準確索引到的檔案，就不必再對主題進行標識，用以減少在檔案檢索時，顯示出來的符合檢索條件的檔案數(shù)目，同時達到減少數(shù)據(jù)錄入量的目的，提高歸檔效率，節(jié)約計算機的存貯空間。二是把使用頻率高的文件分類匯總，建立獨立的數(shù)據(jù)庫，不再對檔案文件進行分類和主題標識，也可以有效減少數(shù)據(jù)的錄入工作，提高錄入速度。

1.2 使用計算機信息檢索系統(tǒng)，優(yōu)化檔案調(diào)動速度

計算機檢索系統(tǒng)信息檢索是所用的硬件資源、系統(tǒng)軟件和檢索軟件的總合。使用該系統(tǒng)能存儲大量的檔案信息，綜合眾多編目方法對信息條目進行分類、編目、編制索引，建立科學的機讀檔案目錄檢索體系，根據(jù)用戶輸入的關鍵詞從信息數(shù)據(jù)庫中抽取出所需的信息，不但能提高檔案檢索的效率，還能讓用戶根據(jù)對全部或部分信息進行插入、修改、刪除。

在如今的信息社會絕大部分檔案是使用鍵盤錄入后利用檢索系統(tǒng)進行分類整理的，但還有相當一部分檔案無法實現(xiàn)電子文件前端錄入，導致出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的存在。對紙質(zhì)檔案進行查找時，需要知道精確的時間，檔案名等等關鍵信息，才能對檔案進行查找，費時又費力，所以我們可以通過將紙質(zhì)檔案進行掃描轉(zhuǎn)換為電子版進行分類、匯總、分析、加工等管理工作，這樣能有效提高檔案的查找和提取速度。在轉(zhuǎn)換過程中，要保證目錄、電子文檔與紙質(zhì)檔案的一致性，并且要對電子文件進行OCR處理，方便對其進行全文檢索，提高檔案的調(diào)用速度和精確度。

1.3 利用電子存儲技術降低檔案信息保存的難度

傳統(tǒng)的檔案存儲中大多采用紙質(zhì)材料，存在著體積龐大、使用年限短、保管條件苛刻、容易出現(xiàn)損耗、復原難度高等缺點，是導致檔案信息存儲質(zhì)量下降的主要原因。而且檔案工作人員在對紙質(zhì)檔案進行歸檔時，有時候為了達到資料外觀整齊的要求，不得不對文書資料進行手工裁剪，一方面浪費了時間，降低了檔案的歸檔效率，一方面容易出現(xiàn)失誤，造成文件或人員的損傷。計算機存儲系統(tǒng)占用空間極小，存儲空間大，運算速度快，保存手段簡單易學，而且理論上來說，對信息可以達到無限期的保存，所以在檔案信息的保存工作中引入信息化技術是社會發(fā)展必然的趨勢。

將檔案保存信息化需要從三點入手，一是準備完善的硬件設施，要采用大容量的存儲設備和移動存儲裝置，用來進行檔案信息的存儲和備份。二是選擇合適的軟件系統(tǒng)，建立適合自身的數(shù)據(jù)庫和信息平臺。三是做好檔案保管人員的信息化培訓工作，使其了解電子文件的特點，能夠?qū)﹄娮訖n案全程進行規(guī)范管理，避免操作失誤導致的存儲失敗或信息丟失，確保檔案信息的完整性和準確性。

1.4 建立信息化管理體系，提高檔案管理質(zhì)量

檔案的信息化管理是大數(shù)據(jù)背景下社會發(fā)展的趨勢，只有信息化管理系統(tǒng)的完整建立，才能提高檔案歸檔以及數(shù)據(jù)傳輸?shù)男屎唾|(zhì)量，通過電子郵件、文件傳真等方式實現(xiàn)信息共享。檔案信息體系建立的基礎是統(tǒng)一檔案的管理標準，包括整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、技術標準等等，檔案管理各部門在日常的管理工作中必須嚴格按照行動準則進行檔案的管理，只有這樣才能保證管理體系的完善，保證信息網(wǎng)絡的暢通，保證檔案資源的共享，其次還要建立相關法律制度、電子檔案安全標準、安全評估制度和體系結(jié)構(gòu)。

2 檔案信息化管理中應注意的事項

2.1 堅持規(guī)范原則

現(xiàn)代化的檔案管理工作，應該在全程貫徹規(guī)范原則，分別針對信息的收集、錄入、匯總、編目、調(diào)用等各個環(huán)節(jié)設立完整統(tǒng)一的管理規(guī)定，要求所有工作人員必須遵守，并且定期不定期對執(zhí)行情況進行抽查，以確保檔案信息的完整性、真實性。

2.2 確保檔案安全

檔案的安全工作重點在存儲和使用兩方面，實體的存儲要做好庫房建設、溫度控制、防火防盜、蟲霉防治等工作，有條件的可以在庫房引入自動控制系統(tǒng)。網(wǎng)絡方面的存儲要做好網(wǎng)絡安全技術防范工作，設立防火墻、入侵防御系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)庫的安全。

在使用方面，要做好檔案信息的加密工作。數(shù)據(jù)庫的所有信息在錄入時就要進行挑選，做好開放程度標簽，同時對檔案管理者設立身份驗證和權限管理，對檔案信息使用者設置訪問權限，防止重要信息檔案被泄露或惡意篡改，在保證信息共享的同時確保涉密檔案的安全。

2.3 秉承效益最大化

檔案管理信息化是一項龐大且持久的工程，涉及到多學科知識，需要多人、多專業(yè)配合，還需要相應的財力、物力。在信息化管理體系建設過程中要對室藏檔案的利用和用戶需求進行分析，把重要的和利用率較高的紙質(zhì)檔案進行電子化，在提高檔案服務率的同時顧及到利益最大化。

3 結(jié)語

計算機存儲能力、計算能力以及互聯(lián)網(wǎng)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術的發(fā)展，標志著我們進入一個大數(shù)據(jù)時代，我們的生活和信息技術的聯(lián)系已經(jīng)越來越緊密。檔案作為一種極為重要的信息，管理工作必須緊緊跟隨時代的發(fā)展，充分利用計算機的先進功能，建立完整的信息化管理體系，摒棄傳統(tǒng)管理帶來的弊端。同時加強對檔案管理部門和工作人員的專業(yè)培訓，促使他們轉(zhuǎn)變觀念，充分認識到檔案管理信息化的重要性和必要性，始終堅持運用檔案管理信息化的思想，克服信息管理系統(tǒng)建設過程中的困難，采取有效措施，確保檔案資料的完整與安全，進一步推動檔案管理信息化，提高檔案的歸檔效率和質(zhì)量。

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