新時期利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力的探討

席俊紅

摘 要：互聯網時代，大數據的應用已經成為了各行業提高工作效率和服務水平的根本方法。檔案管理工作也是大數據技術的主要應用場所之一。本文對大數據技術在檔案管理工作當中的應用進行了探討。分析了大數據技術的作用，并闡述了該技術在創新檔案管理模式和提升檔案管理服務能力中的具體應用。

關鍵詞：新時期；大數據；檔案管理；服務水平

快節奏的生活，使人們對檔案管理工作的效率和服務能力要求越來越高。檔案管理信息化已經成為了行業發展的趨勢。大數據的應用檔案管理工作變得更具有效性，受到檔案管理人員和檔案使用人員的一致好評。不僅創新了檔案管理的模式，更可以提高檔案管理的針對性，使管理工作的服務能力大幅提升。

1 在檔案管理中應用大數據的意義

檔案管理是一項內容龐雜且責任重大的工作。在傳統的檔案管理工作當中，對檔案進行歸檔、保存、分類、調閱都需要耗費大量的人力物力。如今，檔案管理工作的信息化水平有所提升，大數據技術的應用實現了檔案管理工作技術水平的提升，讓檔案管理工作的質量和效率得到了質的飛躍。依托于大數據，工作人員可以快速地對檔案進行篩選、分類和整理，還可以借助于計算機技術構建檔案的智能管理系統。檔案管理系統的出現推動了檔案管理的模式創新，使檔案管理工作變得更加與時俱進。檔案可以被看成一種數據信息的集合，檔案工作的本質也是對數據信息進行處理。所以在檔案管理中應用大數據技術，可充分發揮其技術優勢，實現信息的統一采集和整理，加速檔案信息的處理和共享效率。

2 利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力的方法

2.1 樹立大數據思維

只有檔案管理人員樹立大數據思維，并在日常的工作中有所體現，才會真正使大數據發揮創新檔案管理模式和提升服務能力的作用。檔案管理員工只有切實了解大數據技術的原理、特點以及應用方法，才可以實現有效應用。所以，各單位必須通過加強宣傳、深入學習，使檔案管理人員樹立大數據思維，并在工作中認真踐行相關的理念，讓大數據真正地發揮作用。

新時期，互聯網和計算機的普及，使我們身處于大數據時代。數據成為了當代最具價值的資源之一。建立完備的數據庫，高效快捷地處理數據信息是提高工作效率的根本。檔案管理工作人員一定要具備“數據即資源”的概念，將各類檔案轉化為數據信息再轉化為資源，通過科學的檔案管理工作，提高資源利用率。同時，檔案管理人員還應該意識到檔案管理方式的創新對于提高檔案利用率具有非常重要的影響。傳統的檔案管理方式比較單一，檔案信息的資源轉化率并不高。所以，檔案管理人員需要利用大數據創新檔案管理模式，提高檔案管理的靈活性和高效性。

另外，當前檔案的記錄形式極為多樣。無論是文字、表格、音視頻還是圖片都可以成為信息載體[1]。所以，相比于傳統的紙質檔案管理工作模式而言，大數據的應用更能夠滿足當前的檔案管理需要。大數據的應用能應對多變的信息承載模式，從而實現各類信息資源的匯總和分類，讓檔案內容真正地變為信息資源，為信息共享奠定基礎。

2.2 完善檔案管理制度

由于檔案管理的數字化和信息化水平不斷提升，傳統的檔案管理方法不再適用。所以，必須進行檔案管理制度的創新，使檔案管理相關制度更加符合大數據應用特性，也更加滿足當前的檔案管理工作需求。檔案管理人員應該組織建設檔案管理體系，對數字檔案的管理方法以及數據資源的利用方法進行約束[2]。檔案管理系統的建立應依托于大數據和互聯網。新時期的檔案管理系統，應該兼具保密性、共享性以及高效性，以創新檔案管理模式和提升檔案管理的服務能力為根本目標。在系統中，必須實現各類檔案的明確分類，使系統運營變得更加井井有條。

以國土規劃檔案管理工作為例。國土規劃檔案中不僅包括自然地理信息，還包括許多人文地理信息。而這些信息的儲存載體也各不相同，整理起來難度頗高。所以，檔案管理工作負責人就制定了較為詳實的檔案管理制度，使其中的信息資源能夠被充分取用，實現資源共享和有效利用。根據制度規定，工作人員需要建立一個具有存儲、分類、標記、查找、傳輸等功能的檔案管理系統。同時，工作人員需要將國土檔案信息完全錄入系統，通過系統的自動運轉，實現分類整理和命名標記。利用現代化技術讓其中的表格、圖形、地理圖像等數據可以實現相互轉換。然后，檔案管理人員劃分了檔案管理系統使用權限；應用不同端口準入原則，區分檔案管理者和檔案使用者的權責。利用這種方法，最大限度地完善了檔案管理制度，實現檔案管理工作的安全和高效。

2.3 推動檔案信息的數據化發展

在傳統的觀念中，檔案管理的內涵是實現對檔案內容的管理，即對檔案信息進行處理。新時期，信息數據化現象普及，檔案信息也成為了一種可以被廣泛應用的“數據”。所以，應用大數據進行檔案信息管理，就是實現檔案信息數據化；并利用信息技術快速地處理相關數據信息，提升檔案管理的服務能力的過程。

為此，必須先加強檔案管理的數字化。先將待整理的檔案信息全部錄入計算機，并進行初步地分類和整理；然后再利用數據分析和處理技術，將所有的數字化檔案都轉變為二進制的數據信息，實現檔案管理的創新[3]。當檔案內容實現了數據化，就可以利用智能化的管理系統和管理技術，對檔案信息進行統一管理，讓檔案信息真正地作為數據資源而存在。通過現代化技術，可以快速地對系統中的數據進行分類，并且可以通過識別內容、添加標簽加強數據之間的關聯性，使檔案的可應用范圍變得更為廣泛。檔案信息的數據化，為檔案的快速查找以及遠程共享提供了基礎，也為智能檔案管理平臺的奠定了基礎。大數據的應用，讓檔案信息的可使用性變強，也讓檔案管理工作的服務能力也隨之加強。

3 結論

大數據的應用，使檔案管理工作的分類、查閱等環節變得更為高效，大幅度提升了檔案管理工作的服務能力，使檔案應用變得極為高效。該技術的應用，使檔案管理工作的信息化水平得以提升；數字化檔案庫的建立，提高了檔案的安全性并為網絡檔案平臺的建立奠定了基礎，檔案管理模式變得更為靈活、多樣。

參考文獻

[1]高昂.基于大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新研究[J].辦公室業務，2018（23）：72.

[2]肖玲.利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力[J].辦公室業務，2018（08）：116.

[3]王建勛.利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力[J].黑龍江科技信息，2017（10）：265.